10 hàm cơ bản trong excel nhất định bạn phải biết
Có hơn 400 hàm trong Excel và con số này đang tăng lên theo từng phiên bản. Tất nhiên, gần như không thể ghi nhớ tất cả chúng và bạn thực sự không cần phải làm vậy. Dưới đây là danh sách 10 chức năng đơn giản nhưng thực sự hữu ích, là một kỹ năng cần thiết cho tất cả những ai muốn chuyển từ một người mới sử dụng Excel thành một chuyên gia Excel.
Nếu bạn là một người làm việc văn phòng, chắc chắn rằng bạn đã sử dụng hoặc ít nhất đã nghe về Excel - một trong những phần mềm văn phòng phổ biến nhất trên thế giới. Tuy nhiên, có rất nhiều tính năng và công cụ trong Excel mà không phải ai cũng biết đến. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn 10 hàm cơ bản trong Excel, giúp bạn tăng hiệu suất và tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày
10 hàm cơ bản trong excel
1. Hàm SUM
Hàm Excel đầu tiên mà bạn nên làm quen là hàm thực hiện phép tính số học cơ bản của phép cộng:SUM(number1, [number2], …)
Trong cú pháp của tất cả các hàm Excel, một đối số được đặt trong [dấu ngoặc vuông] là tùy chọn, các đối số khác là bắt buộc. Có nghĩa là, công thức tính tổng của bạn phải bao gồm ít nhất 1 số, tham chiếu đến một ô hoặc một dải ô. Ví dụ:
=SUM(B2:B6)- cộng các giá trị trong các ô từ B2 đến B6.
=SUM(B2, B6)- cộng các giá trị trong ô B2 và B6.
Nếu cần, bạn có thể thực hiện các phép tính khác trong một công thức, ví dụ: cộng các giá trị trong các ô từ B2 đến B6, sau đó chia tổng cho 5:
=SUM(B2:B6)/5
Để tính tổng có điều kiện, hãy sử dụng hàm SUMIF: trong đối số thứ nhất, bạn nhập phạm vi ô sẽ được kiểm tra theo tiêu chí (A2:A6), trong đối số thứ 2 - chính tiêu chí (D2) và trong đối số cuối cùng - các ô tính tổng (B2:B6):
=SUMIF(A2:A6, D2, B2:B6)
Trong trang tính Excel của bạn, các công thức có thể trông giống như sau:
Cách nhanh nhất để tính tổng một cột hoặc một hàng số là chọn một ô bên cạnh các số bạn muốn tính tổng (ô ngay bên dưới giá trị cuối cùng trong cột hoặc bên phải của số cuối cùng trong hàng) và bấm nút AutoSum trên tab Trang chủ , trong nhóm Định dạng . Excel sẽ tự động chèn công thức SUM cho bạn.
2. Hàm AVERAGE
Hàm Excel AVERAGE thực hiện đúng như tên gọi của nó, tức là tìm giá trị trung bình hoặc trung bình cộng của các số. Cú pháp của nó tương tự như của SUM:AVERAGE(number1, [number2], …)
Xem xét kỹ hơn công thức từ phần trước ( =SUM(B2:B6)/5), nó thực sự làm gì? Tính tổng các giá trị trong các ô từ B2 đến B6, sau đó chia kết quả cho 5. Và bạn gọi việc cộng một nhóm các số rồi chia tổng cho tổng của các số đó là gì? Vâng, một mức trung bình!
Hàm Excel AVERAGE thực hiện các phép tính này ở hậu trường. Vì vậy, thay vì chia tổng cho số đếm, bạn chỉ cần đặt công thức này vào một ô:
=AVERAGE(B2:B6)
Để tính trung bình các ô dựa trên điều kiện, hãy sử dụng công thức AVERAGEIF sau, trong đó A2:A6 là phạm vi tiêu chí, D3 là tiêu chí và B2:B6 là các ô cần tính trung bình:
=AVERAGEIF(A2:A6, D3, B2:B6)
3. Hàm MAX & MIN
Các công thức MAX và MIN trong Excel lần lượt lấy giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong một tập hợp số. Đối với tập dữ liệu mẫu của chúng tôi, các công thức sẽ đơn giản như:=MAX(B2:B6)
=MIN(B2:B6)
4. Hàm COUNT & COUNTA
Nếu bạn tò mò muốn biết có bao nhiêu ô trong một phạm vi nhất định chứa các giá trị số (số hoặc ngày), đừng lãng phí thời gian để đếm chúng bằng tay. Hàm Excel COUNT sẽ mang lại cho bạn số đếm trong tích tắc:
COUNT(value1, [value2], …)
Mặc dù hàm COUNT chỉ xử lý những ô có chứa số, nhưng hàm COUNTA đếm tất cả các ô không trống , cho dù chúng có chứa số, ngày tháng, thời gian, văn bản, giá trị logic TRUE và FALSE, lỗi hoặc chuỗi văn bản trống ("" ):
COUNTA (value1, [value2], …)
Ví dụ: để biết có bao nhiêu ô trong cột B chứa số, hãy sử dụng công thức sau:
=COUNT(B:B)
Để đếm tất cả các ô không trống trong cột B, hãy làm như sau:
=COUNTA(B:B)
Trong cả hai công thức, bạn sử dụng cái gọi là "tham chiếu toàn bộ cột" (B:B) đề cập đến tất cả các ô trong cột B.
Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy sự khác biệt: trong khi COUNT chỉ xử lý các số, COUNTA xuất ra tổng số ô không trống trong cột B, bao gồm giá trị văn bản trong tiêu đề cột.
COUNT(value1, [value2], …)
Mặc dù hàm COUNT chỉ xử lý những ô có chứa số, nhưng hàm COUNTA đếm tất cả các ô không trống , cho dù chúng có chứa số, ngày tháng, thời gian, văn bản, giá trị logic TRUE và FALSE, lỗi hoặc chuỗi văn bản trống ("" ):
COUNTA (value1, [value2], …)
Ví dụ: để biết có bao nhiêu ô trong cột B chứa số, hãy sử dụng công thức sau:
=COUNT(B:B)
Để đếm tất cả các ô không trống trong cột B, hãy làm như sau:
=COUNTA(B:B)
Trong cả hai công thức, bạn sử dụng cái gọi là "tham chiếu toàn bộ cột" (B:B) đề cập đến tất cả các ô trong cột B.
Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy sự khác biệt: trong khi COUNT chỉ xử lý các số, COUNTA xuất ra tổng số ô không trống trong cột B, bao gồm giá trị văn bản trong tiêu đề cột.
5. Hàm IF
Xét theo số lượng nhận xét liên quan đến IF trên blog của chúng tôi, đây là hàm phổ biến nhất trong Excel. Nói một cách đơn giản, bạn sử dụng công thức IF để yêu cầu Excel kiểm tra một điều kiện nhất định và trả về một giá trị hoặc thực hiện một phép tính nếu điều kiện được đáp ứng và một giá trị hoặc phép tính khác nếu điều kiện không được đáp ứng:
IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
Ví dụ, câu lệnh IF sau đây kiểm tra xem đơn hàng đã được hoàn thành chưa (tức là có giá trị trong cột C) hay chưa. Để kiểm tra xem một ô có trống không, bạn sử dụng toán tử "không bằng" ( <>) kết hợp với một chuỗi rỗng (""). Kết quả là, nếu ô C2 không trống, công thức sẽ trả về "Có", nếu không thì "Không":
=IF(C2<>"", "Yes", "No")
IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
Ví dụ, câu lệnh IF sau đây kiểm tra xem đơn hàng đã được hoàn thành chưa (tức là có giá trị trong cột C) hay chưa. Để kiểm tra xem một ô có trống không, bạn sử dụng toán tử "không bằng" ( <>) kết hợp với một chuỗi rỗng (""). Kết quả là, nếu ô C2 không trống, công thức sẽ trả về "Có", nếu không thì "Không":
=IF(C2<>"", "Yes", "No")
6. Hàm TRIM
Nếu các công thức Excel rõ ràng đúng của bạn chỉ trả về một loạt lỗi, thì một trong những điều đầu tiên cần kiểm tra là khoảng trắng thừa trong các ô được tham chiếu (Bạn có thể ngạc nhiên khi biết có bao nhiêu khoảng trắng ở đầu, cuối và ở giữa ẩn trong trang tính của bạn mà không được chú ý cho đến khi có sự cố xảy ra!).
Có một số cách để xóa khoảng trắng không mong muốn trong Excel, với hàm TRIM là cách dễ nhất:
Có một số cách để xóa khoảng trắng không mong muốn trong Excel, với hàm TRIM là cách dễ nhất:
TRIM(text)
Ví dụ: để cắt bớt khoảng trắng thừa trong cột A, hãy nhập công thức sau vào ô A1, rồi sao chép xuống cột:
=TRIM(A1)
Nó sẽ loại bỏ tất cả các khoảng trắng thừa trong các ô ngoại trừ một ký tự khoảng trắng giữa các từ:
7. Hàm LEN
Bất cứ khi nào bạn muốn biết số ký tự trong một ô nào đó, LEN là hàm nên sử dụng:
LEN(text)
Muốn biết có bao nhiêu ký tự trong ô A2? Chỉ cần gõ công thức dưới đây vào một ô khác:
=LEN(A2)
Xin lưu ý rằng hàm LEN của Excel đếm hoàn toàn tất cả các ký tự kể cả khoảng trắng :
LEN(text)
Muốn biết có bao nhiêu ký tự trong ô A2? Chỉ cần gõ công thức dưới đây vào một ô khác:
=LEN(A2)
Xin lưu ý rằng hàm LEN của Excel đếm hoàn toàn tất cả các ký tự kể cả khoảng trắng :
Bạn muốn nhận tổng số ký tự trong một phạm vi hoặc ô hoặc chỉ đếm các ký tự cụ thể? Vui lòng kiểm tra các tài nguyên sau.
8. Hàm AND & OR
Đây là hai hàm logic phổ biến nhất để kiểm tra nhiều tiêu chí. Sự khác biệt là cách họ làm điều này:AND trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện được đáp ứng, FALSE nếu không.
OR trả về TRUE nếu bất kỳ điều kiện nào được đáp ứng, FALSE nếu không.
Mặc dù hiếm khi được sử dụng riêng, nhưng các hàm này rất tiện dụng như một phần của các công thức lớn hơn.
Ví dụ: để kiểm tra kết quả kiểm tra trong cột B và C và trả về "Đạt" nếu cả hai đều lớn hơn 60, "Không đạt" nếu không, hãy sử dụng công thức IF sau với câu lệnh AND được nhúng:
=IF(AND(B2>60, B2>60), "Pass", "Fail")
Nếu chỉ cần có một điểm kiểm tra lớn hơn 60 (bài kiểm tra 1 hoặc bài kiểm tra 2) là đủ, hãy nhúng câu lệnh OR:
=IF(OR(B2>60, B2>60), "Pass", "Fail")
9. Hàm CONCATENATE
Trong trường hợp bạn muốn lấy giá trị từ hai ô trở lên và gộp chúng vào một ô, hãy sử dụng toán tử nối (&) hoặc hàm CONCATENATE:CONCATENATE(text1, [text2],…)
Ví dụ: để kết hợp các giá trị từ ô A2 và B2, chỉ cần nhập công thức sau vào một ô khác:
=CONCATENATE(A2, B2)
Để phân tách các giá trị kết hợp bằng dấu cách, hãy nhập ký tự khoảng trắng (" ") vào danh sách đối số:
=CONCATENATE(A2, " ", B2)
10. Hàm TODAY & NOW
Để xem ngày và giờ hiện tại bất cứ khi nào bạn mở trang tính của mình mà không phải cập nhật thủ công hàng ngày, hãy sử dụng:=TODAY()để chèn ngày hôm nay vào một ô.
=NOW()để chèn ngày và giờ hiện tại vào một ô.
Cái hay của các hàm này là chúng không yêu cầu bất kỳ đối số nào cả, bạn nhập các công thức chính xác như đã viết ở trên.
Tài nguyên hữu ích:
Hàm NOW của Excel - cách chèn ngày và giờ hiện tại dưới dạng giá trị động.
Cách chèn ngày hôm nay trong Excel - các cách khác nhau để nhập ngày hiện tại trong Excel: dưới dạng dấu thời gian không thể thay đổi hoặc ngày và giờ có thể cập nhật tự động.
Các hàm ngày trong Excel với các ví dụ về công thức - các công thức để chuyển đổi ngày thành văn bản và ngược lại, trích xuất ngày, tháng hoặc năm từ một ngày, tính toán chênh lệch giữa hai ngày và hơn thế nữa.
Chúc bạn thành công !
Vận dụng 10 hàm cơ bản trong excel các bạn có thể tham khảo thêm: Mẫu bảng lương trên excel
