Bảng cân đối thử là gì
Bảng cân đối thử là bảng tổng hợp số dư của tất cả các tài khoản kế toán tại một thời điểm nhất định. Bảng cân đối thử có tác dụng kiểm tra tính cân bằng giữa tổng số dư Nợ của các tài khoản và tổng số dư Có của các tài khoản. Bảng cân đối thử không loại bỏ được các sai sót trong quá trình ghi sổ nhật kí hay sổ cái. Bảng cân đối thử cần được lập trước khi lập báo cáo tài chính.
Bảng cân đối thử là gì
Bảng cân đối thử là bảng được lập theo cách kế toán liệt kê tên các tài khoản kế toán đã sử dụng trong kì và số dư tương ứng của chúng tại 1 thời điểm nhất định. Thông thường, thời điểm lập bảng cân đối thử vào cuối kỳ. Các tài khoản trên bảng cân đối thử được sắp xếp theo trật tự giống trật tự sắp xếp sổ cái (sổ cái tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán trước rồi đến sổ cái tài khoản thuộc báo cáo kết quả kinh doanh). Nếu tài khoản có số dư bên Nợ thì được ghi ở cột Nợ (bên trái) của bảng, còn các tài khoản có số dư bên Có thì ghi vào cột Có (bên phải) của bảng. Tiếp đó, kế toán sẽ tiến hành cộng tổng số tiền bên Nợ và số tiền bên Có của bảng. Nếu kế toán thực hiện các bước trong quy trình kế toán chính xác thì trên bảng cân đối thử tổng số tiền bên Nợ cân bằng với tổng số tiền bên Có.
Các bước lập bảng cân đối thử
- Liệt kê các tài khoản và số dư tương ứng của chúng vào các cột quy định
- Tính tổng số tiền trên cột ghi Nợ, ghi Có
- So sánh tổng số tiền ghi Nợ và tổng số tiền ghi Có.
Hạn chế của bảng cân đối thử là gì
Bảng cân đối thử chỉ kiểm tra được tính cân bằng về mặt số học giữa số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản và số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản chứ chưa kiểm tra được toàn bộ các sai sót, gian lận trong quá trình ghi sổ. Ngay cả khi bảng cân đối thử đạt được cân bằng nhưng vẫn tồn tại nhiều sai sót. Những sai sót phổ biến chẳng hạn:
- Kế toán bỏ sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không ghi sổ
- Kế toán kết chuyển thiếu số liệu của nghiệp vụ kinh tế từ sổ nhật kí sang sổ cái.
- Kế toán chuyển số liệu từ sổ nhật kí sang sổ cái hai lần (trùng lặp nghiệp vụ)
- Kế toán ghi bút toán sai trên sổ nhật kí chung (chọn sai tài khoản hoặc ghi sai số tiền phát sinh của nghiệp vụ kinh tế)
- Kế toán chuyển nhầm số liệu khi thực hiện chuyển số liệu từ sổ nhật kí sang sổ cái (chọn nhầm sổ cái)
- V.v.v….
Khi kế toán phạm các lỗi như ở trên thì bảng cân đối thử vẫn đạt được tính cân bằng. Do vậy, qua bảng cân đối thử không thể đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi đầy đủ và cũng không thể đảm bảo số liệu trên sổ cái là chính xác.
Một số cách phát hiện sai sót khi ghi Sổ cái đối với bảng cân đối thử
Các sai sót ở trên vừa liệt kê phần lớn là do lỗi tính toán, lỗi chuyển số liệu từ sổ này sang sổ khác, ghi nhầm số liệu. Do vậy, khi lập bảng cân đối thử nếu bảng cân đối thử không cân bằng thì trước hết phải xác định số tiền chênh lệch giữa phần bên Nợ và phần bên Có. Trên cơ sở số chênh lệch đó, có một số cách sau đây có thể thực hiện để tìm ra lỗi sai.
- Nếu số đó là 1, 10, 100 hay 1.000 thì nên tính lại số tiền tổng cộng trên bảng cân đối thử.
- Nếu số đó chia hết cho 2 thì thực hiện chia 2 để ra con số mới. Sau đó, nhìn tất cả các số tiền đã ghi trên bảng cân đối thử nếu thấy số nào giống con số mới thì rất có thể kế toán đã ghi lộn số liệu phát sinh từ cột Nợ sang cột Có và ngược lại.
- Nếu số đó chia hết cho 9 thì rất có thể do kế toán viết lộn số liệu khi lấy số liệu từ sổ cái vào bảng cân đối thử (ví dụ trên sổ cái tài khoản có số dư Nợ TK Phải thu khách hàng là 12 nhưng trên bảng cân đối thử ghi thành 21, sai sót này sẽ làm cho tổng số tiền bên Nợ của bảng cân đối thử lớn hơn tổng số tiền bên Có là 9).
- Nếu số đó không chia hết cho 2 và 9 thì phải rà soát toàn bộ cả nhật kí và sổ cái và bảng cân đối thử. Rất có thể số liệu chuyển từ sổ nhật kí sang sổ cái sai hoặc kế toán chuyển đúng nhưng khi tính số dư trên sổ cái lại tính sai hoặc chuyển số liệu trên sổ cái sang bảng cân đối thử không đúng …
Trên là bài viết bảng cân đối thử là gì giúp các bạn mới bắt đầu học kế toán tổng hợp thực hành thực tế sẽ hiểu tại sao phải lập bảng cân đối thử trước khi làm báo cáo tài chính, nếu bạn chưa chắc về bảng cân đối thì có thể tham khảo thêm: Cách lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200
Ngoài bài viết bảng cân đối thử là gì các bạn có thể tham khảo thêm: Ý nghĩa của doanh thu là gì
