Bút toán ứng trước tiền cho người bán hàng bằng ngoại tệ + Ví dụ


Bút toán ứng trước tiền cho người bán hàng bằng ngoại tệ là một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính và giao dịch quốc tế. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp tham gia vào thị trường quốc tế, việc sử dụng bút toán này giúp họ quản lý rủi ro và tối ưu hóa việc quản lý tiền tệ một cách hiệu quả.
Bút toán ứng trước tiền cho người bán hàng bằng ngoại tệ cho phép người bán hàng nhận được thanh toán trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp. Điều này giúp họ giảm thiểu rủi ro về việc không nhận được thanh toán sau khi hàng hóa đã được gửi đi hay dịch vụ đã được cung cấp. Bên cạnh đó, bút toán này cũng mang lại lợi ích cho người mua hàng khi họ có thể xác định trước thời điểm thanh toán và làm tăng sự minh bạch trong quá trình giao dịch.
 
but-toan-ung-truoc-tien-cho-nguoi-ban-hang

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường kinh doanh quốc tế, việc áp dụng bút toán ứng trước tiền cho người bán hàng bằng ngoại tệ không chỉ giúp họ quản lý rủi ro tiền tệ mà còn tăng cường tính cạnh tranh và sự tin cậy trong quan hệ giao dịch.

1. Bút toán ghi nhận số tiền ứng trước cho người bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. 

Trường hợp bên Có TK tiền sử dụng tỷ giá ghi sổ:
    Nếu có lỗ chênh lệch tỷ giá:
        Ghi nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (tỷ giá giao dịch thực tế).
        Ghi nợ TK 635 - Chi phí tài chính (nếu có lỗ tỷ giá).
        Ghi có TK 111, 112 (hoặc 1112, 1122) (tỷ giá ghi sổ BQGQ).
        Ghi có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (nếu có lãi tỷ giá).
    Nếu có lãi chênh lệch tỷ giá:
        Ghi nợ TK 331 - Phải trả cho người bán.
        Ghi có TK 111, 112 (hoặc 1112, 1122) (tỷ giá ghi sổ BQGQ).
        Ghi nợ TK 111, 112 (hoặc 1112, 1122), 331 (chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền nhỏ hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước).
        Ghi có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính.
Lưu ý: Khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ có thể được ghi nhận ngay tại thời điểm ứng trước hoặc ghi nhận định kỳ tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Ví dụ:
Thông tin cơ bản:
 Bên C có nợ tiền ứng trước cho người bán hàng 1.000 USD với tỷ giá giao dịch thực tế là 23,000 VND/USD.
Tỷ giá ghi sổ BQGQ là 22,500 VND/USD.
Trường hợp có lỗ chênh lệch tỷ giá:
Khi có lỗ chênh lệch tỷ giá:
Ghi nhận lỗ chênh lệch tỷ giá:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán: 23,000,000 VND (1,000 USD * 23,000 VND/USD)
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính: 500,000 VND [(1,000 USD * (23,000 - 22,500) VND/USD)]
Có TK 111 - Tài sản ngắn hạn: 22,500,000 VND (1,000 USD * 22,500 VND/USD)
Trường hợp có lãi chênh lệch tỷ giá:
Khi có lãi chênh lệch tỷ giá:
Ghi nhận lãi chênh lệch tỷ giá:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán: 23,000,000 VND (1,000 USD * 23,000 VND/USD)
Có TK 111 - Tài sản ngắn hạn: 22,500,000 VND (1,000 USD * 22,500 VND/USD)
Nợ TK 111 - Tài sản ngắn hạn: 500,000 VND [(1,000 USD * (22,500 - 23,000) VND/USD)]
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính: 500,000 VND [(1,000 USD * (23,000 - 22,500) VND/USD)]

2. Bút toán ghi sổ khi nhận hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, hoàn thành giá trị tài sản mua, và chi phí dở dang trong quá trình xác định giá trị tài sản hoàn thành. 

Ghi sổ khi nhận hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định:
    Ghi nợ và ghi có:
    Có TK 151 - Hàng hóa, dịch vụ (nếu là dịch vụ hoặc hàng hóa đã bán).
    Có TK 152 - Tài sản cố định (nếu là tài sản cố định).
    Có TK 153 - Tài sản ngắn hạn (nếu là tài sản ngắn hạn).
    Có TK 156 - Chi phí dở dang.
    Có TK 211 - Nguyên vật liệu, vật liệu, nhiên liệu.
    Có TK 241 - Hàng tồn kho (nếu là hàng hóa).
    Ghi nợ TK 331 - Phải trả cho người bán:
        Ghi nợ số tiền còn phải trả cho người bán tương ứng với phần giá trị chưa thanh toán, được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận tài sản.
Lưu ý: Việc ghi sổ cụ thể có thể thay đổi dựa trên từng trường hợp cụ thể và theo chính sách kế toán cụ thể của doanh nghiệp. 
Ví dụ:
Thông tin cơ bản:
    Bên C nhận hàng hóa trị giá 10,000 USD với tỷ giá giao dịch thực tế là 23,000 VND/USD.
    Số tiền đã thanh toán trước (ứng trước) cho người bán là 5,000 USD.
Ghi sổ khi nhận hàng hóa và dịch vụ:
    Giả sử sau khi nhận hàng, giá trị tài sản hoàn thành được xác định là 9,000 USD.
    Chi phí dở dang được ước tính là 1,000 USD.
Ghi nợ và ghi có:
Có TK 151 - Hàng hóa, dịch vụ: 9,000,000 VND (9,000 USD * 23,000 VND/USD)
Có TK 156 - Chi phí dở dang: 1,000,000 VND (1,000 USD * 23,000 VND/USD)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán: 2,000,000,000 VND (5,000 USD * 23,000 VND/USD)
Lưu ý: Trong ví dụ này, TK 211 (Nguyên vật liệu, vật liệu, nhiên liệu) và TK 241 (Hàng tồn kho) không được ghi nhận do không có thông tin cụ thể về việc nhận tài sản nào cụ thể.
Xem thêm: Hạch toán nghiệp vụ mua hàng

3. Kết luận

Kết luận của quy trình ghi sổ khi nhận hàng hóa, dịch vụ và xác định giá trị tài sản hoàn thành, cùng việc ghi nhận nợ phải trả cho người bán tương ứng có thể được tổng kết như sau:
    Ghi sổ khi nhận hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định:
        Ghi nợ các tài khoản tương ứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định đã nhận.
        Ghi có các tài khoản chi phí dở dang, chi phí phát sinh trong quá trình xác định giá trị tài sản hoàn thành.
    Ghi nợ TK 331 - Phải trả cho người bán:
        Ghi nợ số tiền còn phải trả cho người bán tương ứng với phần giá trị chưa thanh toán, được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận tài sản.
Lưu ý: Việc ghi sổ chi tiết sẽ phụ thuộc vào thông tin cụ thể của giao dịch, loại hình kinh doanh và yêu cầu kế toán của doanh nghiệp. 
dịch vụ báo cáo tài chính