Các phương pháp kế toán cơ bản hiện hành
Như các bạn đã biết để làm kế toán cần phải có phương pháp kế toán, hiện nay có 4 phương pháp kế toán cơ bản được áp dụng bao gồm phương pháp chứng từ, phương pháp tính giá, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp cân đối
Các phương pháp kế toán cơ bản
1. Phương pháp chứng từ kế toán
a. Khái niệm phương pháp chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thông tin và kiểm tra về hình thái và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. Phương pháp chứng từ được cấu thành bởi hai yếu tố:
- Hệ thống bản chứng từ.
- Luân chuyển chứng từ.
b. Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán
- Phương pháp chứng từ thích ứng với tính đa dạng và biến động liên tục của đối tượng hạch toán kế toán, có khả năng theo sát từng nghiệp vụ, sao chụp nguyên hình các nghiệp vụ đó trên các bản chứng từ để làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán, xử lý thông tin từ các nghiêp vụ đó.
- Hệ thống bản chứng từ hợp pháp là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản, xác minh tính hợp pháp trong giải quyết các mối quan hệ kinh tế - pháp lý thuộc đối tượng của kế toán, căn cứ cho việc kiểm tra, thanh tra, kiểm toán hoạt động sản xuất kinh doanh, là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán.
- Phương pháp chứng từ là phương tiện thông tin hoả tốc phục vụ công tác lãnh đạo nghiệp vụ và phân tích kinh tế của doanh nghiệp.
- Theo sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (về quy mô, thời gian, địa điểm, trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan), góp phần thực hiện tốt việc hạch toán kinh doanh nội bộ, khuyến khích lợi ích vật chất gắn liền với trách nhiệm vật chất.
- Chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán cụ thể.
c.Hệ thống bản chứng từ kế toán
Khái niệm bản chứng từ:
Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh về sự phát sinh và hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế - tài chính tại một hoàn cảnh (không gian, thời gian) nhất định. Bản chứng từ là chứng minh về tính hợp pháp đồng thời là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế.
Theo Luật Kế toán Việt Nam: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.
Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ sung. Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các loại chứng từ, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, là cơ sở để chứng từ thực hiện chức năng thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Các yếu tố cơ bản của bản chứng từ kế toán bao gồm:
- Tên chứng từ: Khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ phản ánh.
- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ (nhằm theo dõi và kiểm tra về trách nhiệm).
- Ngày và số chứng từ: Ngày tháng ghi trên chứng từ là yếu tố quan trọng chứng minh tính hợp lý về mặt thời gian là căn cứ để xác định thời gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ và hủy chứng từ. Số chứng từ bao gồm ký hiệu và số thứ tự của chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung kinh tế của nghiệp vụ cần ghi đầy đủ, ngắn gọn nhưng phải đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu.
- Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị (chỉ tiêu giá trị được viết đồng thời cả bằng số và bằng chữ).
- Tên, chữ ký của những người chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Trên chứng từ tối thiểu phải có hai chữ ký, những đối tượng thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính phải ký trực tiếp, không được ký qua giấy than. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực, không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp nhân của đơn vị kế toán thì phải có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của đơn vị và đóng dấu đơn vị.
Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính hay góp phần giảm nhẹ hoặc đơn giản hoá công tác kế toán, như:
- Quan hệ của chứng từ đến các loại sổ sách kế toán, tài khoản.
- Quy mô kế hoạch hay định mức của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Phương thức thực hiện (phương thức thanh toán).
- Thời gian bảo hành, thời gian thanh toán được hưởng chiết khấu…
Phân loại chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau tuỳ theo yêu cầu thông tin của quản lý và kế toán. Việc phân loại chứng từ có thể được khái quát qua bảng sau:
d. Luân chuyển chứng từ kế toán
Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác kế toán, chứng từ kế toán luôn phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác, theo một trật tự nhất định phù hợp với từng loại chứng từ và loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo thành một chu trình gọi là sự luân chuyển của chứng từ.
Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ bao gồm:
- Lập chứng từ (hoặc tiếp nhận các chứng từ đã lập từ bên ngoài).
- Kiểm tra chứng từ về nội dung và hình thức (kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ qua các yếu tố cơ bản của chứng từ).
- Sử dụng chứng từ kế toán cho ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ (cung cấp thông tin cho chỉ đạo nghiệp vụ, phân loại chứng từ, lập định khoản kế toán tương ứng với nội dung chứng từ và ghi sổ kế toán).
- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ kế toán.
- Lưu trữ chứng từ (theo thời gian quy định), huỷ chứng từ (khi hết hạn lưu trữ). Đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5 năm; Còn đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
2. Phương pháp tính giá
a. Khái niệm và ý nghĩa của phương pháp tính giá
Khái niệm phương pháp tính giá:
Tính giá là phương pháp thông tin và kiểm tra về sự hình thành và phát sinh chi phí có liên quan đến từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Có thể nói, tính giá là phương pháp dùng thước đo giá trị để biểu hiện các loại tài sản khác nhau nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý để thực hiện các phương pháp khác của kế toán. Tính giá là việc xác định giá trị ghi sổ của các đối tượng kế toán.
Ý nghĩa của phương pháp tính giá:
Phương pháp tính giá có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quản lý nói chung và kế toán nói riêng. Ý nghĩa của phương pháp tính giá được thể hiện trên những khía cạnh sau:
- Đảm bảo theo dõi, tính toán được các đối tượng của kế toán bằng thước đo tiền tệ (tính giá là phương pháp thực hiện chức năng kế toán bằng tiền).
- Có thể tính toán chính xác chi phí từ đó xác định được hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Tính giá giúp kế toán ghi nhận, phản ánh được các đối tượng của kế toán vào chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
b.Yêu cầu và nguyên tắc tính giá
Yêu cầu tính giá:
Việc tính giá phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Tính chính xác: Giá trị của tài sản được tính phải phù hợp với giá thị trường, với chất lượng, số lượng của tài sản.
- Tính thống nhất: Việc tính giá phải đảm bảo đánh giá đúng hiệu quả kinh tế giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế ở từng thời kỳ khác nhau hoặc giữa các kỳ kế toán khác nhau trong một doanh nghiệp.
Nguyên tắc tính giá:
Việc tính giá phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Xác định đối tượng tính giá phù hợp: Đối tượng tính giá cần phải phù hợp với đối tượng thu mua, sản xuất, tiêu thụ. Đối tượng tính giá có thể là từng loại vật tư, hàng hoá, tài sản mua vào, sản phẩm, dịch vụ thực hiện, ...
Tuỳ theo yêu cầu quản lý và nhu cầu về thông tin kế toán mà đối tượng tính giá có thể được mở rộng hoặc thu hẹp.
- Phân loại chi phí một cách hợp lý: Chi phí là bộ phận cơ bản cấu tạo nên giá trị của tài sản. Có nhiều loại chi phí khác nhau nên cần phải phân loại chi phí một cách hợp lý để có thể tính giá tài sản một cách chính xác. Nói cách khác, để có thể tính giá tài sản chính xác, cần xác định được các loại chi phí cấu thành nên giá trị của tài sản đó. Có một số cách phân loại chi phí dựa trên các căn cứ cơ bản sau:
Căn cứ trên lĩnh vực phát sinh chi phí:
- Chi phí thu mua: Chi phí thu mua bao gồm toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua vật tư, tài sản, hàng hoá như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi, bảo quản, lương nhân viên thu mua, hao hụt trong định mức, chi phí lắp đặt, chạy thử, chi phí hoa hồng môi giới thu mua…
- Chi phí sản xuất: là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện lao vụ, dịch vụ trong phạm vi phân xưởng, bộ phận sản xuất. Thuộc chi phí sản xuất bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
- Chi phí bán hàng: Bao gồm toàn bộ các chi phí phát sinh phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao gói, chi phí quảng cáo, chi phí khấu hao phương tiện bán hàng, hoa hồng đại lý, chi phí vận chuyển…
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bao gồm toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra nhằm duy trì việc tổ chức, điều hành và quản lý hoạt động chung của toàn bộ doanh nghiệp: Các chi phí điện, nước, điện thoại phục vụ công tác quản lý, văn phòng phẩm, lương nhân viên bộ máy quản lý, chi phí khấu hao thiết bị quản lý…
Căn cứ trên quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất:
- Biến phí: là các chi phí có tổng số biến đổi tỉ lệ thuận với số lượng sản phẩm sản xuất. Khi số lượng sản phẩm sản xuất tăng lên, tổng chi phí biến đổi tăng, nhưng chi phí biến đổi đơn vị sản phẩm không thay đổi.
- Định phí: là các chi phí có tổng số không thay đổi khi số lượng sản phẩm sản xuất thay đổi trong phạm vi giới hạn công suất thiết kế. Khi số lượng sản phẩm sản xuất tăng lên trong phạm vi công suất thiết kế, tổng chi phí cố định không thay đổi, chi phí cố định đơn vị sản phẩm có xu hướng giảm xuống.
- Lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thích hợp: Đối với những khoản chi phí có liên quan trực tiếp đến nhiều đối tượng tính giá nhưng không thể tách riêng cho từng đối tượng, kế toán phải tiến hành phân bổ chi phí đó cho từng đối tượng theo các tiêu thức phân bổ thích hợp sao cho gần sát với mức tiêu hao thực tế nhất. Tiêu thức phân bổ phải là đại lượng xác định, đã biết và phải có quan hệ biến động về mặt lượng với chi phí cần phân bổ.
Công thức phân bổ chi phí:
Tuỳ theo từng điều kiện cụ thể mà kế toán lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp (có thể dựa trên mối quan hệ giữa chi phí với đối tượng tính giá).
Ví dụ: Phân bổ chi phí vận chuyển hàng mua có thể theo số lượng, trọng lượng hoặc giá trị tài sản mua. Phân bổ chi phí nguyên vật liệu dùng cho sản xuất có thể theo số lượng sản phẩm sản xuất, theo chi phí nguyên vật liệu chính hoặc theo định mức tiêu hao. Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong doanh nghiệp thương mại có thể theo số lượng, trọng lượng hàng hóa, theo giá mua hoặc giá bán của hàng hóa.
c. Trình tự tính giá tài sản
Tính giá tài sản mua:
Đối tượng tính giá của quá trình mua có thể là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ và tài sản cố định. Nguyên tắc tính giá là phải đảm bảo phản ánh được các chi phí liên quan đến việc hình thành tài sản.
Trình tự tính giá tài sản mua gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định giá mua ghi trên hoá đơn của người bán và thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu (nếu có).
Trường hợp doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi mua tài sản, giá mua được tính là giá hoá đơn không bao gồm thuế GTGT đầu vào. Trường hợp thuế GTGT đầu vào ghi trên hoá đơn mua tài sản không được khấu trừ, giá mua sẽ là tổng giá thanh toán bao gồm thuế GTGT đầu vào.
- Bước 2: Tập hợp toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình thu mua tài sản.
Chi phí thu mua tài sản bao gồm nhiều loại (như đã nêu ở phần trên). Nếu chi phí thu mua phát sinh cho từng tài sản thì tập hợp trực tiếp cho tài sản đó. Nếu chi phí thu mua phát sinh cùng lúc cho nhiều tài sản mà không thể tách biệt được một cách rõ ràng thì cần tiến hành tập hợp toàn bộ chi phí thu mua liên quan sau đó phân bổ cho từng tài sản theo những tiêu thức thích hợp.
- Bước 3: Tổng hợp chi phí và tính ra giá ban đầu (giá thực tế) của tài sản.
Công thức tính:
Trong công thức trên, chiết khấu thương mại được hưởng và giảm giá hàng mua chỉ được trừ ra khỏi giá mua của tài sản khi chúng phát sinh sau thời điểm đã tiếp nhận hoá đơn. Trong trường hợp giá mua ghi trên hoá đơn đã trừ chiết khấu thương mại và giảm giá thì kế toán không trừ đi khi tính giá tài sản.
Mô hình tính giá các loại tài sản mua vào chủ yếu được khái quát qua các sơ đồ sau: Mô hình tính giá nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá mua vào:
Tính giá sản phẩm, dịch vụ sản xuất:
Việc tính giá sản phẩm, dịch vụ sản xuất sẽ hình thành nên giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ. Trình tự tính giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Tập hợp các chi phí trực tiếp (vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp) liên quan đến từng đối tượng tính giá.
- Bước 2: Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng tính giá.
- Bước 3: Xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ.
- Bước 4: Tính ra tổng giá thành sản xuất sản phẩm và giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm.
Công thức tính:
Mô hình tính giá sản phẩm, dịch vụ sản xuất có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
|
Giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ |
Thành phẩm |
|
Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ:
|
|
|
Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ |
Tính giá sản phẩm, hàng hoá xuất bán và vật tư xuất dùng:
Trình tự tính giá gốc sản phẩm, dịch vụ, hàng hoá tiêu thụ (giá vốn) và giá vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh (chi phí) gồm có các bước sau:
- Bước 1: Xác định số lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ theo từng loại, chi tiết cho từng khách hàng, cùng với số lượng vật liệu, công cụ đã xuất dùng cho sản xuất kinh doanh.
- Bước 2: Xác định giá đơn vị của từng loại hàng xuất bán, xuất dùng (với sản phẩm, dịch vụ: Giá thành sản xuất; Với hàng hoá: Đơn giá mua; Với vật tư xuất dùng: Giá thực tế xuất kho).
Để xác định giá đơn vị của hàng xuất bán, xuất dùng kế toán có thể sử dụng một trong các phưng pháp tính sau đây:
+ Phương pháp giá đơn vị thực tế đích danh: Phương pháp này xác định giá trị hàng tồn kho xuất bằng cách lấy số lượng hàng tồn kho xuất nhân với giá đơn vị của lần nhập kho hàng tồn kho tương ứng. Hay nói cách khác, hàng tồn kho nhập theo giá nào thì khi xuất được tính đúng theo giá đó. Như vậy, phương pháp này có ưu điểm là kết quả tính toán đạt độ chính xác rất cao nhưng đòi hỏi đơn vị phải tách riêng hàng tồn kho giữa các lần nhập kho khác nhau.
+ Phương pháp nhập trước - xuất trước: Phương pháp này tính giá hàng tồn kho xuất trên cơ sở giả định rằng lượng hàng tồn kho nào có trước sẽ được xuất sử dụng trước. Giá đơn vị của lượng hàng tồn kho nhập đầu tiên sẽ được dùng để tính giá hàng tồn kho xuất, nếu lượng hàng tồn kho của lần nhập đó không đủ để xuất thì tính theo giá của lần nhập tiếp theo. Giá trị hàng tồn kho tồn cuối kỳ sẽ là giá của những lần nhập kho sau cùng.
+ Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá trị hàng tồn kho xuất được xác định trên cơ sở lấy số lượng hàng tồn kho xuất nhân với giá đơn vị bình quân. Phạm vi tính giá đơn vị bình quân của hàng tồn kho có thể là cuối kỳ trước, sau mỗi lần nhập hoặc cả kỳ hiện tại. Nhìn chung, phương pháp giá đơn vị bình quân có ưu điểm là tính toán đơn giản nhưng độ chính xác không cao.
Xem thêm: Các phương pháp tính giá xuất kho
- Bước 3: Phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ (với kinh doanh thương mại) theo tiêu thức phù hợp (số lượng, khối lượng, doanh thu, trị giá mua...).
- Bước 4: Nhân số lượng sản phẩm, hàng hóa xuất bán, vật tư xuất dùng với giá đơn vị của từng loại tương ứng. Đối với kinh doanh thương mại thì cộng thêm với chi phí thu mua đã phân bổ cho hàng hóa tiêu thụ.
Mô hình tính giá sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa xuất bán và vật tư xuất dùng có thể được khái quát qua các sơ đồ sau:
3.Phương pháp đối ứng tài khoản
a.Khái niệm và ý nghĩa của phương pháp đối ứng tài khoản
Khái niệm phương pháp đối ứng tài khoản:
Phương pháp đối ứng tài khoản là phương pháp phản ánh sự biến động của tài sản, nguồn vốn và các quá trình hoạt động được thể hiện trong mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Phương pháp này được cấu thành bởi hai yếu tố: Tài khoản kế toán và các quan hệ đối ứng tài khoản.
Ý nghĩa của phương pháp đối ứng tài khoản:
Phương pháp đối ứng tài khoản nối liền việc lập chứng từ và khái quát tình hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp bằng hệ thống báo cáo tài chính. Phương pháp đối ứng tài khoản có vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản của doanh nghiệp và là công việc không thể thiếu trước khi lập hệ thống báo cáo tài chính.
b.Tài khoản kế toán
Khái niệm và kết cấu của tài khoản kế toán:
Tài khoản kế toán là công cụ, phương tiện để kế toán phản ánh, theo dõi sự biến động của đối tượng kế toán (tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí), mỗi một đối tượng được theo dõi trên một tài khoản. Nói cách khác, tài khoản kế toán là phương tiện để tập hợp các khoản tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có nội dung tương tự.
- Tên tài khoản: là tên của đối tượng kế toán được tài khoản phản ánh.
- Bên trái của tài khoản gọi là bên Nợ.
- Bên phải của tài khoản gọi là bên Có.
Việc phân chia bên Nợ và bên Có ở 2 bên trái - phải chỉ mang tính quy ước để ghi chép chứ không bao hàm ý nghĩa về mặt kinh tế.
Nguyên lý kết cấu tài khoản kế toán:
Tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh sự biến động của đối tượng kế toán, mỗi đối tượng được phản ánh trên một tài khoản. Đối tượng kế toán của một doanh nghiệp mang tính đa dạng, phong phú do đó một doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại tài khoản. Việc xây dựng nguyên lý kết cấu chung của tài khoản sẽ tạo cơ sở cho việc thiết kế cách ghi chép trên các loại tài khoản kế toán chủ yếu.
Nguyên lý kết cấu tài khoản kế toán bao gồm:
- Phải có nhiều loại tài khoản cơ bản để phản ánh tài sản, nguồn vốn cũng như phải có các tài khoản điều chỉnh cho các tài khoản cơ bản.
- Kết cấu của tài khoản phản ánh tài sản phải ngược với kết cấu của tài khoản phản ánh nguồn vốn và kết cấu của tài khoản điều chỉnh phải ngược với kết cấu của tài khoản cơ bản mà nó điều chỉnh.
- Số phát sinh tăng được phản ánh cùng bên với số dư đầu kỳ, số phát sinh giảm được phản ánh ở bên còn lại của tài khoản kế toán.
Cách ghi chép trên các tài khoản chủ yếu:
Trên cơ sở nguyên lý kết cấu tài khoản kế toán, việc ghi chép vào tài khoản phản ánh tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu và xác định kết quả được minh hoạ như sau:
Trong các loại tài khoản chủ yếu ở trên thì chỉ có tài khoản phản ánh tài sản, nguồn vốn là có số dư, còn các tài khoản phản ánh chi phí, doanh thu và xác định kết quả là không có số dư.
c. Quan hệ đối ứng tài khoản
Khái niệm quan hệ đối ứng tài khoản:
Trong quá trình tồn tại và hoạt động của bất kể doanh nghiệp nào đều phát sinh các giao dịch, sự kiện kinh tế giữa doanh nghiệp với các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp đó hoặc các tổ chức, cá nhân khác ngoài doanh nghiệp. Các giao dịch, sự kiện kinh tế này được gọi là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Nghiệp vụ kinh tế, tài chính được hiểu là những sự kiện kinh tế có ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Theo Luật Kế toán Việt Nam: “Nghiệp vụ kinh tế, tài chính là những hoạt động phát sinh cụ thể làm tăng, giảm tài sản, nguồn hình thành tài sản của đơn vị kế toán”.
Quan hệ đối ứng tài khoản là mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn, giữa các loại tài sản với nhau hoặc giữa các loại nguồn vốn với nhau trong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và có ảnh hưởng đến phương trình kế toán. Do tính cân bằng giữa tài sản và nguồn vốn trong doanh nghiệp nên bất kể nghiệp vụ kinh tế, tài chính nào phát sinh đều có thể thuộc 1 trong 4 loại quan hệ đối ứng tài khoản sau: Tăng tài sản này - Giảm tài sản khác, Tăng nguồn vốn này - Giảm nguồn vốn khác, Tăng tài sản - Tăng nguồn vốn, Giảm tài sản - Giảm nguồn vốn.
Bốn loại quan hệ đối ứng tài khoản:
- Loại 1: Tăng tài sản này – Giảm tài sản khác
Quan hệ đối ứng này chỉ xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp. Trong quan hệ đối ứng này, tổng quy mô tài sản của doanh nghiệp không thay đổi, khi quan hệ đối ứng này phát sinh chỉ làm thay đổi cơ cấu tài sản. Quan hệ đối ứng này thường phát sinh trong các loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính như: mua tài sản bằng tiền, thu hồi các khoản nợ phải thu bằng tiền, đầu tư tài chính bằng tiền, dùng tiền cho vay, chi phí phát sinh bằng tài sản, trả trước cho người bán bằng tiền…
Ví dụ: Xuất quỹ tiền mặt mua nguyên vật liệu nhập kho trị giá 25 triệu đồng. Trong nghiệp vụ này, tài sản “Tiền mặt” giảm 25 triệu đồng còn tài sản “Nguyên vật liệu” tăng 25 triệu đồng.
- Loại 2: Tăng nguồn vốn này – Giảm nguồn vốn khác
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thuộc loại quan hệ đối ứng này không làm thay đổi quy mô nguồn vốn cũng như tài sản mà chỉ làm thay đổi cơ cấu nguồn vốn của doanh nghiệp. Quan hệ đối ứng này thường phát sinh trong các loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính như: Phát sinh nợ mới thanh toán nợ cũ, sử dụng lợi nhuận trích lập quỹ của doanh nghiệp…
Ví dụ: Trích lợi nhuận lập quỹ đầu tư phát triển: Nguồn vốn “Lợi nhuận chưa phân phối” giảm trong khi nguồn vốn “Quỹ đầu tư phát triển” lại tăng lên, tổng nguồn vốn không thay đổi.
- Loại 3: Tăng tài sản - Tăng nguồn vốn
Quy mô tài sản và nguồn vốn tăng cùng một lượng bằng nhau sau nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Quan hệ đối ứng này thường phát sinh trong các loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính như: Nhận vốn đầu tư của chủ sở hữu, mua chịu tài sản, mua tài sản bằng tiền vay, phát sinh chi phí bằng vay hay nợ phải trả, doanh thu phát sinh bằng tiền hay nợ phải thu, nhận trước tiền hàng của khách hàng…
Ví dụ: Mua nguyên vật liệu 15 triệu đồng đã nhập kho nhưng chưa trả tiền cho người bán: Tài sản “Nguyên vật liệu” tăng, đồng thời nguồn vốn “Phải trả nhà cung cấp” cũng tăng lên một lượng tương ứng.
- Loại 4: Giảm tài sản – Giảm nguồn vốn
Quy mô tài sản và nguồn vốn giảm cùng một lượng bằng nhau sau nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Quan hệ đối ứng này thường phát sinh trong các loại nghiệp vụ như: thanh toán vay, nợ bằng tiền, hoàn trả vốn cho chủ sở hữu…
Ví dụ: Thanh toán nợ cho người bán bằng tiền mặt. Trong trường hợp này, tài sản “Tiền mặt” giảm đồng thời nguồn vốn “Phải trả nhà cung cấp” cũng giảm một lượng tương ứng.
Qua phân tích những trường hợp trên có thể khái quát các quan hệ đối ứng theo sơ đồ sau:
Qua các ví dụ trên có thể nhận xét rằng: Những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến sự biến động trong nội bộ tài sản hoặc nội bộ nguồn vốn thì chúng phải là quan hệ ngược chiều và kết quả không làm thay đổi quy mô tài sản của doanh nghiệp. Ngược lại, những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến sự biến động trong cả tài sản lẫn nguồn vốn thì chúng phải là quan hệ cùng chiều và kết quả hoặc làm tăng hoặc làm giảm quy mô tài sản của doanh nghiệp
d. Phương pháp ghi sổ kép
* Khái niệm phương pháp ghi sổ kép:
Phương pháp ghi sổ kép hay ghi kép trên tài khoản là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh lên tài khoản kế toán theo các quan hệ đối ứng bằng cách ghi ít nhất 2 lần với cùng 1 số tiền phát sinh lên ít nhất 2 tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với nhau. Thực chất là ghi Nợ vào tài khoản này và ghi Có vào tài khoản khác có quan hệ đối ứng với nó với cùng một số tiền.
Ví dụ 1: Doanh nghiệp gửi 550 triệu đồng tiền mặt vào tài khoản mở tại ngân hàng. Nghiệp vụ này liên quan đến sự biến động của tiền mặt và tiền gửi ngân hàng theo chiều hướng tăng tiền gửi và giảm tiền mặt. Tiền mặt và tiền gửi đều là tài sản, mà tài khoản tài sản tăng được ghi bên Nợ, giảm được ghi bên Có, do đó nghiệp vụ này được ghi Nợ Tài khoản Tiền gửi ngân hàng và ghi Có Tài khoản Tiền mặt.
Ví dụ 2: Doanh nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng trả nợ người bán 900 triệu đồng. Nghiệp vụ này liên quan đến sự biến động của hai nguồn vốn là vay ngắn hạn và phải trả người bán, trong đó vay ngắn hạn tăng và phải trả người bán giảm. Tài khoản nguồn vốn tăng được ghi ở bên Có, giảm được ghi ở bên Nợ nên nghiệp vụ này được ghi Nợ Tài khoản Phải trả người bán và ghi Có Tài khoản Vay ngắn hạn.
Ví dụ 3: Doanh nghiệp mua hàng hóa nhập kho với giá trị 15.000.000 đồng, chưa trả tiền người bán. Nghiệp vụ này làm cho tài sản hàng hóa tăng lên, nguồn vốn phải trả người bán cũng tăng với cùng một lượng 15.000.000 đồng. Tài khoản phản ánh tài sản tăng ghi Nợ, tài khoản phản ánh nguồn vốn tăng ghi Có nên nghiệp vụ này được ghi bên Nợ Tài khoản Hàng hóa và ghi bên Có Tài khoản Phải trả người bán.
Ví dụ 4: Doanh nghiệp nộp thuế cho ngân sách bằng chuyển khoản 1.000.000 đồng. Nghiệp vụ này dẫn đến nguồn vốn công nợ thuế phải nộp giảm và tài sản tiền gửi ngân hàng cũng giảm với cùng một lượng 1.000.000 đồng. Tài khoản phản ánh nguồn vốn giảm ghi Nợ, tài khoản phản ánh tài sản giảm ghi Có, do đó nghiệp vụ này được ghi Nợ Tài khoản Thuế phải nộp và ghi Có Tài khoản Tiền gửi ngân hàng.
Định khoản kế toán:
Định khoản kế toán là việc xác định một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi Nợ và ghi Có vào những tài khoản kế toán xác định với số tiền cụ thể là bao nhiêu. Như vậy, định khoản kế toán là công việc trung gian có thể được thực hiện trước khi ghi sổ kế toán nhằm tránh sai sót và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán.
Định khoản kế toán bao gồm hai loại là định khoản giản đơn và định khoản phức tạp. Định khoản giản đơn là những định khoản chỉ liên quan đến hai tài khoản kế toán (1 tài khoản ghi Nợ và 1 tài khoản ghi Có với số tiền bằng nhau). Còn định khoản phức tạp là những định khoản liên quan đến ít nhất từ 3 tài khoản kế toán trở lên (ghi Nợ 1 tài khoản đối ứng với ghi Có nhiều tài khoản; Hoặc ghi Nợ nhiều tài khoản đối ứng với ghi Có 1 tài khoản, nguyên tắc là tổng số tiền ghi Nợ và ghi Có vào tài khoản trong 1 định khoản bao giờ cũng bằng nhau).
Ví dụ 5: Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu nhập kho chưa thanh toán cho người bán theo giá hóa đơn GTGT có thuế GTGT 10% là 165.000 đồng. Nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Nợ TK Nguyên vật liệu 150.000
Nợ TK Thuế GTGT được khấu trừ: 15.000
Có TK Phải trả người bán 165.000
Ví dụ 6: Doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng trả nợ người bán nguyên vật liệu 165.000, nhập quỹ tiền mặt 100.000, nộp thuế cho ngân sách 50.000 và thanh toán vay ngắn hạn đến hạn trả 250.000. Nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Nợ TK Phải trả người bán 165.000
Nợ TK Tiền mặt 100.000
Nợ TK Thuế phải nộp 50.000
Nợ TK Các khoản đi vay 250.000
Có TK Tiền gửi ngân hàng 565.000
Định khoản phức tạp ở trên có thể được tách thành các định khoản giản đơn khi ghi sổ kế toán. Về mặt nguyên tắc, một định khoản phức tạp có thể được tách thành các định khoản giản đơn, nhưng ngược lại không được gộp các định khoản giản đơn thành 1 định khoản phức tạp khi ghi sổ kế toán (nhằm đảm bảo tính rõ ràng và có thể kiểm tra được số liệu kế toán).
Nguyên tắc và quy trình định khoản kế toán:
Việc định khoản kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Xác định tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau (thói quen của người làm kế toán, Nợ trước - Có sau).
- Tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản trong cùng một định khoản.
- Một định khoản phức tạp có thể tách thành các định khoản giản đơn nhưng không được gộp các định khoản giản đơn thành một định khoản phức tạp.
Quy trình định khoản kế toán: Qua phân tích và trình bày các ví dụ ở trên, có thể khái quát 4 bước để lập được định khoản kế toán như sau:
- Xác định đối tượng kế toán xuất hiện trong mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được phản ánh trên chứng từ kế toán.
- Xác định tính chất tăng, giảm của từng đối tượng kế toán.
- Xác định các tài khoản kế toán sẽ sử dụng để định khoản.
- Xác định tài khoản và số tiền ghi Nợ, ghi Có.
Phương pháp ghi sổ kép có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
4.Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán
a.Khái niệm phương pháp tổng hợp cân đối kế toán
Tổng hợp và cân đối kế toán là phương pháp khái quát tình hình tài sản, kết quả kinh doanh và các mối quan hệ kinh tế khác thuộc đối tượng kế toán trên những mặt bản chất và trong các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tượng kế toán.
Kết quả trực tiếp của phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán là hệ thống các bảng tổng hợp - cân đối kế toán (các báo, biểu kế toán). Các báo cáo kế toán có cung cấp các thông tin tài chính cần thiết phục vụ cho các đối tượng sử dụng. Thông qua các báo cáo kế toán, các đối tượng sử dụng thông tin có thể nắm bắt được tình hình tài chính của đơn vị kế toán tại một thời điểm hoặc tình hình kinh doanh của đơn vị trong một thời kỳ nhất định. Hệ thống báo cáo kế toán cung cấp những thông tin tài chính, được tổng hợp từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, dựa trên các mối quan hệ cân đối vốn có của kế toán: Cân đối giữa tài sản và nguồn vốn, cân đối giữa biến động tăng - giảm của tài sản, nguồn vốn trong từng nghiệp vụ cụ thể, cân đối phát sinh Nợ - phát sinh Có hay cân đối số dư của các tài khoản kế toán…
b.Ý nghĩa của phương pháp tổng hợp cân đối kế toán
Ýnghĩa của phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán được thể hiện qua các điểm sau:
- Tổng hợp - cân đối kế toán thể hiện quan hệ trực tiếp giữa người sử dụng thông tin kế toán và hệ thống kế toán doanh nghiệp. Nếu như các phương pháp chứng từ, tài khoản, tính giá chủ yếu thể hiện tính kỹ thuật của kế toán thì phương pháp tổng hợp cân đối thể hiện đầy đủ các yêu cầu của người sử dụng thông tin đối với kế toán.
- Tổng hợp - cân đối kế toán cung cấp các thông tin tổng hợp về tài sản, nguồn vốn tại từng thời điểm và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ.
- Thông tin trên các báo cáo tài chính của phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán là căn cứ chủ yếu để phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, khả năng sinh lời của vốn, khả năng thanh toán của doanh nghiệp... làm cơ sở ra các quyết định kinh doanh cho nhiều đối tượng khác nhau cả trong và ngoài doanh nghiệp.
c.Hệ thống bảng tổng hợp - cân đối kế toán
Theo thông lệ, hệ thống Bảng tổng hợp - cân đối kế toán thường bao gồm các báo cáo phản ánh tình hình tài chính và phản ánh kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hầu hết các quốc gia đều có quy định về hệ thống Bảng tổng hợp - cân đối kế toán phù hợp với thông lệ này.
Xem tiếp bài: Báo cáo tài chính là gì
