Hướng dẫn cách định khoản kế toán cho người mới học

Định khoản kế toán là công việc bắt buộc của bất kỳ một kế toán nào khi phát sinh một nghiệp vụ kế toán thực tế trong doanh nghiệp thì kế toán sẽ phải xác định đối tượng và định khoản ghi sổ kế toán

Định khoản kế toán là gì

Khi có một nghiệp vụ kinh tể phát sinh, cần phải xác định tài khoản nào được ghi bên Nợ; tài khoản nào được ghi bên Có. Công việc đó được gọi là định khoản.

Cách định khoản kế toán cho người mới học

Khi lập định khoản, cần thực hiện các bước :

B1. Phân tích nội dung nghiệp vụ kinh tế, xác định sự thay đổi tăng giảm của các khoản mục.

B2. Xác định tài khoản cần sử dụng để ghi nhận một nghiệp vụ

Các TK đầu : 1,2,6,8: Tăng bên Nợ, Giảm bên Có

Các TK đầu: 3,4,5,7:  Tăng bên có, giảm bên nợ

TK 911: Xác định kết quả kinh doanh - Kết chuyển cuối kỳ không có số dư => TK đầu 5,6,7,8,9 không có số dư

TK đặc biệt:

TK 214: Hao mòn TSCĐ - Tăng bên có, giảm bên Nợ

TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu: Có kết cấu ngược với kết cấu chung - Tăng bên nợ giảm bên có

B3. Xác định được tài khoản ghi Nợ, ghi Có và các số tiền tương ứng.

B4: Kiểm tra tính cân bằng giữa ghi Nợ và ghi Có của bút toán

Ví dụ 1:  Phân tích nghiệp vụ và định khoản

Ngày 1/8/2021 Công ty HL rút 100 triệu tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Nghiệp vụ này liên quan tới hai đối tượng là Tiền mặt (111) và tiền gửi ngân hàng (112)

Khi rút tền gửi ngân hàng làm cho số tiền gửi tại ngân hàng giảm, và số tiền mặt sẽ tăng lên sau khi nhập quỹ. Số tiền tăng hoặc giảm đều là 100 triệu VNĐ

Có 2 tài khoản sử dụng: 111 và 112

Do 111, 112 đều là tài sản nên kết cấu của chúng là như nhau. Tuy nhiên khi tiền mặt tăng kế toán phải ghi Nợ TK 111, TGNH của doanh nghiệp giảm, kế toán ghi CÓ TK 112

Như vậy bút toán ghi nhận vào sổ kế toán

Nợ TK 111:  100.000.000

  Có TK 112:  100.000.000

Ví dụ 2:

Công ty HL có các nghiệp vụ kinh tế sau :

1. Dùng tiền mặt 30.000.000đ để mua nguyên vật liệu nhập kho

2. Mua tài sản cố định trị giá 50.000.000đ chưa thanh toán cho người bán.

= > Yêu Cầu : Hãy định khoản và phản ánh vào tài khoản các nghiệp vụ trên

Giải:

1. Nợ TK152: 30.000.000đ

Có TK111: 30.000.000đ

2. Nợ TK211: 50.000.000d

Có TK331: 50.000.000đ

Khái niệm kế toán kép và phân loại định khoản

Một nghiệp vụ ảnh hưởng đến ít nhất hai đối tượng thuộc phương trình kế toán và làm cho phương trình kế toán luôn cân bằng sau mỗi giao dịch. Do mỗi đối tượng trên phương trình kế toán được theo dõi trên một tài khoản riêng nên chúng ta có thể nói rằng, mỗi nghiệp vụ kế toán ảnh hưởng tới hai tài khoản trên phương trình kế toán và làm cho phương trình này luôn cần bằng. Việc ghi một số tiền của một nghiệp vụ kế toán vào ít nhất hai tài khoản theo kiểu ghi Nợ tài khoản này và ghi có tài khoản khác được gọi là ghi sổ kép (ghi kép)

Trong hệ thống ghi kép, ảnh hưởng kép của một nghiệp vụ được ghi nhận vào tài khoản phù hợp. Hệ thống này cung cấp một phương pháp khoa học và logic cho việc ghi sổ nghiệp vụ. Ghi kép cũng đảm bảo sự chính xác của việc ghi sổ các nghiệp vụ và phát hiện các sai sót phát sinh. Trong một doanh nghiệp, nếu các nghiệp vụ đã được ghi vào tài khoản theo kiểu Nợ tài khoản này, Có tài khoản khác với tính cân bằng Nợ  - Có được duy trì thì tổng ghi Nợ trong kỳ (tháng, quý, năm) bằng tổng ghi Có trong kỳ của tất cả các tài khoản

Việc ghi một nghiệp vụ kế toán phát sinh vào tài khoản được gọi là bút toán (định khoản)

Kế toán kép (Ghi sổ kép) là gì:

Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan ít nhất đến hai tài khoản. Nếu một tài khoản đã ghi Nợ, thì tài khoản còn lại phải ghi Có, và ngược lại. Quan hệ Nợ - Có như vậy gọi là quan hệ đối ứng. Quan hệ đối ứng đó gọi là “Kế toán kép”

Phân loại định khoản:

Định khoản giản đơn: Là loại định khoản mà trong đó một tài khoản ghi Nợ chỉ đối ứng với một tài khoản ghi Có.

Định khoản phức tạp: Là loại định khoản mà trong đó một tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có; và ngược lại.

Bài tập ví dụ:

Công ty HL có các nghiệp vụ kinh tế sau:

1. Chuyển TGNH trả nợ vay ngắn hạn 100 triệu đồng và trả nợ cho người bán 50 triệu đồng

2. Nhập kho nguyên vật liệu trị giá 80 triệu đồng đã thanh toán bằng tiền mặt 30 triệu đồng và còn thiếu nợ người bán 50 triệu đồng.

= > Yên cầu: Hãy định khoản và ghi vào tài khoản các nghiệp vụ trên.

Giải:

(1) Nợ TK341: 100.000.000 đ

      Nợ TK331: 50.000.000 đ

Có TK112: 150.000.000 đ

(2) Nợ TK152 : 80.000.000 đ

Có TK111: 30.000.000 đ

Có TK331: 50.000.000 đ

Lưu ý về nguyên tắc khi định khoản kế toán

Bất kể là định khoản giản đơn hay phức tạp thì đều có tính chất cân đối trong một định khoản đó là: Tổng số tiền phát sinh bên Nợ luôn bằng tổng số tiền phát sinh bên Có.

Một định khoản phức tạp thực chất là sự gộp lại của nhiều định khoản giản đơn, do đó người ta có thể tách một định khoản phức tạp ra thành nhiều định khoản giản đơn.

Ví dụ:

Công ty HL có các nghiệp vụ kinh tế sau:

1. Chuyển TGNH trả nợ vay ngắn hạn 100 triệu đồng và trả nợ cho người bán 50 triệu đồng

Định khoản như sau

(1) Nợ TK 341: 100.000.000 đ

      Nợ TK 331: 50.000.000 đ

          Có TK 112: 150.000.000 đ

Hoặc tách ra thành các định khoản đơn như

(1a) Nợ TK341: 100.000.000đ

Có TK112: 100.000.000đ

(1b) Nợ TK331: 50.000.000đ

Có TK112 :50.000.000đ

Ứng dụng định khoản vào công tác kế toán

Trong học tập, sinh viên luôn gặp các bài tập mà trong đó người ta đưa ra các nghiệp vụ kinh tế rồi yêu cầu chỉ duy nhất một điều: Hãy định khoản các nghiệp vụ. Vậy kỹ năng định khoản được ứng dụng như thế nào trong thực tế ?

Trong công tác hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ, doanh nghiệp sẽ có chứng từ (bằng chứng). Vì vậy hàng ngày kế toán phải thu thập đầy đủ chứng từ và ghi chép vào các Sổ kế toán, sổ đầu tiền phải ghi đó là sổ Nhật Ký Chung.

Mẫu Sổ Nhật Ký Chung như sau:

NHẬT KÝ CHUNG
(ĐVT: Đồng)

Chứng từ		Diễn giải	Sổ TK	Phát sinh
Số	Ngày			Nợ	có
		Tổng cộng

 

Xem thêm: Cách ghi sổ nhật ký chung
Sau đó tổng hợp số liệu lên sổ tổng hợp và sổ chi tiết:

Nguyên tắc ghi chép trên tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết

Kết cấu tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết phải nhất quán nhau

Một nghiệp vụ đã được ghi vào tài khoản tổng hợp thì đồng thời cùng phải ghi vào tài khoản chi tiết. Nói cách khách, tổng số tiền ghi trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số tiền ghi trên các tài khoản chi tiết của tài khoản tổng hợp đó

Giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết của nó không có quan hệ ghi chép, tuy nhiên giữa các tài khoản chi tiết của cùng một tài khoản tổng hợp vẫn có quan hệ đối ứng nhau

Như vậy bài trên hướng dẫn cách định khoản kế toán cho người mới học nguyên lý kế toán, nếu bạn chưa nắm rõ về các tài khoản kế toán thì có thể tham khảo tại: Hệ thống tài khoản kế toán

Nếu bạn muốn tìm một kế toán trưởng cầm tay chỉ việc để có thể học nhanh nhất trong thời gian ngắn thì có thể tham khảo thêm khóa: Học kế toán thực hành