Cách hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Để nắm rõ cách hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương bạn cần nắm vững các quản lý và sử dụng lao động, bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương, chứng từ và tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, phương pháp kế toán đối với tiền lương và đối với các khoán trích theo lương
Cách hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Cách hạch toán kế toán tiền lương phải trả cho người lao động
Chứng từ kế toán liên quan khi hạch toán kế toán tiền lương:
Căn cứ để hạch toán kế toán tiền lương cho người lao động, tùy thuộc vào hình thức trả lương và quy định tài chính, cần sử dụng các chứng từ phù hợp:
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
- Biên bản thanh lí nghiệm thu hợp đồng giao khoán
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Bảng thanh toán tiền thưởng.
Tài khoản sử dụng khi hạch toán kế toán tiền lương
Theo quy định hiện hành, kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người lao động:
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Tài khoản 334 – Phải trả người lao động có kết cấu và nội dung phản ánh như sau:
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
- Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Phương pháp hạch toán kế toán tiền lương
a. Định kì, tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động
Hàng tháng sau khi tính số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng sử dụng nhan công ghi sổ:
Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Tiền lương, phụ cấp lương của lao động trực tiếp sản xuất
Nợ TK 6271 (chi tiết cho phân xưởng): Tiền lương, phụ cấp lương của lao động quản lí phân xưởng
Nợ TK 6411: Tiền lương, phụ cấp lương của lao động bán hàng
Nợ TK 6421: Tiền lương, phụ cấp lương của lao động quản lí doanh nghiệp
Nợ TK 623: Tiền lương, phụ cấp lương của lao động sử dụng máy thi công
Nợ TK 241: Tiền lương, phụ cấp lương bộ phận xây dựng cơ bản
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Ví dụ: Trong tháng 9/2021 công ty MTP tính ra số tiền lương phải trả cho các lao động như sau: Cho công nhân trực tiếp sản xuất là 200.000.000 VNĐ, cho nhân viên phân xưởng là 60.000.000, cho nhân viên bán hàng là 80.000.000, cho nhân viên quản lý doanh nghiệp là 120.000.000. Căn cứ vào bảng tính lương và bảng tính và phân bổ tiền lương kế toán ghi sổ như sau
Nợ TK 622: 200.000.000
Nợ TK 6271: 60.000.000
Nợ TK 6411: 80.000.000
Nợ TK 6421: 120.000.000
Có TK 334: 460.000.000
Xem thêm: Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp
b. Trường hợp tính tiền thưởng trả cho công nhân viên
- Khi xác định số tiền thưởng trả công nhân viên từ quỹ khen thưởng, ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531)
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341).
- Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (3341)
Có các TK 111, 112,...
Ví dụ: Trong tháng 9/2021, công ty tính ra số tiền thưởng phải trả cho các lao động từ quỹ khen thưởng nhân dịp quốc khánh 2/9 như sau: Cho công nhân trực tiếp sản xuất là 20.000.000, cho nhân viên phân xưởng là 5.000.000, cho nhân viên bán hàng là 6.000.000, cho nhân viên QLDN là 9.000.000. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền thưởng, kế toán ghi
Nợ TK 353: 40.000.000
Có TK 334: 40.000.000
c. Tính tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,...) phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 338: Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334: Phải trả người lao động (3341).
d. Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642
Nợ TK 335: Chi phí phải trả (đơn vị có trích trước tiền lương nghỉ phép)
Có TK 334: Phải trả người lao động (3341).
e. Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp như tiền tạm ứng chưa chi hết, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý ghi:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 141: Tạm ứng
Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân khấu trừ tại nguồn
Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác
Có TK 138: Phải thu khác.
f. Tính tiền thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp phải nộp Nhà nước, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335).
Ví dụ: Trong tháng 9/2021 số tiền trừ vào thu nhập của các lao động như sau: Tiền thuế thu nhập cá nhân là 1.000.000 VNĐ, tiền bồi thưởng vật chất do làm hỏng tài sản của kỳ trước là 2.000.000. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương ghi
Nợ TK 334: 3.000.000
Có TK 3335: 1.000.000
Có TK 138: 2.000.000
g. Khi ứng trước hoặc thực trả tiền lương, tiền công cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334 Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có các TK 111, 112,...
h. Thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có các TK 111, 112,...
i. Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp bằng sản phẩm, hàng hoá, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311).
k. Xác định và thanh toán các khoản khác phải trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp như tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại, học phí, thẻ hội viên...
- Khi xác định được số phải trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 334: Phải trả người lao động (3341, 3348).
- Khi chi trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có các TK 111, 112,...
Xem thêm cách hạch toán kế toán tiền lương : Sơ đồ chữ T tài khoản 334
Cách hạch toán các khoản trích theo lương
Chứng từ kế toán
Để làm căn cứ ghi sổ các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng các loại chứng từ sau:
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội
Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản
Để biếtcách hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, thì đối với các khoản trích theo lương bạn nên Xem thêm: Các khoản trích theo lương
Tài khoản sử dụng để hạch toán các khoản trích theo lương
Kế toán sử dụng tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác để theo dõi tình hình trích lập, nộp và sử dụng các quỹ tính theo lương.
Tài khoản 338 có nội dung và kết cấu như sau:
Bên Nợ:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị;
- Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn;
- Doanh thu chưa thực hiện tính cho từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản;
- Số phân bổ khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) vào chi phí tài chính;
- Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh;
- Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh;
- Nộp vào Quỹ Hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp số tiền thu từ cổ phần hoá doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước;
- Kết chuyển chi phí cổ phần hoá trừ (-) vào số tiền Nhà nước thu được từ cổ phần hoá công ty Nhà nước;
- Các khoản đã trả và đã nộp khác.
Bên Có:
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (chưa xác định rõ nguyên nhân); Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân;
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên;
- Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể;
- Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù;
- Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán;
- Doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ;
- Số chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay;
- Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại của giao dịch bán và thuê lại TSCĐ là thuê tài chính;
- Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại của giao dịch bán và thuê lại TSCĐ là thuê hoạt động;
- Phản ánh tổng số tiền thu từ bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước; Khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần lớn hơn giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp;
- Vật tư, hàng hóa vay, mượn tạm thời, các khoản nhận vốn góp hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân;
- Các khoản thu hộ đơn vị khác phải trả lại;
- Các khoản phải trả khác. Số dư bên Có:
- BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí công đoàn được để lại cho đơn vị chưa chi hết.
- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết.
- Doanh thu chưa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ kế toán.
- Số chênh lệch giá bán cao hơn giá trị hợp lý hoặc giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại chưa kết chuyển.
- Phản ánh số tiền thu về bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước hoặc khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần lớn hơn giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp còn phải trả đến cuối kỳ kế toán.
- Các khoản còn phải trả, còn phải nộp khác.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ: Số dư bên Nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã hội đã chi trả công nhân viên chưa được thanh toán và kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.
Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác, có 8 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. Trường hợp giá trị tài sản thừa đã xác định được nguyên nhân và có biên bản xử lý thì được ghi ngay vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua tài khoản 338 (3381).
- Tài khoản 3382 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị.
- Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị.
- Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế ở đơn vị.
- Tài khoản 3385 - Phải trả về cổ phần hoá: Phản ánh số phải trả về tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước, Khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần lớn hơn giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp;
- Tài khoản 3386 - Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp ở đơn vị.
- Tài khoản 3387 - Doanh thu chưa thực hiện: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.
- Tài khoản 3388 - Phải trả, phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trên các tài khoản khác từ TK 3381 đến TK 3387.
Phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương
- Khi trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ghi:
Nợ các TK 622, 623,627, 641, 642 (số tính vào chi phí sản xuất kinh doanh: 23,5% Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số trừ vào lương người lao động: 10,5%)
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386): 34%
- Khi nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386)
Có các TK 111, 112,...
- BHXH phải trả cho công nhân viên khi nghỉ ốm đau, thai sản..., ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 - Phải trả người lao động.
- Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382)
Có các TK 111, 112,...
- Kinh phí công đoàn chi vượt được cấp bù, khi nhận được tiền, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382).
Xem thêm cách hạch toán các khoản trích theo lương: Sơ đồ chữ T tài khooản 338
