Cách hạch toán tài sản cố định phát hiện thừa, thiếu + ví dụ


Trong quá trình quản lý tài sản cố định, việc xử lý các trường hợp phát hiện thừa hoặc thiếu tài sản cố định là một phần quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Cách hạch toán tài sản cố định trong tình huống này đòi hỏi sự chính xác, cẩn trọng và tuân thủ theo quy định của pháp luật kế toán. Bằng việc áp dụng các quy tắc và quy trình chính xác, việc xử lý tài sản cố định phát hiện thừa hoặc thiếu sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tính chính xác trong kế toán, đồng thời tránh được các rủi ro liên quan đến quản lý tài chính.

1. Hồ sơ, tài liệu làm căn cứ hạch toán TSCĐ phát hiện thừa khi kiểm kê

Hồ sơ và tài liệu cung cấp căn cứ quan trọng để hạch toán TSCĐ phát hiện thừa trong quá trình kiểm kê. Đây là những hồ sơ cần thiết để xác định nguyên nhân và thực hiện xử lý theo chế độ tài chính và quy chế tài chính của doanh nghiệp:
    Biên bản kiểm kê tài sản cố định: Đây là tài liệu quan trọng được lập sau khi kiểm kê TSCĐ và chứa thông tin về tài sản cố định, bao gồm số lượng, mô tả chi tiết, giá trị, và bất kỳ thông tin nào liên quan đến việc phát hiện thừa. Biên bản này thường được ký kết bởi các thành viên tham gia kiểm kê và có giá trị pháp lý.
    Kết luận của Hội đồng kiểm kê: Đây là phần quan trọng của biên bản kiểm kê, bao gồm đánh giá, nhận xét và kết luận của Hội đồng kiểm kê về việc phát hiện thừa TSCĐ. Kết luận này có thể bao gồm các ghi chú, đề xuất hoặc yêu cầu về việc xử lý tài sản cố định thừa.
    Biên bản xử lý tài sản cố định thừa: Đây là tài liệu quy định cách thức xử lý TSCĐ phát hiện thừa sau khi kiểm kê. Biên bản này thường chứa thông tin về quyết định xử lý cụ thể, bao gồm các tài khoản kế toán được sử dụng, các tài liệu hạch toán cần chuẩn bị, và bất kỳ chỉ đạo nào từ cấp quản lý cao nhất liên quan đến việc xử lý tài sản cố định thừa.
cach-hach-toan-tai-san-co-dinh-phat-hien-thua-thieu

Những hồ sơ này không chỉ giúp cung cấp thông tin cụ thể và chi tiết về tình trạng thực tế của tài sản cố định mà còn là cơ sở để xác định nguyên nhân và áp dụng các quy định kế toán phù hợp để hạch toán TSCĐ phát hiện thừa theo quy định của doanh nghiệp. Đồng thời, chúng cũng là căn cứ cho việc kiểm tra và đánh giá bởi cơ quan kiểm toán hoặc các bên liên quan khác.

2. Phương pháp hạch toán

2.1 Khi tài sản cố định (TSCĐ) được phát hiện thừa

khi có tài sản cố định (TSCĐ) được phát hiện thừa trong quá trình kiểm kê và chưa được ghi sổ, kế toán cần thực hiện các bước sau:
    Ghi sổ TSCĐ thừa: Khi TSCĐ được xác định là thừa do không được ghi sổ, kế toán phải căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi tăng TSCĐ theo từng trường hợp cụ thể. Điều này được thực hiện thông qua việc sử dụng các tài khoản kế toán phù hợp. Thông thường, việc ghi sổ TSCĐ thừa sẽ được thực hiện bằng cách:
    Nợ TK 211 - TSCĐ
    Có các TK khác như 241, 331, 338, 411,...
    TSCĐ của doanh nghiệp khác: Trong trường hợp TSCĐ được xác định là của doanh nghiệp khác, quy trình xử lý sẽ khác nhau. Kế toán cần thông báo ngay cho doanh nghiệp chủ tài sản về việc phát hiện thừa này. Trong thời gian chờ xử lý, kế toán cần căn cứ vào tài liệu kiểm kê để tạm thời theo dõi và giữ hộ tài sản cố định thừa cho đến khi có hướng xử lý chính xác từ phía doanh nghiệp chủ sở hữu.
Việc này giúp đảm bảo tính chính xác trong quản lý TSCĐ và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến việc xử lý tài sản cố định thừa.
Ví dụ:
Công ty ABC, một công ty sản xuất, đã thực hiện kiểm kê tài sản cố định vào cuối năm và phát hiện một số máy móc không được ghi nhận trong sổ sách kế toán. Thông qua việc kiểm kê, họ xác định rằng có một máy móc trị giá 50,000 đơn vị tiền tệ không được ghi sổ.
Quy trình xử lý được thực hiện như sau:
    Ghi sổ TSCĐ thừa:
        Kế toán sẽ sử dụng hồ sơ kiểm kê để ghi tăng TSCĐ theo từng trường hợp cụ thể. Trong trường hợp này, máy móc trị giá 50,000 đơn vị tiền tệ không được ghi sổ.
        Ghi sổ:
    Nợ TK 211 - TSCĐ (50,000 đơn vị tiền tệ)
    Có các TK khác tùy thuộc vào quy định nội bộ của công ty.
    Thông báo cho đơn vị sở hữu tài sản:
        Nếu máy móc này được xác định là của một đơn vị khác, công ty ABC sẽ cần thông báo ngay cho đơn vị sở hữu tài sản về việc phát hiện thừa này.
        Trong thời gian chờ xử lý, kế toán cần căn cứ vào tài liệu kiểm kê để tạm thời theo dõi và giữ hộ máy móc này.
Ví dụ này minh họa việc áp dụng các nguyên tắc và quy trình để xử lý tài sản cố định phát hiện thừa trong quá trình kiểm kê. Quy trình này giúp công ty duy trì sự chính xác trong kế toán và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến quản lý tài sản cố định.

2.2 Hạch toán khi TSCĐ phát hiện thiếu

Đây là hướng dẫn cụ thể về việc xử lý tài sản cố định (TSCĐ) trong trường hợp phát hiện thiếu. Tài sản cố định thiếu có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau và cần được xử lý một cách cụ thể theo từng trường hợp. Quy trình xử lý được mô tả chi tiết để rõ ràng về việc ghi sổ kế toán khi xử lý TSCĐ thiếu.
Trong quá trình xử lý TSCĐ thiếu, quyết định xử lý ngay và chờ xử lý được miêu tả rõ ràng và có các bước cụ thể tương ứng với từng trường hợp:
Trường hợp có quyết định xử lý ngay:
Đối với TSCĐ thiếu dùng vào sản xuất, kinh doanh:
    Ghi giảm TSCĐ:
        Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
        Nợ TK 138 - Phải thu khác (nếu người có lỗi phải bồi thường)
        Nợ TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu được phép ghi giảm vốn)
        Nợ TK 811 - Chi phí khác (nếu doanh nghiệp chịu tổn thất)
        Có TK 211 - TSCĐ
    Khi thu được tiền hoặc trừ vào lương của người phải bồi thường:
        Nợ các TK 111, 112 (nếu thu tiền)
        Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
        Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)
Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động căn hóa, phúc lợi:
    Ghi giảm TSCĐ:
        Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
        Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
        Có TK 211 - TSCĐ (nguyên giá)
    Hồi phục phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu:
        Nợ các TK 111, 112 (nếu thu tiền)
        Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
        Có TK 3532 - Quỹ phúc lợi
Trường hợp TSCĐ thiếu chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý:
Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh:
    Ghi giảm TSCĐ (phần giá trị còn lại):
        Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
        Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại)
        Có TK 211 - TSCĐ (nguyên giá)
    Khi có quyết định xử lý giá trị còn lại của TSCĐ thiếu:
        Nợ các TK 111, 112 (tiền bồi thường)
        Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu người có lỗi phải bồi thường)
        Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
        Nợ TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu được phép ghi giảm vốn)
        Nợ TK 811 - Chi phí khác (nếu doanh nghiệp chịu tổn thất)
        Có TK 138 - Phải thu khác (1381)
Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi:
    Ghi giảm TSCĐ:
        Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
        Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
        Có TK 211 - TSCĐ (nguyên giá)
    Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu vào TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”:
        Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý
        Nợ TK 3532 - Quỹ phúc lợi
    Khi có quyết định xử lý thu bồi thường phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu:
        Nợ các TK 111, 334, ...
        Có TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý
Đây là hướng dẫn cụ thể để ghi sổ kế toán trong quá trình xử lý TSCĐ thiếu theo từng trường hợp khác nhau. Việc này giúp doanh nghiệp có thể minh bạch và rõ ràng về việc xử lý tài sản cố định thiếu theo đúng quy định và nguyên tắc kế toán.
Xem thêm: Bài tập định khoản kế toán tài sản cố định có lời giải
Ví dụ:
Công ty XYZ phát hiện rằng một máy móc (TSCĐ) có nguyên giá ban đầu là 80 triệu đồng đã bị mất hoặc hỏng hóc không thể sử dụng được với nguyên nhân chưa rõ ràng. Công ty quyết định xử lý máy móc thiếu theo hai phương án:
Phương án 1: Máy móc thiếu dùng vào sản xuất:
    Ghi giảm TSCĐ (phần giá trị còn lại của máy móc thiếu):
        Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn): 80 triệu đồng
        Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại): 80 triệu đồng
        Có TK 211 - TSCĐ (nguyên giá): 80 triệu đồng
    Khi có quyết định xử lý giá trị còn lại của máy móc thiếu:
        Nợ TK 112 - Tiền bồi thường: 50 triệu đồng (số tiền thu được)
        Nợ TK 334 - Phải trả người lao động: 30 triệu đồng (trừ vào lương của người lao động)
        Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388): 80 triệu đồng
        Có TK 138 - Phải thu khác (1381): 80 triệu đồng
Phương án 2: Máy móc thiếu dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi:
    Ghi giảm TSCĐ:
        Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn): 80 triệu đồng
        Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại): 80 triệu đồng
        Có TK 211 - TSCĐ (nguyên giá): 80 triệu đồng
    Phản ánh phần giá trị còn lại của máy móc thiếu vào TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”:
        Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý: 80 triệu đồng
        Nợ TK 3532 - Quỹ phúc lợi: 80 triệu đồng
    Khi có quyết định xử lý thu bồi thường phần giá trị còn lại của máy móc thiếu:
        Nợ TK 111 - Tiền bồi thường: 60 triệu đồng (số tiền thu được)
        Nợ TK 334 - Phải trả người lao động: 20 triệu đồng (trừ vào lương của người lao động)
        Có TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý: 80 triệu đồng
Ghi chú:
    TK 211: TSCĐ (nguyên giá)
    TK 214: Hao mòn TSCĐ
    TK 138: Phải thu khác
    TK 334: Phải trả người lao động
    TK 3533: Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
    TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
    TK 3532: Quỹ phúc lợi
Trong ví dụ này, quá trình xử lý TSCĐ thiếu được minh họa rõ ràng cho cả hai phương án khác nhau và cách ghi sổ kế toán tương ứng cho từng trường hợp.

3. Những lưu ý khi hạch toán tài sản cố định phát hiện thừa, thiếu

Khi phát hiện tài sản cố định (TSCĐ) có sự thừa hoặc thiếu, việc hạch toán cần tuân theo các quy định kế toán và có những lưu ý cần nhớ:
Khi phát hiện thừa TSCĐ:
    Xác định nguyên nhân thừa: Đây có thể là do sự nhầm lẫn trong ghi nhận, nhập liệu sai lệch, hoặc các nguyên nhân khác. Quan trọng là phải xác định rõ nguyên nhân thừa TSCĐ để có cách xử lý hợp lý.
    Ghi giảm TSCĐ thừa: Khi xác định được sự thừa, cần ghi giảm TSCĐ thừa ra khỏi bảng kê TSCĐ và ghi nợ vào tài khoản phù hợp như TK 811 - Chi phí khác hoặc TK 834 - Thu nhập khác nếu phát hiện thừa qua mua sắm.
    Kiểm tra lại quá trình ghi nhận: Sau khi xử lý, cần kiểm tra lại quá trình ghi nhận TSCĐ để tránh tái phát hiện thừa trong tương lai.
Khi phát hiện thiếu TSCĐ:
    Xác định nguyên nhân thiếu: Việc TSCĐ bị thiếu có thể do mất mát, hỏng hóc không xác định rõ nguyên nhân, hoặc có thể do lỗi trong quá trình ghi nhận.
    Ghi giảm TSCĐ thiếu: Nếu TSCĐ bị thiếu không thể phục hồi, cần ghi giảm TSCĐ và phản ánh vào sổ sách kế toán. Ghi nợ vào tài khoản 214 - Hao mòn TSCĐ và ghi có vào tài khoản 211 - TSCĐ (nguyên giá) để phản ánh sự mất mát.
    Xử lý khi có thông tin chi tiết: Nếu có thông tin chi tiết về việc mất mát hoặc hỏng hóc, cần xác định xem có thể có bồi thường từ bảo hiểm, hoặc từ nguồn khác để phục hồi phần thiếu.
    Bổ sung thông tin: Bổ sung thông tin chi tiết về việc thiếu vào sổ sách kế toán và cân nhắc việc thực hiện báo cáo cho cơ quan quản lý nếu cần.
Những lưu ý chung:
    Làm rõ nguyên nhân: Quan trọng nhất là phải xác định rõ nguyên nhân của sự thừa, thiếu để có cách xử lý chính xác.
    Tuân thủ quy định kế toán: Luôn tuân thủ quy định và nguyên tắc kế toán trong việc xử lý thừa, thiếu TSCĐ.
    Lưu trữ thông tin: Đảm bảo lưu trữ thông tin chính xác, cụ thể về việc xử lý thừa, thiếu TSCĐ để có thể kiểm tra và báo cáo khi cần thiết.
Việc xử lý thừa, thiếu TSCĐ đòi hỏi sự chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định kế toán. Điều này giúp bảo đảm tính đáng tin cậy của thông tin tài chính và quản lý tài sản của doanh nghiệp.

KẾ TOÁN MINH VIỆT đơn vị hàng đầu hiện nay làm dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp, thành lập và thay đổi đăng ký kinh doanh bạn có thể tham khảo một số dịch vụ của chúng tôi như sau:
→ Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty
​→ dịch vụ kế toán trọn gói
​→ Dịch vụ thành lập công ty tại Hà Nội

 
dịch vụ báo cáo tài chính