Cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo thông tư 78 là hóa đơn hiện nay đang áp dụng cho các doanh nghiệp.

Nhiều bạn mới bắt đầu học kế toán chưa biết hóa đơn điện tử là gì ? Cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế áp dụng theo thông tư 78/2021/TT-BTC như thế nào ? thì trong bài viết này Ketoantaichinh sẽ hướng dẫn cụ thể từng bước cách viết hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Căn cứ pháp lý để lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

- Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 (Chương X)

- Nghị định 123 ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ

- Thông tư 78 ngày 17/9/2021 hướng dẫn một số điều của Luật QLT, NĐ 123 về hóa đơn,chứng từ

Cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Để biết cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo thông tư 78 bạn cần hiểu những thông tin cơ bản của hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử là gì

Để hiểu rõ hơn về cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì bạn cần hiểu khái niệm về hóa đơn điện tử như sau:

- Luật quản lý thuế: là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do TC, CN bán lập, ghi nhận thông tin bán HH, DV theo quy định của PL về kế toán, PL về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp HĐ được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT (K1 Đ89 Luật)

- Nghị định 123: là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do TC, CN bán lập bằng phương tiện điện tử, ghi nhận thông tin bán HH, DV theo quy định của PL về kế toán, PL về thuế, bao gồm cả trường hợp HĐ được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT (K2 Đ3 NĐ)

Cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo thông tư 78

Căn cứ theo điều 10 của nghị định 123 về cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Nội dung khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế gồm:

- Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định như sau

- Tên, địa chỉ, MST của người bán: Được thiết lập sẵn

- Tên, địa chỉ, MST của người mua

Tại khoản 5 điều 10 của nghị định 123 quy định về cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đối với phần người mua

+ Người mua không có MST: không phải thể hiện MST người  mua.

+ Bán HH, DV đặc thù: không phải thể hiện tên, địa chỉ  người mua

+ Khách hàng nước ngoài đến Việt Nam: địa chỉ có thể  được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất  nhập cảnh và quốc tịch

- Tên, ĐVT, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tổng cộng thuế GTGT, tổng tiền thanh toán

Số lương, đơn vị tính khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì căn cứ tại khoản 6 điều 10 của nghị định 123

Số lượng ghi theo đơn vị tính. HHDV đặc thù như điện, nước, DV  viễn thông, DV CNTT, DV truyền hình, DV bưu chính chuyển  phát, NH, CK, BH bán theo kỳ nhất định thì ghi cụ thể kỳ cung  cấp DV. DV xuất theo kỳ psinh được SD bảng kê (được lưu giữ  cùng HĐ)

- Chữ ký số của người bán

- Chữ ký số của người mua (nếu có)

Chữ ký ở phần người mua hàng: Người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua  đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử  trên hóa đơn.
Một số t/h không cần chữ ký người mua:
HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà  người mua là cá nhân không kinh doanh
Bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh

- Thời điểm lập và Thời điểm ký số

+ Thời điểm lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:  Thực hiện theo  Điều 9 NĐ123 và được hiển thị theo định  dạng ngày, tháng, năm dương lịch

Xem thêm: Thời điểm lập hóa đơn điện tử

+ Thời điểm ký số là thời điểm người  bán, người mua SD chữ ký số để ký  trên HĐ, được hiển thị theo định  dạng ngày, tháng, năm dương lịch.  Trường hợp thời điểm ký số khác  thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai  thuế là thời điểm lập hóa đơn

 

- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

- Phí, lệ phí thuộc NSNN, chiết khấu TM, khuyến mại và các nội dung khác có liên quan (nếu có)

Trường hợp áp dụng chiết khấu TM hoặc khuyến mại khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thể  hiện rõ khoản chiết khấu TM, khuyến mại trên hóa  đơn

- Ngoài ra cần lưu ý khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

+ Chữ viết: tiếng Việt (chữ NN (nếu có) nhỏ hơn; tiếng  Việt không dấu không dẫn tới cách hiểu sai lệch ND  hóa đơn)

+ Được lựa chọn dấu (,) hoặc (.) để phân cách các số  tự nhiên

+ Đồng tiền: tiền Việt (đ) (ghi nguyên tệ đối với đơn  giá, thành tiền, tiền thuế GTGT và tỷ giá kèm theo);  (ghi nguyên tệ và không cần quy đổi nếu thuộc TH  nộp thuế bằng ngoại tệ)

+ DN, TC sử dụng chữ ký số của DN, tổ chức

Cá nhân SD chữ ký số của các nhân hoặc người được ủy quyền

Quy trình lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Để hiểu rõ hơn về cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo thông tư 78 bạn cần hiểu quy trình lập hóa đơn điện tử theo điều 17 của nghị định 123:

B1: Truy cập vào Cổng TTĐT của TCT bằng tài  khoản đã được cấp (đối với nhóm không thu tiền);  Truy cập vào trang TTĐT của tổ chức cung cấp DV hóa đơn điện tử hoặc SD phần mềm hóa đơn điện tử để lập HĐ -> ký số,  ký điện tử -> sau đó gửi CQT để được cấp mã.

B2: Hệ thống cấp mã tự động đối với hóa đơn điện tử đủ  thông tin đăng ký, đúng định dạng, đầy đủ nội dung và  không thuộc diện ngừng SD HĐĐT và gửi trả kết quả  cho người gửi

B3: Gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã cho người mua  theo phương thức thỏa thuận giữa 2 bên

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có  mã khi bán HHDV, không phân biệt giá trị từng lần  bán HHDV (Khoản 1 Điều 91 Luật)

2. DN thuộc đối tượng nêu tại K2 Đ91 Luật quản lý thuế

+ Đang SD HĐĐT không mã có nhu cầu chuyển sang SD HĐĐT có mã (K1 Đ5 TT78)

+ Nếu thuộc trường hợp rủi ro cao theo TT31/2021/TT-BTC và được CQT thông báo (mẫu 01/TB-KTT) về việc chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã thì phải chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã. Trong 10 ngàu làm việc kể từ ngày CQT thông báo, NNT phải thay đổi thông tin SD HĐĐT (từ không mã sang có mã) và thực hiện theo TB của CQT (K2 Đ6 TT78)

3. Hộ, CNKD thuộc trường hợp quy định tại K5 Đ51 Luật QLT và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán HHDV (k3 Điều 91 Luật)

Hộ, CNKD không đáp ứng điều kiện phải sử dụng HĐĐT có mã quy định tại K1, 3 Đ91 Luật QLT nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng thì CQT cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi được cấp HĐĐT (K4 Điều 91 Luật)

Hộ, CNKD sử dụng HĐĐT bao gồm:

+ Hộ, CNKD nộp thuế theo pp KK phải SD HĐĐT

+ Hộ, CNKD nộp thuế theo pp khoán nếu có yêu cầu sử dụng --> cấp lẻ HĐĐT theo từng lần phát sinh;

+ Hộ, CNKD khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu --> cấp lẻ HĐĐT theo từng lần phát sinh (K2 Điều 5 TT78)

Định dạng của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

- Phải là định dạng .xml: Sử dụng  ngôn ngữ  định dạng văn bản XML, do vậy khi đối tác lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế gửi cho doanh nghiệp bạn cần lưu ý phải gửi cả file. Xml và pdf

- Gồm 2 thành phần:

+ T/phần chứa dữ liệu ngh.vụ HĐĐT

+Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số Mã cơ quan thuế (nếu có)

- Chuyển dữ liệu đến CQT

Kết nối với TCT thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3

Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ)

Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu

HĐĐT phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Trên là bài viết cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho các bạn mới bắt đầu học kế toán tham khảo nhé, trong quá trình lập nếu có sai sót bạn tham khảo thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai