​Cách xử lý hàng tồn khi bị âm trên sổ sách

Hàng tồn kho bị âm trên sổ sách là một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Điều này thường xảy ra khi số lượng hàng tồn kho được ghi nhận trên sổ sách vượt quá số lượng thực tế đang có trong kho. Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn như việc hàng hóa bị mất hoặc bị hư hỏng mà không được ghi nhận, hoặc do sự lỗi của quá trình kiểm kê kho.

Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải xác định nguyên nhân của vấn đề này. Điều này có thể được thực hiện bằng cách kiểm tra lại quá trình nhập kho và xuất kho, hoặc kiểm tra lại quá trình kiểm kê kho. Nếu nguyên nhân được xác định, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp như cải thiện quy trình kiểm kê kho hoặc đào tạo nhân viên để tránh việc nhập sai thông tin.
Nếu không thể xác định được nguyên nhân của vấn đề, doanh nghiệp có thể xem xét khả năng có hàng tồn kho bị mất hoặc bị hư hỏng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần phải thực hiện việc kiểm tra lại toàn bộ hàng tồn kho và xác định mức độ thiệt hại. Sau đó, doanh nghiệp có thể xử lý vấn đề bằng cách tăng sản lượng sản xuất hoặc tìm kiếm nguồn cung ứng khác.
Nếu hàng tồn kho bị âm trên sổ sách là do lỗi của quá trình kiểm kê kho, doanh nghiệp có thể thực hiện lại quá trình kiểm kê hoặc tìm kiếm một nhân viên kiểm kê kho có chuyên môn cao để thực hiện công việc này.
Cuối cùng, để tránh tình trạng hàng tồn kho bị âm trên sổ sách xảy ra trong tương lai, doanh nghiệp cần phải có các quy trình và chính sách quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Việc đảm bảo quy trình kiểm kê kho định kỳ, giám sát chặt chẽ quá trình nhập xuất hàng và bảo trì, sửa chữa định kỳ các thiết bị trong kho là các biện pháp quan trọng để giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho bị âm trên sổ sách.

Hàng tồn kho bị âm trên sổ sách kế toán có thể do một số nguyên nhân sau

Nhập sai thông tin từ hóa đơn lên trên sổ sách kế toán, bao gồm nhầm số lượng hàng hóa hoặc mã hàng hóa, nhập trùng hóa đơn.
Bỏ sót hóa đơn đầu vào, khiến cho các chi phí nhập hàng không được ghi nhận đầy đủ trên sổ sách kế toán.
Nhập mua hàng hóa đầu vào nhưng không lấy hóa đơn, gây ra sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán.
Sử dụng hai hệ thống sổ sách và kế toán thuế với cách tính số lượng hàng hóa khác nhau, hoặc không cân đối hóa đơn đầu vào, gây ra sai sót trong ghi nhận hàng tồn kho.
Hậu quả của việc hàng hóa trên sổ sách kế toán thuế bị âm
Hàng hóa bị âm trên sổ sách kế toán thuế có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm:
Trong trường hợp số lượng hàng hóa đầu ra vượt quá số lượng hàng hóa đầu vào, đồng nghĩa với việc không có hóa đơn đầu vào mà vẫn xuất hóa đơn đầu ra. Điều này có thể dẫn đến việc xuất hóa đơn khống hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, với mức phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, trừ khi vi phạm được quy định tại Khoản 2 Điều 10 của Thông tư 10/2014/TT-BTC.
Vì hàng tồn kho bị âm có thể ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp, việc xử lý vấn đề này là rất quan trọng. Dưới đây là một số cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách.

Cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách kế toán

Căn cứ vào những nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho trên sổ sách kế toán bị âm mà người làm kế toán có những cách xử lý làm sao cho hợp lý.
Cách 1:
- Kiểm tra tất cả các hóa đơn đầu vào để phát hiện nếu có bất kỳ hóa đơn nào bị bỏ sót hoặc thông tin về số lượng và mã hàng không chính xác trong sổ sách. Sau đó, tiến hành bổ sung và điều chỉnh lại để đảm bảo tính chính xác.
- Nếu kế toán bỏ sót hóa đơn đầu vào, thì phải kê khai và xử lý ngay tại thời điểm phát hiện ra sai sót.
- Thực hiện bút toán hàng về trước hóa đơn về sau. Tuy nhiên, để thực hiện được phương pháp này, bạn cần chuẩn bị các chứng từ sau đây:
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai bên, trong đó phải ghi rõ thời điểm giao hàng và thời điểm giao nhận hóa đơn. Thời điểm xuất hóa đơn có thể là cuối tháng hoặc khi thanh toán tiền mua hàng.
+ Phiếu xuất kho (cho bên bán) + Phiếu nhập kho (cho bên mua); Thời điểm xuất kho trên phiếu phải trước hoặc trùng với thời điểm xuất hóa đơn.
+ Nếu áp dụng phương pháp này, Bên bán sẽ bị xử phạt hành chính vì vi phạm quy định về thời điểm xuất hóa đơn. Mức phạt được quy định tại Khoản 3 Điều 11 của Thông tư 10/2014/TT-BTC. Ngoài ra, nếu Bên mua không yêu cầu Bên bán xuất hóa đơn đúng thời điểm mua hàng, sau đó Bên mua lại xuất hóa đơn lô hàng này, thì Bên bán cũng sẽ bị xử phạt hành chính vì vi phạm quy định về thời điểm xuất hóa đơn.
- Hóa đơn đầu vào và chi phí vẫn có thể được khấu trừ và tính vào chi phí giá vốn. Về cách kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong trường hợp hóa đơn bán hàng xuất trước ngày nhận hóa đơn mua hàng đối với Công ty TNHH OHTA Việt Nam, các bạn có thể tham khảo Công văn số 1604/CT-TTHT của Cục Thuế tỉnh Long An ngày 22/09/2015.- Hạch toán kế toán:
Khi nhận phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 156/Có TK 111, 112, 331
Khi nhận được hóa đơn:
Nợ TK 1331/Có TK 111, 112, 331
Trường hợp này tính giá vốn xuất bán bình thường.
Cách 2:
Mua hàng phiếu bán lẻ. Chỉ lấy hàng cho khỏi âm kho còn loại khỏi chi phí hợp lý.
Cách 3: Điều chỉnh lại số lượng hàng nhập trên hóa đơn đầu vào bằng cách tăng số lượng hàng nhập để phù hợp với hóa đơn. Tức là đưa về trường hợp có hàng thừa so với hóa đơn.
Bút toán:
Khi có hàng hóa thừa:
Nợ tài khoản 156/ Có tài khoản 3388
Yêu cầu bên bán cung cấp thêm hóa đơn cho số lượng hàng hóa này và thực hiện bút toán mua hàng như bình thường:
Nợ tài khoản 3388, 1331/ Có tài khoản 111, 112, 331
Nếu không thể yêu cầu bên bán cung cấp thêm hóa đơn, thì xem xét là hàng thừa không có nguyên nhân và thực hiện bút toán tăng doanh thu khác:
Nợ tài khoản 3388/ Có tài khoản 711

Biện pháp khắc phục

Để khắc phục vấn đề trên, có thể áp dụng các biện pháp sau:
Kiểm tra kỹ trước khi nhập hóa đơn đầu vào để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Theo dõi chặt chẽ việc nhập và xuất hàng hóa trên hóa đơn để đối chiếu và cân đối giữa hóa đơn đầu vào và đầu ra.

Ngoài ra cần lưu ý tránh khi xử lý hàng tồn kho bị âm trên số sách

Kiểm tra lại tính đúng đắn của số liệu: Kiểm tra lại toàn bộ quá trình nhập xuất kho, đối chiếu số lượng hàng hóa nhập vào và số lượng hàng hóa xuất ra. Nếu phát hiện sai sót, cần sửa chữa và điều chỉnh lại dữ liệu để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
Xác định nguyên nhân gây ra âm kho: Có thể xảy ra âm kho do nhiều nguyên nhân khác nhau, như hàng bị thất lạc, hàng bị hư hỏng, hàng bị lỗi trong quá trình nhập xuất kho, do sai sót trong tính toán số lượng, ... Nên xác định nguyên nhân gây ra âm kho để có hướng xử lý phù hợp.
Tăng doanh thu khác hoặc giảm chi phí khác: Nếu không thể xác định nguyên nhân gây ra âm kho hoặc không thể khắc phục, có thể tăng doanh thu khác hoặc giảm chi phí khác để đền bù cho khoản thiếu hụt này. Ví dụ: Tăng doanh thu từ dịch vụ khác hoặc giảm chi phí quảng cáo, chi phí đào tạo,...
Tính toán lại giá trị hàng tồn kho: Nếu giá trị hàng tồn kho bị âm, có thể tính toán lại giá trị hàng tồn kho theo phương pháp FIFO hoặc LIFO để cân đối lại số liệu.
Điều chỉnh số lượng hàng nhập vào: Đối với trường hợp hàng tồn kho bị âm do lỗi tính toán số lượng nhập vào, có thể điều chỉnh lại số lượng nhập vào trên hóa đơn đầu vào và hạch toán theo đúng quy định để cân đối lại số liệu.
Thực hiện kiểm kê kho: Thực hiện kiểm kê kho định kỳ để phát hiện sớm các sai sót và điều chỉnh kịp thời, đồng thời cập nhật lại số liệu kho đầy đủ và chính xác trên sổ sách kế toán.
Trên là bài viết cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách, nếu bạn chưa có kinh nghiệm thực tế thì có thể tìm hiểu về các khóa học kế toán thực tế của Kế Toán Minh Việt do trực tiếp đội ngũ kế toán trưởng chuyên làm dịch vụ báo cáo tài chính trực tiếp giảng dạy được tổ chức theo 2 hình thức
Học online 1 kèm 1: Học kế toán thực hành online
Học trực tiếp tại 4 cơ sở:
⇒ Học kế toán tại Thanh Xuân
⇒ Học kế toán tại Long Biên
⇒ Học kế toán tại Bắc Ninh
⇒ Học kế toán tại Thủ Đức