​Cách xử lý quỹ tiền mặt bị âm mới nhất 2023

Quỹ tiền mặt bị âm là tình trạng khi số tiền trong quỹ tiền mặt của doanh nghiệp không đủ để đáp ứng các khoản chi phải thanh toán. Đây là một tình huống cấp bách và cần được xử lý ngay để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Quỹ tiền mặt bị âm là gì ?

Quỹ tiền mặt bị âm là tình trạng khi tổng số tiền chi ra từ quỹ tiền mặt của doanh nghiệp vượt quá tổng số tiền thu vào quỹ tiền mặt trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp đã chi tiêu nhiều hơn số tiền mà họ đã thu, dẫn đến âm số dư trong quỹ tiền mặt.

Quỹ tiền mặt bị âm có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, ví dụ như sai sót trong quá trình ghi nhận và ghi số liệu tài chính, bỏ sót các khoản thu, chi không được ghi nhận đúng thời điểm, quản lý tiền mặt không nghiêm ngặt, hoặc do thay đổi nhanh chóng trong hoạt động kinh doanh.
Việc quỹ tiền mặt bị âm là không phù hợp với quy định kế toán và có thể có những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Đối với báo cáo tài chính, quỹ tiền mặt bị âm sẽ làm giảm tính minh bạch và đáng tin cậy của thông tin tài chính, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp đối với các bên liên quan như nhà đầu tư, đối tác kinh doanh, ngân hàng hay cơ quan thuế.

Nguyên nhân dẫn tới quỹ tiền mặt bị âm

Những nguyên nhân phổ biến dẫn đến quỹ tiền mặt bị âm tại doanh nghiệp. Sau đây là một số chi tiết thêm về những nguyên nhân này:
- Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc khống nghiệp vụ chi tiền: Việc hạch toán không đầy đủ hoặc không chính xác các khoản thu tiền hoặc chi tiền sẽ làm cho quỹ tiền mặt bị âm. Ví dụ, việc không ghi nhận đúng số tiền thu từ khách hàng hoặc ghi nhận nhiều phiếu chi tiền cho cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ dẫn đến quỹ tiền mặt bị âm.
- Kế toán hạch toán sai trình tự chi tiền trước, thu tiền sau: Khi kế toán hạch toán sai trình tự, chẳng hạn ghi nhận chi tiền trước khi thu tiền, hoặc không ghi nhận đúng thời điểm thu tiền, sẽ làm cho quỹ tiền mặt bị âm tại những thời điểm trong kỳ hạch toán.
- Kế toán hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán: Việc hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, chẳng hạn áp dụng tỷ giá chưa chính xác, không đồng bộ giữa các giao dịch, cũng có thể dẫn đến quỹ tiền mặt bị âm.
- Lỗi do ghi chép sổ sách, chứng từ, hạch toán, phân công công việc: Việc ghi số tiền thu chi vào sổ sách (sổ cái, sổ quỹ) không khớp với số tiền thực tế, cũng như việc không có sự đối soát sổ sách thường xuyên giữa kế toán và thủ quỹ, cũng là nguyên nhân khiến quỹ tiền mặt bị âm. Ngoài ra, các lỗi do ghi chép sổ sách, chứng từ, hạch toán, phân công công việc không đúng quy trình, không chính xác cũng có thể dẫn đến quỹ tiền mặt bị âm.
- Lỗi trong quản lý dòng tiền và dòng vốn
Nếu doanh nghiệp không quản lý chặt chẽ dòng tiền và dòng vốn, có thể xảy ra tình trạng quỹ tiền mặt bị âm. Ví dụ, công ty vay nguồn vốn ngắn hạn để đầu tư vào dự án dài hạn mà không đồng bộ với chu kỳ thu tiền từ hoạt động kinh doanh, dẫn đến tình trạng không có đủ tiền để trả nợ ngắn hạn. Điều này cũng có thể xảy ra trong trường hợp quản lý vốn lưu động không hiệu quả, dẫn đến mất cân đối giữa nguồn tiền thu vào và tiền chi ra.
+ Khó khăn trong hoạt động kinh doanh
Các khó khăn trong hoạt động kinh doanh như giảm doanh thu, tăng chi phí, lỗ lớn, khó khăn về thanh toán từ khách hàng hoặc từ nhà cung cấp, các vấn đề về định giá hàng hóa, dịch vụ, tiền tệ, các chính sách kinh tế, luật pháp, hoạt động cạnh tranh cũng có thể gây ra tình trạng quỹ tiền mặt bị âm.
+  Sự cố bất khả kháng
Các sự cố bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, dịch bệnh, các biến động lớn trên thị trường tài chính, chính sách kinh tế của quốc gia có thể gây ra tình trạng quỹ tiền mặt bị âm.
 +  Lỗi trong quy trình quản lý tài chính
Quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp không được thực hiện đúng quy định, gây ra sai sót trong hạch toán, kiểm soát, đối soát, phân bổ tài nguyên tài chính cũng là một trong những nguyên nhân khiến quỹ tiền mặt bị âm.

Cách xử lý quỹ tiền mặt bị âm

Cách 1: Hạch toán các khoản mua hàng hóa, dịch vụ vào tài khoản 331

Phương pháp hạch toán này là phương pháp sử dụng tài khoản 331 - Phải trả người bán để hạch toán các khoản mua hàng hóa, dịch vụ trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán sau, nhằm giúp giảm khoản chi tiền và cân đối tài khoản tiền mặt.
Hạch toán ban đầu:
Nợ tài khoản hàng hóa, dịch vụ (khi mua hàng hóa, dịch vụ sẽ ghi vào tài khoản nợ này).
Nợ tài khoản công nợ phải trả người bán 331 (khi có khoản công nợ phải trả cho người bán hàng hóa, dịch vụ).
Nợ tài khoản thuế giá trị gia tăng (VAT) đầu vào 1331 (khi phải trả thuế VAT cho hàng hóa, dịch vụ đã mua).
Khi doanh nghiệp thanh toán sau, kế toán phản ánh:
Nợ tài khoản 331 - Phải trả người bán để ghi nhận khoản công nợ đang phải trả cho người bán.
Có tài khoản 111 hoặc 112 (tương ứng với tài khoản nguồn thanh toán, chẳng hạn 111 - Tiền mặt hoặc 112 - Ngân hàng) để ghi nhận khoản tiền đã thanh toán.
Lưu ý khi sử dụng phương pháp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và hợp lý các chứng từ công nợ đính kèm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hạch toán. Kế toán cần lưu ý thời hạn trả nợ thực tế với thời hạn ghi trên hợp đồng để tránh phát sinh chi phí trả chậm trong quá trình thanh toán.

Cách 2: Làm hợp đồng vay mượn cá nhân với lãi suất 0%

Phương pháp hạch toán này là phương pháp sử dụng hợp đồng vay mượn cá nhân với lãi suất 0% để giúp doanh nghiệp không phát sinh chi phí tài chính và tăng khoản thu tiền tại doanh nghiệp
Hạch toán
Nợ 111 / Có 341
Lưu ý là kế toán cần lập phiếu thu để ghi nhận khoản thu tiền tại doanh nghiệp khi đã ký hợp đồng vay mượn và nhận tiền vào tài khoản nguồn thanh toán. Nếu không có phiếu thu, doanh nghiệp sẽ không thể ghi nhận khoản thu vào tài khoản doanh thu, dẫn đến việc không đạt được mục đích tăng khoản thu tiền tại doanh nghiệp như đề ra.

Cách 3: Làm thủ tục tăng vốn điều lệ cho doanh nghiệp

Để thực hiện thủ tục tăng vốn điều lệ cho doanh nghiệp, bạn cần làm theo các bước sau:
Chuẩn bị các chứng từ liên quan: Bao gồm Bản quyết định tăng vốn điều lệ của Hội đồng quản trị/Công ty/Cá nhân góp vốn, Báo cáo tài chính, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Biên bản họp hội đồng quản trị/Công ty/Cá nhân góp vốn, và các chứng từ khác liên quan.
Thực hiện hạch toán: Sử dụng tài khoản hạch toán phù hợp, ví dụ như tài khoản N111/C411 để ghi nhận số tiền tăng vốn điều lệ vào tài khoản vốn điều lệ của doanh nghiệp.
Thực hiện các thủ tục pháp lý: Nếu đối tượng góp vốn là doanh nghiệp, cần chú ý đúng quy định về hình thức góp vốn, ví dụ như góp bằng chuyển khoản ngân hàng. Nếu đối tượng góp vốn là cá nhân, cần đảm bảo việc góp vốn được thực hiện bằng tiền mặt.
Gửi thông báo về sự thay đổi về vốn điều lệ cho Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.
Lưu ý rằng thủ tục tăng vốn điều lệ là phức tạp và cần nắm vững quy định pháp luật và kế toán để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của các chứng từ, báo cáo tài chính và các thủ tục liên quan. Nếu cần, bạn nên tìm kiếm sự tư vấn từ luật sư hoặc kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro pháp lý.

Cách 4: Tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt

Phương pháp hạch toán này là phương pháp tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt để giúp tăng khoản thu tiền mặt tại doanh nghiệp và giảm âm quỹ tiền mặt
Hạch toán:
Nợ tài khoản 111 - Tiền mặt để ghi nhận số tiền khách hàng ứng trước vào tài khoản nguồn thanh toán.
Có tài khoản 131 - Công nợ khách hàng để ghi nhận khoản công nợ đang phải thu từ khách hàng.
Lưu ý là kế toán cần chuẩn bị đầy đủ và cẩn thận các chứng từ tạm ứng của khách hàng, cũng như thực hiện thanh toán công nợ khách hàng đúng định kỳ để tránh phát sinh sai sót trong việc hạch toán. Đồng thời, cần kiểm soát tốt công nợ khách hàng để đảm bảo khách hàng đã thanh toán đúng số tiền ứng trước và tránh phát sinh sai sót trong quá trình hạch toán và ghi nhận doanh thu.

Cách 5: Chuyển một số khoản chi tiền mặt sang kỳ hạch toán sau

Các khoản chi nội bộ không liên quan đến hóa đơn GTGT có thể chuyển sang kỳ hạch toán sau để làm giảm lượng chi tiền. Đây là một phương pháp hạch toán phổ biến được sử dụng để giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả hơn. Các khoản chi nội bộ này bao gồm các khoản chi phát sinh trong nội bộ công ty, không liên quan đến việc mua bán với bên ngoài và không chịu thuế GTGT.
Ví dụ: Chi lương nhân viên, chi tạm ứng
Ngoài ra, trên thực tế các DN sử dụng thêm 1 số biện pháp như nhận được 1 khoản tiền mặt từ hoạt động cho, biếu, tặng. Cách này không khả thi vì doanh nghiệp bị đánh thuế 20%.
Tóm lại, việc quỹ tiền mặt bị âm là một vấn đề nghiêm trọng trong hoạt động kế toán và tài chính của doanh nghiệp. Để khắc phục tình trạng này, cần thực hiện các biện pháp như tìm nguồn vốn, điều chỉnh kế hoạch thu chi, xây dựng quy trình kiểm soát tài chính chặt chẽ, hợp tác với các đơn vị nội bộ và đối tác bên ngoài, đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên. Đồng thời, cần rút kinh nghiệm từ sai sót trước đó để cải thiện quy trình kế toán và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp trong tương lai.
Như vậy bài viết trên đã trình bày về cách xử lý quỹ tiền mặt bị âm áp dụng trong các tình huống thực tế mà Kế Toán Minh Việt đã tổng hợp lại, nếu bạn cần tìm một khóa học kế toán tổng hợp thực hành thì có thể tìm hiểu thêm các khóa tại kế toán Minh Việt với 2 hình thức học
Nếu bạn ở gần các khu vực sau có thể đăng ký học trực tiếp:
⇒ Địa chỉ học kế toán tại Thanh Xuân
⇒ Địa chỉ học kế toán tại Long Biên
⇒ Địa chỉ học kế toán tại Bắc Ninh
⇒ Địa chỉ học kế toán tại Thủ Đức
Nếu bạn không thể đi học trực tiếp được có thể học online 1 kèm 1: Học kế toán online
Xem thêm tình huống xử lý khác: Quy định về chi phí máy bay hợp lý hợp lệ