Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì

Khi nói về chứng từ khấu trừ thuế TNCN, nhiều người có thể cảm thấy mơ hồ và phức tạp. Tuy nhiên, hiểu rõ về khái niệm này và cách nó hoạt động là vô cùng quan trọng, đặc biệt khi bạn là một người làm kế toán, chủ doanh nghiệp, hoặc đơn giản là người lao động. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì và tại sao nó lại đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một phần quan trọng của hệ thống thuế thu nhập cá nhân, và việc hiểu rõ cách lập và sử dụng nó là rất quan trọng để tuân thủ quy định thuế. Dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về khi nào cần lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cũng như những điểm quan trọng liên quan đến việc này.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì

I. Khái niệm về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Trước khi đi sâu vào chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chúng ta cần hiểu rõ hai khái niệm quan trọng: "chứng từ" và "khấu trừ thuế TNCN".
Chứng từ: Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ là tài liệu được sử dụng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ có thể bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí, và có thể được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.
Khấu trừ thuế TNCN: Khấu trừ thuế TNCN đề cập đến việc tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cho người lao động, trước khi trả thu nhập này, phải tính trừ một số tiền thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế.
Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại tài liệu hoặc giấy tờ được tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động, và thông qua chứng từ này, họ ghi nhận thông tin về số thuế TNCN đã được khấu trừ từ thu nhập cá nhân của người lao động.

II. Loại hình và quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Có hai loại hình chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính:
Chứng từ giấy (quyển biên lai): Đây là hình thức truyền thống của chứng từ khấu trừ thuế TNCN, thường được in sẵn và sử dụng trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp trước khi quy định về chứng từ điện tử có hiệu lực. Điều này đòi hỏi sự tự quản lý và in ấn của các tổ chức hoặc cá nhân.
Chứng từ điện tử: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, các tổ chức và doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử. Điều này giúp tăng cường tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý thuế, cũng như giảm thiểu rủi ro sai sót.

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo quy định tại Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần được lập tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và thời điểm thu thuế, phí, lệ phí được thực hiện. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch trong việc thu thuế và quản lý thuế thu nhập cá nhân.
Tuy nhiên, trên thực tế, có rất ít doanh nghiệp và tổ chức lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN của người lao động. Thay vào đó, nhiều tổ chức đã xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, từ đó tạo sự thuận tiện và hiệu quả trong việc quản lý thuế.
Ngoài ra, đối với trường hợp chưa triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các tổ chức có thể sử dụng chứng từ giấy (quyển biên lai) theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC, nhưng điều này chỉ áp dụng cho những chứng từ đã được thông báo phát hành trước ngày 01/07/2022. Đối với các chứng từ mới, nên sử dụng chứng từ điện tử để đảm bảo tuân thủ quy định.
Lưu ý quan trọng là từ ngày 01/07/2022, Cơ quan Thuế sẽ không cấp thêm chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy, và việc sử dụng chứng từ điện tử sẽ trở thành bắt buộc đối với các tổ chức và doanh nghiệp

Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng như thế nào?

Việc nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng đã trải qua một số thay đổi quan trọng liên quan đến việc sử dụng chứng từ điện tử. Dưới đây là một số thông tin quan trọng về quy trình nộp báo cáo này:

1. Loại chứng từ áp dụng cho việc nộp báo cáo:

Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng chỉ áp dụng đối với loại chứng từ tự tạo trên máy tính theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, quy định này đã bị bãi bỏ bởi Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023. Do đó, từ thời điểm này, không còn quy định về việc nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng dựa trên Thông tư 37/2010/TT-BTC.

2. Chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:

Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Vì vậy, quy trình nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng dựa trên Thông tư 37/2010/TT-BTC đã không còn áp dụng.

3. Thông tư 78/2021/TT-BTC không quy định việc nộp báo cáo:

Thông tư 78/2021/TT-BTC không chứa quy định về việc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Do đó, ở thời điểm hiện tại, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp chi trả thu nhập không cần phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế với cơ quan thuế.
Trước đây, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp tự in, doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng. Tuy nhiên, giờ đây, khi đã chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử, việc nộp báo cáo này đã không còn cần thiết.
Trên là bài viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì nếu bạn chưa có kinh nghiệm về làm kế toán có thể tham khảo khóa học kế toán thực hành tại Kế Toán Minh Việt do đội ngũ kế toán trưởng chuyên dịch vụ làm báo cáo tài chính cuối năm trực tiếp cầm tay chỉ việc 
Bài trước: ​Bán Hàng Trên TikTok Shop Có Đăng Ký Kinh Doanh Không