Hạch toán chi phí sửa chữa, cải tạo tài sản cố định + ví dụ


Trong quá trình quản lý tài chính của một doanh nghiệp, việc hạch toán chi phí sửa chữa và cải tạo tài sản cố định là một phần quan trọng trong việc xác định chi phí và duy trì các tài sản cố định của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về quá trình hạch toán này, đồng thời đi sâu vào các khía cạnh quan trọng, từ cách ghi nhận chi phí đến ảnh hưởng của nó đối với báo cáo tài chính.
Chúng ta sẽ tìm hiểu về việc xác định chi phí sửa chữa và cải tạo tài sản cố định, các phương pháp hạch toán thông thường, quy định và quy trình phê duyệt, cũng như cách các khoản chi phí này ảnh hưởng đến lợi nhuận và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
 
hach-toan-chi-phi-sua-chua-cai-tao-tai-san-co-dinh

Thông qua việc trình bày thông tin chi tiết, minh họa bằng ví dụ cụ thể và đề cập đến các quy định kế toán áp dụng, bài viết này hứa hẹn cung cấp cái nhìn toàn diện về việc hạch toán chi phí sửa chữa và cải tạo tài sản cố định, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về việc quản lý tài chính một cách hiệu quả.
Điều kiện và cách ghi nhận chi phí phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu liên quan đến TSCĐ hữu hình như sửa chữa, cải tạo, nâng cấp thường được thực hiện như sau:

Khi phát sinh chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ hữu hình sau khi ghi nhận ban đầu:

    Ghi nhận chi phí phát sinh:
        Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413): Ghi nợ chi phí phát sinh từ sửa chữa, cải tạo, nâng cấp.
        Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332): Ghi nợ số thuế GTGT được khấu trừ trong chi phí này.
        Có các TK khác như 112, 152, 331, 334 tùy thuộc vào loại chi phí cụ thể.
Ví dụ:
Giả sử công ty X có chi phí sửa chữa xây dựng cơ bản dở dang là 10,000 đơn vị tiền tệ (VND). Trước tiên, chúng ta sẽ ghi nhận chi phí này theo các tài khoản tương ứng:
    Ghi nhận chi phí sửa chữa vào tài khoản Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413):
Nợ TK 241 (2413):10,000VND
Nợ TK 241 (2413):10,000VND
    Ghi nhận số thuế GTGT được khấu trừ từ chi phí này vào tài khoản Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332):
Assuming VAT (Thuế GTGT) là 10% của tổng chi phí:
Nợ TK 133 (1332):1,000VND
Nợ TK 133 (1332):1,000VND
Tổng cộng, việc ghi nhận chi phí sửa chữa xây dựng cơ bản dở dang sẽ là:
    Nợ TK 241 (2413): 10,000 VND
    Nợ TK 133 (1332): 1,000 VND

Lưu ý rằng các số liệu và phương pháp tính toán có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng quốc gia hoặc doanh nghiệp. Đây chỉ là một ví dụ đơn giản để minh họa cách ghi nhận chi phí phát sinh sử dụng các tài khoản kế toán đã nêu trong thông tin ban đầu của bạn.

Khi công việc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ hoàn thành đưa vào sử dụng:

    Tùy thuộc vào việc thỏa mãn điều kiện tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình hoặc không:
    a. Nếu thỏa mãn điều kiện tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình:
        Nợ TK 2111 - TSCĐ hữu hình: Ghi nợ để tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình mới.
        Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang: Đưa chi phí vào nguyên giá của TSCĐ.
    b. Nếu không thỏa mãn điều kiện tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình:
        Nợ các TK như 154, 642 (nếu giá trị nhỏ): Ghi nợ các tài khoản khác để phản ánh chi phí.
        Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (nếu giá trị lớn phải phân bổ dần): Ghi nợ nếu chi phí lớn và cần phân bổ dần.
        Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413): Ghi có để hiển thị chi phí không được thêm vào nguyên giá TSCĐ.
Ví dụ minh họa: về việc ghi nhận chi phí liên quan đến tài sản cố định (TSCĐ) theo các điều kiện khác nhau:
a. Thỏa mãn điều kiện tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình:
Giả sử công ty X đã tiến hành sửa chữa một tài sản cố định (máy móc) với chi phí là 50,000 đơn vị tiền tệ (VND), và việc sửa chữa này tạo ra một tăng giá trị rõ rệt cho tài sản.
    Ghi nhận tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình:
Nợ TK 2111 - TSCĐ hữu hıˋnh:50,000VND
Nợ TK 2111 - TSCĐ hữu hıˋnh:50,000VND
    Ghi nhận chi phí xây dựng vào nguyên giá TSCĐ:
Coˊ TK 241 - Xaˆy dựng cơ bản dở dang:50,000VND
Coˊ TK 241 - Xaˆy dựng cơ bản dở dang:50,000VND
Tổng cộng, việc ghi nhận chi phí sửa chữa vào nguyên giá TSCĐ sẽ là:
    Nợ TK 2111 (TSCĐ hữu hình): 50,000 VND
    Có TK 241 (Xây dựng cơ bản dở dang): 50,000 VND
b. Không thỏa mãn điều kiện tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình:
Giả sử công ty X đã thực hiện việc bảo dưỡng một phần của tài sản cố định (máy móc) với chi phí 20,000 VND, nhưng việc này không tạo ra tăng giá trị đáng kể cho tài sản.
    Ghi nhận chi phí vào các tài khoản khác:
Nếu chi phí này không đáng kể:
Nợ TK 154 (Chi phıˊ khaˊc):20,000VND
Nợ TK 154 (Chi phıˊ khaˊc):20,000VND
    Hoặc nếu chi phí lớn và cần phân bổ dần:
Nếu chi phí lớn và cần phân bổ dần trong thời gian dài:
Nợ TK 242 - Chi phıˊ trả trước:20,000VND
Nợ TK 242 - Chi phıˊ trả trước:20,000VND
    Ghi có vào TK 241 (Xây dựng cơ bản dở dang) nếu chi phí không được thêm vào nguyên giá TSCĐ:
Coˊ TK 241 (Xaˆy dựng cơ bản dở dang):20,000VND
Coˊ TK 241 (Xaˆy dựng cơ bản dở dang):20,000VND


Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của việc sửa chữa hoặc bảo dưỡng TSCĐ, các ghi nhận có thể thay đổi. Trong ví dụ này, cách ghi nhận được thực hiện dựa trên sự tăng giá trị của tài sản cố định sau khi chi phí sửa chữa được áp dụng.
Lưu ý: Các tài khoản có thể thay đổi tùy thuộc vào cấu trúc báo cáo tài chính và quy định kế toán cụ thể của doanh nghiệp. Đề nghị tham khảo sổ sách kế toán và nguyên tắc kế toán cụ thể áp dụng cho trường hợp này.

Xem thêm: Bài tập kế toán tài sản cố định

Kết luận về việc ghi nhận chi phí liên quan đến tài sản cố định (TSCĐ) có thể được tổng hợp như sau:
Khi Thỏa Mãn Điều Kiện Tăng Nguyên Giá TSCĐ Hữu Hình:
    Nếu việc chi phí sửa chữa, cải tạo tạo ra tăng giá trị rõ rệt cho TSCĐ:
        Ghi nhận tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình vào TK 2111.
        Ghi có vào các tài khoản như TK 241 để đưa chi phí xây dựng vào nguyên giá TSCĐ.
Khi Không Thỏa Mãn Điều Kiện Tăng Nguyên Giá TSCĐ Hữu Hình:
    Nếu chi phí không đáng kể:
        Ghi nhận vào các tài khoản chi phí khác như TK 154.
    Nếu chi phí lớn và cần phân bổ dần:
        Ghi nhận vào TK 242 để sau đó phân bổ chi phí này theo từng giai đoạn hoặc thời kỳ phù hợp.
        Ghi có vào TK 241 để phản ánh chi phí không được thêm vào nguyên giá TSCĐ.
Việc ghi nhận này giúp doanh nghiệp phân loại và ghi nhận chi phí liên quan đến TSCĐ một cách rõ ràng dựa trên việc chi phí có tạo ra tăng giá trị cho tài sản hay không. Điều này hỗ trợ quản lý tài chính và đưa ra quyết định chiến lược về việc quản lý và đầu tư vào TSCĐ hiệu quả.
dịch vụ báo cáo tài chính