Hạch toán mua vật tư, hàng hóa chưa trả tiền người bán + Ví dụ


Việc hạch toán mua vật tư và hàng hóa mà chưa thanh toán tiền cho người bán là một quy trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một tổ chức hay doanh nghiệp. Đây không chỉ là một phần trong quá trình giao dịch thường ngày mà còn đòi hỏi sự chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định kế toán quốc tế.
Việc hạch toán này thường bắt đầu khi tổ chức hay doanh nghiệp cần mua vật tư, hàng hóa từ các nhà cung cấp hoặc đối tác. Quá trình này liên quan đến việc ghi nhận các khoản nợ phải trả cho người bán trong bảng kế toán của tổ chức. Bằng cách này, việc theo dõi các khoản nợ và quản lý tài chính trở nên quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng trong các giao dịch.
Tuy nhiên, việc hạch toán này cũng đòi hỏi sự cẩn trọng để tránh những sai sót trong quá trình ghi nhận và thanh toán nợ. Việc xác định thời điểm và điều kiện thanh toán chính xác có thể ảnh hưởng đến nguồn lực tài chính của tổ chức và mối quan hệ với các đối tác kinh doanh.
 
hach-toan-mua-vat-tu-hang-hoa-chua-tra-tien-nguoi-ban

Trong kế toán, việc ghi nhận và quản lý các khoản nợ chưa thanh toán đều phải tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn kế toán quốc tế để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính.

1. Trong trường hợp mua hàng hóa trong nội địa và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

    Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

    Ghi nợ vào các tài khoản:
        TK 152: Giá mua hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT
        TK 153: Giá mua hàng hóa có bao gồm thuế GTGT
        TK 156: Thuế GTGT phải trả cho người bán (được phân bổ trong hóa đơn)
        TK 157: Thuế GTGT được khấu trừ (số thuế GTGT có thể khấu trừ)
        TK 211: Khoản nợ phải trả cho người bán (giá chưa bao gồm thuế GTGT)
    Ghi có vào các tài khoản:
        TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (để trừ đi thuế GTGT đã nộp)
        TK 331: Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán, bao gồm cả thuế GTGT)

    Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

    Ghi nợ vào các tài khoản:
        TK 152: Giá mua hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT
        TK 153: Giá mua hàng hóa có bao gồm thuế GTGT
        TK 156: Thuế GTGT phải trả cho người bán (được phân bổ trong hóa đơn)
        TK 211: Khoản nợ phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán, bao gồm cả thuế GTGT)
Như vậy, phần giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ trong cả hai trường hợp đều được phản ánh trong các tài khoản nợ (TK 152, TK 153) và TK 211. Sự khác biệt chính là trong cách xử lý thuế GTGT: nếu được khấu trừ, sẽ có các tài khoản TK 133 và TK 331 để ghi nhận; còn không được khấu trừ, giá trị thuế GTGT sẽ được tính vào tổng giá thanh toán và ghi vào TK 211.
Ví dụ: Mua hàng hóa trong nội địa
Công ty XYZ mua hàng hóa từ nhà cung cấp với tổng giá trị là 100.000.000 VNĐ. Thuế GTGT được áp dụng là 10%.
    Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
    a) Giả sử công ty XYZ được khấu trừ 20% thuế GTGT đầu vào.
        Giá hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT: 100.000.000 VNĐ
        Thuế GTGT (10% của giá hàng hóa): 10.000.000 VNĐ
    Hạch toán:
        Nợ các tài khoản:
            TK 152: 80.000.000 VNĐ (Giá mua hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT)
            TK 153: 88.000.000 VNĐ (Giá mua hàng hóa có bao gồm thuế GTGT)
            TK 156: 10.000.000 VNĐ (Thuế GTGT phải trả cho người bán)
            TK 211: 100.000.000 VNĐ (Khoản nợ phải trả cho người bán - tổng giá trị hàng hóa)
        Ghi có vào các tài khoản:
            TK 133: 2.000.000 VNĐ (Thuế GTGT được khấu trừ)
    Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
    b) Nếu công ty XYZ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
        Giá hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT: 100.000.000 VNĐ
        Thuế GTGT (10% của giá hàng hóa): 10.000.000 VNĐ
    Hạch toán:
        Nợ các tài khoản:
            TK 152: 100.000.000 VNĐ (Giá mua hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT)
            TK 153: 110.000.000 VNĐ (Giá mua hàng hóa có bao gồm thuế GTGT)
            TK 156: 10.000.000 VNĐ (Thuế GTGT phải trả cho người bán)
            TK 211: 110.000.000 VNĐ (Khoản nợ phải trả cho người bán - tổng giá trị hàng hóa, bao gồm cả thuế GTGT)
Trên đây là ví dụ minh họa về quá trình hạch toán khi mua hàng hóa trong nội địa, phân biệt giữa trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ. 

2. Cách hạch toán khi nhập khẩu hàng hóa

a. Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Khi giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế NK, thuế BVMT (nếu có) và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, quá trình hạch toán sẽ như sau:
    Nợ vào các tài khoản:
        TK 152: Giá trị hàng nhập khẩu chưa bao gồm thuế GTGT
        TK 153: Giá trị hàng nhập khẩu có bao gồm thuế GTGT
        TK 156: Thuế GTGT phải trả cho người bán
        TK 157: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
        TK 211: Khoản nợ phải trả cho người bán (tổng giá trị hàng nhập khẩu)
    Ghi có vào các tài khoản:
        TK 331: Phải trả cho người bán
        TK 3332: Thuế TTĐB (nếu có)
        TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
        TK 33381: Thuế bảo vệ môi trường (nếu có)
        TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (ghi cụ thể vào TK con 33312, thuế GTGT của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)

b. Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Khi thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, quá trình hạch toán sẽ như sau:
    Nợ vào tài khoản:
        TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
    Ghi có vào tài khoản:
        TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (ghi cụ thể vào TK con 33312, thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ)

Ví dụ: Nhập khẩu hàng hóa
Công ty ABC nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài với tổng giá trị là 1.000.000 USD. Trong đó, bao gồm thuế nhập khẩu (NK) là 100.000 USD, thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (VAT) là 50.000 USD, và thuế bảo vệ môi trường (BVMT) là 20.000 USD.
    Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
    Hạch toán:
        Nợ các tài khoản:
            TK 152: 1.000.000 USD (Giá trị hàng nhập khẩu chưa bao gồm thuế GTGT)
            TK 153: 1.050.000 USD (Giá trị hàng nhập khẩu có bao gồm thuế GTGT)
            TK 156: 50.000 USD (Thuế GTGT phải trả cho người bán)
            TK 211: 1.050.000 USD (Khoản nợ phải trả cho người bán - tổng giá trị hàng nhập khẩu)
        Có vào các tài khoản:
            TK 331: 1.050.000 USD (Phải trả cho người bán)
            TK 3333: 100.000 USD (Thuế xuất nhập khẩu - thuế nhập khẩu)
            TK 33381: 20.000 USD (Thuế bảo vệ môi trường)
            TK 3331: 50.000 USD (Thuế GTGT phải nộp - ghi cụ thể vào TK con 33312, thuế GTGT của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)
    Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
    Hạch toán:
        Nợ vào tài khoản:
            TK 133: 50.000 USD (Thuế GTGT được khấu trừ)
        Có vào tài khoản:
            TK 3331: 50.000 USD (Thuế GTGT phải nộp - ghi cụ thể vào TK con 33312, thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ)

Xem thêm: Hạch toán thuế gtgt khi nhập khẩu

3. Kết Luận

Quá trình hạch toán khi nhập khẩu hàng hóa rất quan trọng để ghi nhận đầy đủ các chi phí liên quan và đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính. Kết luận từ ví dụ minh họa có thể được rút ra như sau:
    Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
        Giá trị hàng nhập khẩu được phản ánh trong các tài khoản nợ như TK 152 và TK 153.
        Thuế GTGT phải trả cho người bán được ghi vào TK 156.
        Các loại thuế khác như thuế nhập khẩu (NK), thuế bảo vệ môi trường (BVMT) được phân bổ vào các tài khoản tương ứng.
        Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được ghi rõ ràng trong TK 3331 với mục con là 33312.
    Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
        Thuế GTGT được khấu trừ được ghi nhận vào TK 133.
        Phần thuế GTGT này được khấu trừ sẽ được ghi vào TK 3331 với mục con là 33312.
Kết luận chính là quá trình hạch toán khi nhập khẩu hàng hóa yêu cầu phải phân tích cẩn thận các khoản chi phí, thuế phí liên quan để đảm bảo việc ghi nhận chính xác trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp công ty hoạt động một cách minh bạch, tuân thủ các quy định pháp luật và quy chuẩn kế toán.
dịch vụ báo cáo tài chính