Hạch toán nghiệp vụ mua hàng, bán hàng công ty thương mại


Trong hoạt động kinh doanh của một công ty thương mại, quản lý và hạch toán nghiệp vụ mua hàng và bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả của quy trình kế toán. Việc xác định và ghi nhận đầy đủ các giao dịch mua bán hàng hóa không chỉ giúp công ty theo dõi chặt chẽ về lưu lượng hàng hóa mà còn đóng góp vào việc quản lý tài chính hiệu quả.
Hạch toán nghiệp vụ mua hàng thường bao gồm việc ghi nhận các chi phí mua hàng hóa từ nhà cung cấp. Từ việc nhận và kiểm tra hàng hóa, việc phát sinh các hóa đơn, đặt hàng, đến việc thanh toán cho nhà cung cấp đều được thể hiện rõ ràng trong các bút toán kế toán.
Mặt khác, quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng cũng rất quan trọng. Từ việc xác định doanh thu bán hàng, quản lý các giao dịch bán hàng, đến việc xử lý các chiết khấu, giảm giá hay hàng hóa được trả lại, tất cả đều cần được ghi chép một cách chính xác và kỹ lưỡng.
 
hach-toan-nghiep-vu-mua-hang-ban-hang

Với sự cẩn trọng và sự chính xác trong hạch toán nghiệp vụ mua bán hàng, công ty thương mại có thể xây dựng và duy trì một hệ thống kế toán hiệu quả, giúp quản lý tài chính một cách linh hoạt, đồng thời nắm bắt được thông tin cần thiết để ra quyết định kinh doanh đúng đắn và hiệu quả.

1. Hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp thương mại

Hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp thương mại là cơ sở của quá trình kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là một số thông tin chi tiết về các thành phần trong hệ thống này:

Sổ sách và chứng từ sử dụng:

    Sổ nhật ký chung: Đây là sổ tổng hợp của phòng kế toán, ghi chép tất cả các giao dịch kinh tế phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp. Nó ghi lại các thông tin như ngày tháng, mô tả giao dịch, và các tài khoản liên quan.
    Sổ cái tài khoản và sổ chi tiết tài khoản: Đây là nơi ghi chép các giao dịch theo từng tài khoản kế toán cụ thể. Sổ cái tài khoản ghi chép các giao dịch tổng hợp, trong khi sổ chi tiết tài khoản chi tiết hơn về từng giao dịch.
    Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: Đây là sổ sách quan trọng, phản ánh nhập, xuất và tồn kho của hàng hóa trong quá trình hoạt động kinh doanh.
    Sổ chi tiết hàng hóa: Đối với doanh nghiệp thương mại, mỗi mặt hàng có thể có sổ chi tiết riêng để quản lý thông tin nhập, xuất, tồn kho của mặt hàng đó.
    Sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng: Ghi chép các giao dịch thu chi tiền mặt cũng như các giao dịch liên quan đến tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
    Bảng phân bổ chi phí trả trước và bảng khấu hao TSCĐ: Ghi nhận thông tin về chi phí phân bổ cho công cụ dụng cụ, tài sản cố định và theo dõi khấu hao của tài sản cố định.

Tài khoản sử dụng:

Các tài khoản kế toán cơ bản được sử dụng trong doanh nghiệp thương mại như:
    156 - Hàng hóa
    151 - Hàng mua đang đi đường
    157 - Hàng gửi bán
    5111 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
    5211 - Chiết khấu thương mại
    5212 - Giảm giá hàng bán
    632 - Giá vốn hàng bán
    421 - Lợi nhuận chưa phân phối
    911 - Xác định kết quả kinh doanh
    Và nhiều tài khoản khác tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.

Hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, phân loại và theo dõi thông tin tài chính của doanh nghiệp thương mại. Bằng cách sử dụng các sổ sách và tài khoản kế toán một cách chính xác và hợp lý, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính cũng như trong việc ra quyết định kinh doanh.

2. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng, bán hàng công ty thương mại

Đây là một hướng dẫn chi tiết về các bút toán hạch toán trong quá trình mua hàng và bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Dưới đây là mô tả chi tiết từng trường hợp và các bút toán liên quan:
Mua hàng:
    Khi hàng đã về và có hóa đơn:
        Ghi nợ tài khoản 156 - Trị giá mua hàng nhập kho.
        Ghi nợ tài khoản 153 - Trị giá bao bì (nếu có).
        Ghi nợ tài khoản 1331 - Thuế GTGT.
        Ghi có tài khoản 331, 111, 112... - Tổng giá trị phải trả cho nhà cung cấp.
        Khi thanh toán cho nhà cung cấp: ghi nợ tài khoản 331 và ghi có tài khoản 111 (nếu trả tiền mặt) hoặc 112 (nếu trả qua ngân hàng).
    Khi hàng đã nhận hóa đơn, nhưng hàng hóa vẫn trên đường:
        Ghi nợ tài khoản 151 - Trị giá hàng mua đang đi đường.
        Ghi nợ tài khoản 153 - Trị giá bao bì (nếu có).
        Ghi có tài khoản 331, 111, 112.
        Khi thanh toán cho nhà cung cấp: ghi nợ tài khoản 331 và ghi có tài khoản 111 (nếu trả tiền mặt) hoặc 112 (nếu trả qua ngân hàng).
        Khi hàng về, thực hiện bút toán: ghi nợ tài khoản 156 và ghi có tài khoản 151.
    Khi hàng hóa đã về, nhưng hóa đơn chưa có:
        Tạm tính: ghi nợ tài khoản 156, 153, 1331 và ghi có tài khoản 331, 111, 112.
        Khi hóa đơn về, thực hiện bút toán tùy thuộc vào giá trị thực tế so với giá tạm tính.
    Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa:
        Ghi nợ tài khoản 156 - Tổng hợp chi phí thu mua hàng hóa.
        Ghi nợ tài khoản 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ.
        Ghi có tài khoản 331, 111, 112 - Tổng giá trị thanh toán.
Trả hàng cho nhà cung cấp:
    Ghi nợ tài khoản 331, 111, 112 và ghi có tài khoản 1561.
    Nếu có thu lại tiền: ghi nợ tài khoản 111, 112 và ghi có tài khoản 331.
Chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp:

    Nếu chiết khấu được trừ trực tiếp vào hóa đơn: ghi nợ tài khoản 156, 1331 và ghi có tài khoản 111, 112, 331 theo số tiền trên hóa đơn.
    Nếu chiết khấu làm giảm giá vốn hàng bán, giảm trị giá hàng tồn kho, giảm các loại chi phí: thực hiện bút toán tương ứng theo từng trường hợp.

Những bút toán này phản ánh đầy đủ các giao dịch mua hàng và các chi phí liên quan, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tài chính một cách chính xác và minh bạch.

Ví dụ:

Dưới đây là một ví dụ cụ thể về quá trình hạch toán khi doanh nghiệp mua hàng hóa từ nhà cung cấp:
Tình huống: Doanh nghiệp ABC mua hàng hóa từ nhà cung cấp XYZ với giá trị mua là 10,000 đơn vị tiền tệ (VND), có thuế GTGT là 10%, và chi phí vận chuyển là 500 đơn vị tiền tệ. Hàng hóa đã được nhận và có hóa đơn kèm theo.
Bước 1: Khi hàng đã về và có hóa đơn:
    Ghi nợ TK 156 - Trị giá mua hàng nhập kho: 10,000 VND
    Ghi nợ TK 1331 - Thuế GTGT: 1,000 VND (10% của 10,000 VND)
    Ghi nợ TK 331 - Nợ phải trả cho nhà cung cấp: 11,000 VND (10,000 + 1,000 VND)
    Ghi có TK 111 - Tiền mặt hoặc TK 112 - Ngân hàng: 11,000 VND (nếu thanh toán ngay)
Bước 2: Phản ánh chi phí vận chuyển:
    Ghi nợ TK 156 - Chi phí vận chuyển: 500 VND
    Ghi nợ TK 1331 - Thuế GTGT: 50 VND (10% của 500 VND)
    Ghi có TK 331 - Nợ phải trả cho nhà cung cấp: 550 VND (500 + 50 VND)
    Ghi có TK 111 - Tiền mặt hoặc TK 112 - Ngân hàng: 550 VND (nếu thanh toán ngay)
Bước 3: Khi hàng đã nhận hóa đơn, nhưng hàng hóa vẫn trên đường:
    Tạm tính: không có hạch toán ghi nợ TK 156, TK 1331 và ghi có TK 331.
    Khi thanh toán cho nhà cung cấp: thực hiện bước 1 khi hàng về nhập kho.
Bước 4: Khi hàng hóa đã về, nhưng hóa đơn chưa có:
    Tạm tính: không có hạch toán ghi nợ TK 156, TK 1331 và ghi có TK 331.
    Khi hóa đơn về, thực hiện bước 1 khi hàng về nhập kho.
Bước 5: Trả hàng cho nhà cung cấp (nếu có):
    Ghi nợ TK 331, 111, 112 - Nợ phải trả cho nhà cung cấp.
    Ghi có TK 1561 - Trả lại hàng hóa.

Thông qua các bước hạch toán này, doanh nghiệp có thể ghi nhận và quản lý các giao dịch mua hàng hóa một cách chính xác, bao gồm cả các chi phí liên quan và các thông tin thuế GTGT để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

3. Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hóa

Đây là một bài hướng dẫn chi tiết về các bút toán hạch toán trong quá trình bán hàng của doanh nghiệp thương mại. Dưới đây là một mô tả chi tiết về các bước hạch toán từ việc ghi nhận giá vốn hàng bán, doanh thu, giảm trừ doanh thu, đến việc kết chuyển các khoản tương ứng vào cuối kỳ:
Bán hàng:
    Ghi nhận giá vốn hàng bán:
        Nợ TK 632 - Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ.
        Ghi có TK 156, 151...
    Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
        Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng giá thanh toán.
        Ghi có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
        Ghi có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
    Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có):
        Ghi nợ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu.
        Ghi có TK 3331, 111, 112, 131, 3388 - Tổng trị giá giảm.
    Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán (nếu có hàng bán bị trả lại):
        Nợ TK 156.
        Ghi có TK 632.
    Ghi nhận chiết khấu thanh toán (nếu có):
        Nợ TK 635 - Chi phí tài chính.
        Ghi có TK 111, 112, 131, 3388.
    Kết chuyển các khoản giảm trừ:
        Nợ TK 5111.
        Ghi có TK 5211, 5212, 5213.
    Kết chuyển doanh thu thuần:
        Nợ TK 511.
        Ghi có TK 911.
    Kết chuyển giá vốn hàng bán và các loại chi phí:
        Nợ TK 911.
        Ghi có TK 632, 635, 641, 642, 811, 821…
    Xác định kết quả kinh doanh:
        Nếu có lãi: Nợ TK 911, Ghi có TK 4212.
        Nếu có lỗ: Nợ TK 4212, Ghi có TK 911.
    Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ:
    Nợ TK 3331 hoặc TK 133 tùy theo quy định và tính toán.

Những bước này giúp doanh nghiệp xác định chính xác doanh thu thuần, chi phí vốn hàng bán và cuối cùng là kết quả kinh doanh sau khi hoàn thành các bước kế toán liên quan đến việc bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Ví dụ:
Tình huống: Doanh nghiệp XYZ bán sản phẩm cho khách hàng với giá trị bán là 20,000 đơn vị tiền tệ (VND). Sản phẩm được bán với hóa đơn kèm theo và không có bất kỳ chiết khấu nào.
Bước 1: Ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán:
    Ghi nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng: 20,000 VND.
    Ghi có TK 632 - Giá vốn hàng bán: 15,000 VND (giả sử chi phí mua hàng là 15,000 VND).
Bước 2: Kết chuyển các khoản giảm trừ (nếu có):
    Không có khoản giảm trừ (ví dụ không có chiết khấu hoặc hàng bán bị trả lại).
Bước 3: Xác định doanh thu thuần và kết quả kinh doanh:
    Nợ TK 511 - Doanh thu: 20,000 VND.
    Ghi có TK 911 - Lãi sau thuế: 5,000 VND (20,000 - 15,000 VND).
Bước 4: Kết chuyển thuế GTGT:
    Nếu áp dụng phương pháp khấu trừ: Ghi nợ TK 3331, ghi có TK 133 hoặc 3341 tùy thuộc vào phương pháp khấu trừ được áp dụng.

Trong ví dụ này, doanh nghiệp XYZ đã thực hiện các bước hạch toán cần thiết sau khi bán hàng, bao gồm ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán, và sau đó xác định kết quả kinh doanh dựa trên doanh thu và chi phí vốn. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ về lợi nhuận thực tế mà họ đã đạt được từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ.

4. Kết Luận

Trong doanh nghiệp thương mại, quá trình hạch toán mua hàng và bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và xác định lợi nhuận. Việc thực hiện các bước hạch toán mua hàng như ghi nhận giá vốn, chi phí liên quan, và thanh toán cho nhà cung cấp là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Tương tự, trong quá trình bán hàng, việc ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán cũng như xác định các khoản giảm trừ doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp. Hạch toán đúng cách giúp doanh nghiệp xác định được lợi nhuận thực tế và tiềm năng trong hoạt động kinh doanh của mình.
Thông qua việc thực hiện các bước hạch toán đúng quy trình và tuân thủ các quy định kế toán, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất tài chính, tăng cường kiểm soát và quản lý rủi ro, đồng thời cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy cho việc ra quyết định kinh doanh trong tương lai.


 
dịch vụ báo cáo tài chính