Hệ thống thông tin kế toán là gì


Hệ thống thông tin kế toán là gì? Mối quan hệ với hệ thống thông tin quản lý được quy định như thế nào là câu hỏi được ôn luyện trong phần nguyên lý kế toán cho người mới bắt đầu học
Chi tiết câu trả lời về nội dung trên như sau

Hệ thống thông tin kế toán là gì

Khái niệm và các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin kế toán:
Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp bao gồm dữ liệu và các quy trình xử lý dữ liệu để sản xuất ra những thông tin cần thiết cho những người sử dụng thông tin. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm tất cả các bước công việc trong một chu trình kế  toán. Hệ thống này còn bao gồm các bản chứng từ sử dụng để ghi nhận nghiệp vụ hoặc sự kiện kinh tế phát sinh, các sổ sách kế toán hoặc các bản ghi trên máy tính để ghi nhận nghiệp vụ, bảng cân đối số phát sinh (còn được gọi là bảng cân đối thử) và các báo cáo tài chính như là những kết quả của chu trình kế toán.
Trong điều kiên kế toán thủ công, hệ thống thông tin kế toán do các kế toán viên thực hiện việc ghi nhận, đánh giá, xử lý,... trên hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo kế toán bản in sẵn trên giấy. Trong điều kiện vi tính hóa, toàn bộ các quy trình kế toán được thực hiện trên máy tính, bắt đầu từ việc ghi nhận nghiệp vụ trên chứng từ, máy tính sẽ tự động xử lý và chuyển sổ liệu vào sổ nhật ký, sổ cái, các sổ chi tiết có liên quan, và cuối cùng là in ra hệ thống báo cáo kế toán theo yêu cầu của người sử dụng thông tin.
hệ thống thông tin kế toán là gì
Để đánh giá tính hiệu quả và hiệu lực về một hệ thống thông tin kế toán của một doanh nghiệp, các nguyên tắc sau đây được sử dụng:
Thứ nhất, hiệu quả về mặt chi phí: Hệ thống kế toán phải hiệu quả về mặt chi phí. Cụ thể, các lợi ích mà thông tin mang lại phải lớn hơn chi phí bỏ ra để có được thông tin đó.
Thứ hai, tính hữu dụng của thông tin kế toán. Để có tích hữu ích, thông tin phải có thể hiệu được, phải phù hợp, phải có tính tin cậy, kịp thời, và chính xác. Những người thiết kế hệ thống kế toán phải quan tâm tới những nhu cầu và kiến thức của những người sử dụng thông tin.
Thứ ba, tính linh hoạt và phù hợp. Hệ thống kế toán nên đáp ứng được những nhu cầu khác nhau của người dùng khác nhau trong những điều kiện khác nhau.

Mối quan hệ của hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin quản lý

Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán
Kế toán thường được gọi là ngôn ngữ kinh doanh bởi tất cả các tổ chức đều có hệ thống kế toán với mục tiêu sản xuất và cung cấp những thông tin giúp người sử dụng thông tin đưa ra được các quyết định kinh doanh tốt hơn. Những người sử dụng thông tin kế toán có thể bao gồm: Những người cho vay, cổ đông, các cơ quan quản lý của nhà nước, khách hàng, kiểm toán độc lập, các nhân viên bán hàng trong đơn vị, các nhà quản lý, kế toán trưởng,... Các đối tượng sử dụng thông tin này có thể được chia thành 2 nhóm chính (xem 1.1.2.1).
Cả hai nhóm người sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp dựa vào việc kiểm soát nội bộ để giám sát và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ là những quy trình được thiết lập để bảo vệ tài sản, máy móc của doanh nghiệp, đảm bảo các báo cáo kế toán tin cậy, khuyến khích tính hiệu quả, và khích lệ sự kết nối giữa các bộ phận và các chính sách của công ty.
Trong quá trình hoạt động, quản lý sử dụng nhiều thông tin khác nhau. Nếu theo mục đích phục vụ, hệ thống thông tin kế toán bao gồm: (1) Hệ thống xử lý giao dịch hàng ngày; (2) Hệ thống trợ giúp ra quyết định; (3) Hệ thống dành cho quản lý cấp cao; (4) Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. Trong đó:
-Hệ thống xử lý giao dịch hàng ngày: Xử lý các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, nhà cung cấp… hoặc với nhân viên của tổ chức đó. Hệ thống này trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp như: trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng… Các công việc chính thuộc hoạt động này gồm nhận dữ liệu, nhập dữ liệu, lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu và phát sinh các báo cáo thống kê. Hệ thống này có đặc tính chung là liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy trình chuẩn, thao tác trên dữ liệu chi tiết, diễn tả đúng những gì đã xảy ra, cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản.
- HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh: Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược, cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh. Hệ thống này được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức: khách hàng, một nhà cung cấp, tổ chức khác của cùng ngành.
- Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ  chức ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Hệ thống này tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Nguồn thông tin sử dụng cho hệ thống là các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch, các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và được phép sử dụng thông tin của tổ chức.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định: Trợ giúp các hoạt động ra quyết định - là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Hệ thống này là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều CSDL và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.
- Hệ thống chuyên gia: Nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Dùng để phân tích thông tin quan trọng dưới dạng tổng quát: (1) Hiệu quả và năng lực của tổ chức; (2) Thị hiếu của khách hàng; (3) Các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh; (4) Năng lực của các nhà cung cấp… Hệ thống này cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO).
Nếu theo nhóm nghiệp vụ, hệ thống thông tin bao gồm: (1) Hệ thống thông tin tài chính; (2) Hệ thống thông tin nguồn nhân lực; (3) Hệ thống thông tin kế toán; (4) Hệ thống thông tin marketing; (5) Hệ thống thông tin về quá trình sản xuất kinh doanh,... Trong từng nhóm nghiệp vụ này, thông tin lại được phân tách thành từng mức độ phục vụ: cho xử lý nghiệp vụ hàng ngày, cho những người quản lý bậc trung, và cho những người quản lý cấp cao.
Như vậy, có thể rút ra rằng, hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý co chức năng cung cấp những thông tin hữu ích cho những người sử dụng thông tin trong một tổ chức, một đơn vị.
Để thông tin có ích cho người sử dụng thông tin, các thông tin kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Trung thực: Các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Khách quan: Các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo.
- Đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót.
- Kịp thời: Các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo kịp thời,
đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ.
- Dễ hiểu: Các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu đối với ngời sử dụng. Người sử dụng ở đây đợc hiểu là ngời có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình. Thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh.
- Có thể so sánh: Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán. Trờng hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch.
Trên là bài viết Hệ thống thông tin kế toán là gì? Mối quan hệ của hệ thống thông tin kế toán với hệ thống thông tin quản lý, nếu bạn mới bắt đầu chưa biết gì muốn tìm hiểu tường tận về kế toán thì có thể tham khảo thêm khóa học kế toán tổng hợp thực hành thực tế của chúng tôi được trang bị đầy đủ các kiến thức từ cơ bản cho tới học thực chiến trên chứng từ do các chuyên gia kế toán trưởng đầu ngành được thuê về để trực tiếp giảng dạy
dịch vụ báo cáo tài chính