Hình thức ghi sổ nhật ký chung theo thông tư 200

Hình thức ghi sổ nhật ký chung theo thông tư 200 phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô hoạt động vừa và nhỏ, loại hình hoạt động đơn giản

Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái, số liệu ghi trên sổ nhật ký chung được dùng làm căn cứ ghi sổ cái

Đặc điểm của hình thức ghi sổ nhật ký chung theo thông tư 200 và 133

Hệ thống sổ kể toán theo hình thức nhật ký chung theo thông tư 200/2014/TT-BTC bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

- Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng)

- Sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng đối tượng kế toán.

Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung. Tuy nhiên trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái, doanh nghiệp có thể mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó

Đặc điểm của hình thức nhật ký chung là mô hình tổ chức sổ tách rời công việc ghi nhật ký và ghi sổ cái trên hai loại sổ riêng biệt là sổ nhật ký chung và nhật ký đặc biệt(những sổ này được dùng để phân loại ghi chép chứng từ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ) và ghi theo nội dung kinh tế (theo từng tài khoản kế toán) được thực hiện riêng trên sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cái của ít nhất hai tài khoản có liên quan; Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký đặc biệt; cuối tháng(hoặc định kỳ), cộng vào nhật ký đặc biệt, lấy số liệu ghi vào sổ cái tài khoản tương ứng.

Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán theo trình tự thờời gian. Ngoài ra trên sổ nhật ký chung còn phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ cho việc ghi sổ cái, số liệu trên sổ nhật ký chung được dùng làm căn cứ ghi sổ cái

Ưu điểm của hình thức ghi sổ nhật ký chung

+ Hình thức ghi sổ nhật ký chung cơ bản đã giảm thiểu được việc ghi chép trùng lặp

+ Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện

+ Thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán

+ Cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý

+ Hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chung thích hợp với mọi loại hình đơn vị

Nhược điểm hình thức ghi sổ nhật ký chung:

+ Đối với một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nếu không phản ánh vào sổ nhật ký đặc biệt thì việc ghi chép vẫn còn bị trùng lặp, mất nhiều thời gian và chi phí

+ Việc ghi chép khá nhiều, và thường xuyên phải loại bỏ nghiệp vụ trình trước khi phản ánh vào sổ cái

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ nhật ký chung

- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.  Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Đối với các đối tượng phát sinh nhiều, nhằm giảm nhẹ công việc ghi sổ cái, thì đối với hình thức ghi sổ nhật ký chung cho phép đơn vị sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt, khi đó hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dung làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái. Lưu ý rằng, nhật ký đặc biệt là một dạng của sổ nhật ký chung nên một nghiệp vụ đã ghi nhật ký chung thì không ghi nhật ký đặc biệt và ngược lại

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái các tài khoản, lập bảng cân đối sô tài khoản, sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và sổ (bảng) tổng hợp chi tiết, Sổ cái sẽ sử dụng để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số tài khoản phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt cùng kỳ)

Chốt lại về trình tự của hình thức ghi sổ nhật ký chung như sau:

♦ Hàng ngày cầm chứng từ ghi vào sổ nhật ký chung và sổ chi tiết

♦ Định kỳ (cuối tháng, cuối quý) căn cứ vào nhật ký chung để cập nhật lên sổ cái

♦ Cuối kỳ tiến hành đối chiếu, kiểm tra giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh

♦ Cuối cùng căn cứ bảng cân đối phát sinh để lập báo cáo tài chính

Như vậy đối với các doanh nghiệp mới thành lập công ty sau khi đã làm xong các thủ tục ban đầu kế toán sẽ tiến hành lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán, với lượng doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay thì đa số đều lựa chọn hình thức ghi sổ nhật ký chung và tùy theo mô hình tổ chức và lĩnh vực kinh doanh thì lựa chọn chế độ kế toán phù hợp.

Còn đối với các doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán thuế thì mặc định sẽ sử dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung.

Bạn chưa biết gì về kế toán hoặc bạn đã học qua rồi nhưng chưa biết làm hệ thống sổ sách kế toán trên excel hoặc phần mềm thì có thể tham khảo thêm: Học kế toán thực hành online

Bài viết liên quan:

Mẫu sổ nhật ký chung thông tư 200

Mẫu sổ cái thông tư 200