Hồ sơ tài sản cố định gồm những gì

Hồ sơ tài sản cố định là một phần quan trọng trong quản lý tài sản của một tổ chức hay doanh nghiệp. Nó là một tập hợp các tài liệu và thông tin chi tiết về các tài sản cố định mà tổ chức sở hữu hoặc sử dụng để phục vụ hoạt động kinh doanh. Vậy hồ sơ tài sản cố định gồm những gì ?Dưới đây là một số thông tin quan trọng mà hồ sơ tài sản cố định thường chứa:
Thông tin chi tiết về tài sản: Hồ sơ tài sản cố định bao gồm thông tin chi tiết về từng tài sản cố định trong tổ chức. Điều này có thể bao gồm tên tài sản, mã số, mô tả, ngày mua, nguồn gốc và giá trị ban đầu của tài sản.

Thông tin về bảo hành và bảo trì: Hồ sơ tài sản cố định cũng thường chứa thông tin về các hợp đồng bảo hành và bảo trì cho các tài sản. Điều này giúp quản lý việc bảo trì, sửa chữa và nâng cấp tài sản cố định một cách hiệu quả.
Thông tin về sử dụng và vị trí: Hồ sơ tài sản cố định cung cấp thông tin về việc sử dụng và vị trí của từng tài sản trong tổ chức. Điều này giúp quản lý biết chính xác tài sản đang được sử dụng như thế nào và nơi chúng đặt trong tổ chức.
Thông tin về giá trị và khấu hao: Hồ sơ tài sản cố định bao gồm thông tin về giá trị hiện tại của các tài sản cố định và các phương pháp khấu hao được sử dụng để tính toán giá trị còn lại của chúng theo thời gian.
Thông tin về bán và thanh lý: Nếu một tài sản cố định được bán hoặc thanh lý, hồ sơ tài sản cố định cũng ghi lại thông tin liên quan. Điều này giúp theo dõi quá trình bán hàng hoặc thanh lý tài sản và đảm bảo việc thực hiện theo quy trình và quy định pháp luật.

Hồ sơ tài sản cố định gồm những gì

- Với tài sản cố định thì có giá trị từ 30 triệu đồng, thời gian sử dụng trên 1 năm.
Đối các khoản đầu tư không ở dạng hình thể vật chất như phần mềm, thương hiệu, quyền sử dụng đất thì hạch toán tài sản cố định vô hình.
Và hồ sơ tài sản cố định cần có đó là:
- Hóa đơn, chứng từ hình thành: Đây là các chứng từ liên quan đến việc mua sắm hoặc tạo ra tài sản cố định vô hình, chẳng hạn như hóa đơn mua phần mềm, hợp đồng mua bản quyền thương hiệu hoặc quyền sử dụng đất. Những chứng từ này chứng minh quyền sở hữu hay quyền sử dụng tài sản và cần được lưu trữ để tạo cơ sở hợp lý cho hạch toán và kiểm toán sau này.
- Quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao TSCĐ: Quyết định của tổ chức về việc đưa tài sản vô hình vào sử dụng và phương pháp trích khấu hao cần được ghi lại trong hồ sơ tài sản cố định. Thông qua quyết định này, tổ chức xác định thời gian sử dụng và tỷ lệ khấu hao để phản ánh giá trị sử dụng của tài sản theo thời gian.
- Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận sử dụng, quản lý: Khi tài sản vô hình được chuyển giao cho bộ phận sử dụng hoặc quản lý, cần có biên bản giao nhận tài sản. Biên bản này ghi lại thông tin về tài sản, ngày chuyển giao và người đại diện của bộ phận sử dụng hoặc quản lý, tạo nền tảng cho việc theo dõi và định vị tài sản trong tổ chức.
Sổ, Thẻ tài sản cố định: Đây là các tài liệu ghi chép chi tiết về từng tài sản cố định vô hình, bao gồm thông tin về tên tài sản, ngày mua, nguồn gốc, giá trị ban đầu, thời gian sử dụng và phương pháp khấu hao. Sổ, thẻ tài sản cố định giúp tổ chức theo dõi và kiểm soát tài sản một cách chính xác.

TH1: Đối với tài sản cố định góp vốn

Để góp vốn bằng tài sản cố định, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:
- Biên bản họp hội đồng quản trị/HĐTV công nhận giá trị tài sản được góp vốn, biên bản bàn giao tài sản và biên bản góp vốn.
- Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận từ Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập.
- Giấy tờ hồ sơ sang tên đổi chủ, cùng với lệ phí trước bạ (TSCĐ góp vốn được miễn các loại thuế, bao gồm lệ phí trước bạ).
- Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hình thành trước khi góp vốn (nếu có).
Lưu ý:
Trường hợp tài sản là ô tô chở người dưới 9 chỗ và có giá trị lớn hơn 1,6 tỷ, bạn cần thực hiện khấu hao và hạch toán toàn bộ giá trị vào chi phí thuế, với giá trị khấu hao tối đa là 1,6 tỷ.
Nếu tài sản cố định không có đủ hồ sơ pháp lý, bạn vẫn phải theo dõi hạch toán nội bộ. Khi quyết toán thuế, bạn sẽ loại trừ giá trị khấu hao khỏi chi phí và chỉ tiêu B4 trên quyết toán thuế

TH2: Đối với tài sản cố định mua mới thì hồ sơ cần

 Để mua tài sản cố định mới, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:
Hợp đồng mua tài sản/hợp đồng nhập khẩu.
Hoá đơn giá trị gia tăng/hoá đơn thông thường cho việc mua tài sản.
Hoá đơn cho nguyên vật liệu và cấu kiện đi kèm.
Chứng từ liên quan đến chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển và lắp đặt (nếu có).
Biên bản giao nhận tài sản từ người bán cho công ty.
Chứng từ hoặc biên lai nộp thuế (bao gồm lệ phí trước bạ và thuế trực thu).
Lưu ý:
Hợp toàn bộ chi phí mua, nhân công lắp đặt, chi phí chuyển giao và thuế gián thu vào giá trị tài sản cố định.
Trong trường hợp vay vốn ngân hàng để mua tài sản cố định, bạn cần hạch toán các chi phí bình thường trong kỳ. Nếu quá trình mua tài sản có nhiều chứng từ và xảy ra trong nhiều thời gian, bạn cần tập hợp chúng vào tài khoản 241 trước khi chuyển sang tài khoản 211.

TH3: Đối với tài sản cố định xây lắp hoàn thành, sửa chữa lớn tài sản cố định cần

- Bản vẽ kỹ thuật
- Dự toán, dự trừ chi phí và tiêu hao
- Hợp đồng thi công, xây lắp, sửa chữa, gia công (thuê ngoài)
- Hồ sơ quyết toán, bản vẽ hoàn công khi nghiệm thu – bàn giao.
- Tập hợp chi phí do công ty trực tiếp thực hiện về: vật tư, nhân công theo nguyên tắc thực tế phát sinh có hoá đơn tài chính hoặc chứng từ hợp lý –hợp lệ
- Biên bản nghiệm thu từng phần/toàn phần
- Biên bản bàn giao tài sản cố định xây lắp, sửa chữa hoàn thành
- Hoá đơn tài chính cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành
- Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi vay (nếu có)
Lưu ý:
- Tập hợp toàn bộ giá trị thuê gia công xây lắp, giá trị phát sinh về vật tư, nhân công do công ty chi trả, chi phí lãi vay, chi phí lắp đặt chạy thử, lệ phí đăng ký quyền sở hữu vào nguyên giá tài sản cố định.
- Quá trình phát sinh chi phí tập hợp vào tài khoản xây dựng cơ bản dở dang, khi hoàn thành đưa vào sử dụng thì kết chuyển sang giá trị tài sản.

TH4: Đối với tài sản cố định thuê tài chính thì cần

- Hợp đồng thuê tài chính
- Hồ sơ thanh toán lần đầu, tiền gốc và tiền lãi từng kỳ
- Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng
Lưu ý:
- Quản lý hiện vật như tài sản cố định hình thành do mua mới.
- Giá trị chưa trả hết theo hợp đồng thuê tài chính phải quản lý hạch toán “nợ thuê tài chính” chi tiết đối tượng

TH5: Đối với tài sản cố định thuê hoạt động

Để thuê tài sản cố định để hoạt động, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:
Hợp đồng thuê.
Hoá đơn tài chính.
Chứng từ thanh toán.
Biên bản giao nhận.
Lưu ý:
Nếu chi trả thuê được thực hiện theo chu kỳ hàng tháng, bạn cần tính toán chi phí thuê từng tháng và ghi vào chi phí hoạt động của bộ phận sử dụng.
Trong trường hợp chi trả thuê được thực hiện theo chu kỳ hàng tháng nhưng chi trả cho nhiều tháng cùng một lần, bạn cần phân bổ giá trị tương ứng của từng tháng vào chi phí hoạt động của bộ phận sử dụng.

TH6: Đối với tài sản cố định thanh lý, nhượng bán thì hồ sơ cần chuẩn bị

Để thanh lý và nhượng bán tài sản cố định, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:
- Biên bản họp hội đồng quản trị để xác nhận việc thanh lý tài sản.
- Quyết định của giám đốc về việc thanh lý tài sản cố định.
- Hợp đồng thanh lý và nhượng bán tài sản cố định.
- Hoá đơn giá trị gia tăng dựa trên giá bán được đàm phán.
- Chứng từ thanh toán theo hoá đơn.
- Biên bản bàn giao tài sản cho người mua.
Lưu ý:
Khi thanh lý và nhượng bán tài sản, cần kết thúc việc theo dõi thẻ tài sản và hồ sơ tài sản tương ứng.
Tài sản được thanh lý sẽ được loại trừ khỏi danh sách tính khấu hao.
Giá bán được ghi nhận vào thu nhập khác, vì mục đích ban đầu mua tài sản để sử dụng, nhưng khi thanh lý và nhượng bán, không được hạch toán vào doanh thu.
Các chi phí liên quan đến thanh lý và nhượng bán tài sản được ghi nhận là chi phí khác, không tính vào chi phí hoạt động.
Hồ sơ tài sản cố định đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, bảo vệ và tối ưu hóa tài sản cố định của một tổ chức. Đảm bảo rằng hồ sơ này được cập nhật đầy đủ và được duy trì một cách chính xác là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý tài sản cố định hiệu quả.
Trên là bài viết hồ sơ tài sản cố định gồm những gì, nếu bạn chưa có kinh nghiệm thì có thể tìm hiểu về khóa học kế toán thực hành thực tế của Minh Việt do đội ngũ kế toán trưởng chuyên dịch vụ làm báo cáo tài chính cho các doanh nghiệp