Hóa đơn điện tử có được kèm bảng kê không

Hóa đơn điện tử có được kèm bảng kê không là một câu hỏi phổ biến mà nhiều người kinh doanh đặt ra khi thực hiện quy trình xuất bán hàng. Theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn từ Công văn số 587/TCT-CS, hóa đơn điện tử có thể được kèm theo bảng kê đối với các dịch vụ và hàng hóa đặc thù phát sinh theo kỳ, như điện, nước, dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình, chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán và bảo hiểm. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tổ chức và liệt kê chi tiết các mặt hàng đã bán ra trong bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử.
Bảng kê cần phải chứa đầy đủ thông tin như tên người bán, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thông tin thuế giá trị gia tăng nếu áp dụng, và ngày lập. Sự sắp xếp chuẩn mực này giúp đảm bảo tính minh bạch và thỏa đáng trong quản lý thuế và kiểm tra từ phía các cơ quan có thẩm quyền.

Hóa đơn điện tử có được kèm bảng kê không?

Trước tiên, cần khẳng định rằng, về cơ bản hóa đơn điện tử không được gửi kèm bảng kê mà chỉ được gửi kèm bảng kê đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh.
Tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thủ như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày.. .tháng...năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hoá, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày.. .tháng...năm”.
Đồng thời, Công văn số 587/TCT-CS ngày 02/3/2022 của Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn, người bán được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn đối với một số loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù được bán theo kỳ nhất định như: Điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm.

Quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Để tuân thủ quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử dựa trên điểm a khoản 6 Điều 10 của Nghị định số 123/2020, các kế toán trong doanh nghiệp cần chú ý đến các điểm sau:
Bảng kê cần bao gồm thông tin: Tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán; tên hàng hoá, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hoá, dịch vụ bán ra; ngày lập bảng kê; tên và chữ ký người lập Bảng kê.
Trường hợp người bán áp dụng phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng, bảng kê cần cung cấp thông tin về "thuế suất giá trị gia tăng" và "tiền thuế giá trị gia tăng". Tổng số tiền thanh toán trên bảng kê phải khớp với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
Các hàng hoá và dịch vụ bán ra cần được liệt kê trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê cần ghi rõ "kèm theo hóa đơn số ngày.. .tháng...năm", và hóa đơn cần ghi rõ "kèm theo bảng kê số..., ngày.. .tháng...năm".
Bảng kê và hóa đơn cần được lưu giữ cùng nhau để phục vụ cho việc kiểm tra và đối chiếu bởi các cơ quan có thẩm quyền.
Nếu hàng hoá hoặc dịch vụ đã được liệt kê trên bảng kê, thì không cần phải ghi đơn giá trong hóa đơn.
Như vậy, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ đặc thù phát sinh theo kỳ (ngày/tuần/tháng) với số lượng danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm… thì được sử dụng bảng kê.
Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn đầu ra sai thuế suất