Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo, truyền, lưu trữ và xử lý dưới dạng điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử thường được tạo ra và quản lý bằng các phần mềm, ứng dụng, hoặc hệ thống quản lý hóa đơn điện tử đáp ứng các yêu cầu về định dạng, tính năng bảo mật và xác thực theo quy định của pháp luật.

Mã xác thực là một mã số được gắn vào hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn. Mã xác thực được sử dụng để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử và đảm bảo rằng nó không bị sửa đổi sau khi được tạo ra. Mã xác thực thường được sinh ra bằng cách sử dụng các công nghệ mã hóa hoặc chữ ký điện tử, và được đính kèm vào hóa đơn điện tử trong quá trình tạo ra hoặc trước khi truyền đi.

Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ, và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử thường được sử dụng như một phương tiện thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống trong quá trình giao dịch mua bán, giúp tối ưu hóa quy trình kê khai thuế, giảm bớt thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn giúp nâng cao tính minh bạch, đảm bảo tính chính xác và an toàn của thông tin giao dịch.Hóa đơn điện tử thường được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Nó được tạo ra dưới dạng dữ liệu điện tử và có thể được truyền đi qua các kênh truyền thông điện tử như email, mạng internet, hoặc các hệ thống liên kết giữa các tổ chức tham gia. Hóa đơn điện tử cũng được lưu trữ trên máy tính của các bên tham gia theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng tra cứu, kiểm tra sau này.
Hóa đơn điện tử giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm bớt việc sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, đồng thời giúp giảm bớt thời gian, công sức và tài nguyên cần thiết để xử lý hóa đơn. Nó cũng đem lại tính chính xác và tính nhất quán trong quá trình tạo, lưu trữ, và quản lý hóa đơn, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định của địa phương hoặc quốc gia liên quan.

Hóa đơn điện tử xác thực là gì

Hóa đơn điện tử xác thực (hoặc hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế - hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực thông qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế, và số hóa đơn xác thực là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế. Hóa đơn điện tử xác thực thường được sử dụng để đảm bảo tính hợp lệ và đúng luật của hóa đơn điện tử, giúp người tiêu dùng, cơ quan thuế, và các bên liên quan có thể xác nhận tính chính xác và nguồn gốc của hóa đơn điện tử.
Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hóa đơn xác thực còn có Mã QR (mã vạch hai chiều) được hiển thị ở góc trên bên phải của hóa đơn xác thực. Mã QR là một mã vạch chứa thông tin được mã hóa dưới dạng hình ảnh có thể được quét bằng các thiết bị điện tử cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại di động, máy tính bảng để đọc. Thông qua mã QR, người sử dụng có thể truy cập vào thông tin chi tiết của hóa đơn xác thực, giúp đảm bảo tính minh bạch và khả năng tra cứu của giao dịch mua bán.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế

Theo Dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, để sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, người sử dụng cần đáp ứng các điều kiện sau:
Sử dụng chữ ký số được ký bằng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận. Điều này đồng nghĩa với việc hóa đơn điện tử cần được ký bằng chữ ký số đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và bảo mật của cơ quan nhà nước, để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu trên hóa đơn điện tử.
Đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và có khả năng truy cập, sử dụng Internet. Điều này đòi hỏi người sử dụng hóa đơn điện tử cần có hạ tầng công nghệ thông tin đủ để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, phần mềm, phần cứng và mạng để thực hiện giao dịch hóa đơn điện tử, cũng như khả năng truy cập và sử dụng Internet để thực hiện các hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử.
Việc đáp ứng các điều kiện trên sẽ giúp đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của hóa đơn điện tử, đồng thời tăng tính hiệu quả, tiện ích và bảo mật trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có thể thay đổi tùy theo quy định của pháp luật hiện hành và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trên là bài viết hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì? Nếu bạn chưa có kiến thức kế toán thì có thể tìm hiểu thêm về khóa học kế toán tổng hợp thực hành của chúng tôi được trực tiếp đội ngũ kế toán trưởng chuyên làm dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán trực tiếp cầm tay chỉ việc ngoài ra còn tổ chức các khóa học kế toán thực hành online dành cho người không có thời gian để đi học
Xem tiếp bài: Phân biệt hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng thông thường