Khi nào lập mẫu 04/SS-HDDT

Trong quá trình kinh doanh và thực hiện các giao dịch thương mại, việc quản lý và thực hiện hóa đơn điện tử đóng một vai trò quan trọng trong việc tuân thủ quy định thuế và hành vi kinh doanh đúng quy tắc. Mẫu 04/SS-HDDT là một công cụ quan trọng trong quy trình này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về khi nào cần lập mẫu 04/SS-HDDT và các trường hợp sử dụng phổ biến của nó.

Mẫu 04/SS-HDDT là một công cụ quan trọng trong việc quản lý hóa đơn điện tử và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế. Việc hiểu rõ khi nào cần lập mẫu này và các trường hợp sử dụng phù hợp giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về việc không tuân thủ quy định thuế và duy trì sự chính xác của hóa đơn điện tử của họ.

Mẫu 04/SS-HDDT là gì

Mẫu 04/SS-HDDT là một biểu mẫu được cơ quan thuế sử dụng để ghi nhận các điều chỉnh, hủy bỏ hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã được lập. Được thiết kế để giúp doanh nghiệp báo cáo với cơ quan thuế về các sự thay đổi trong hóa đơn điện tử đã phát hành, mẫu 04/SS-HDDT đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tuân thủ các quy định thuế và giám sát sự chính xác của các thông tin trong hóa đơn.
Tải mẫu này tại: Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

Khi nào cần lập mẫu 04/SS-HDDT

Dưới đây là các trường hợp cụ thể khi bạn cần lập mẫu 04/SS-HDDT:
1. Trường hợp 01: Sửa lỗi trên hóa đơn điện tử đã lập
Sai sót trong thông tin hóa đơn: Khi người bán phát hiện rằng hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót trong các thông tin như tên, địa chỉ, hay các chi tiết khác của hóa đơn, người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế. Trong trường hợp này, mẫu 04/SS-HDDT được sử dụng để hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới với thông tin chính xác, sau đó gửi cho người mua.
2. Trường hợp 02: Sửa lỗi về tên và địa chỉ của người mua
Sai sót về tên và địa chỉ của người mua: Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua có sai sót về tên, địa chỉ của người mua, nhưng không có sai sót về mã số thuế và các thông tin khác không có lỗi, thì người bán cần lập mẫu 04/SS-HDDT để thông báo với cơ quan thuế về sai sót này. Lưu ý rằng trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót như trên, thì cần gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế trước.
3. Trường hợp 03: Hủy hóa đơn điện tử đã lập do việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ
 Hóa đơn đã lập khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó phải hủy hóa đơn: Điều này xảy ra khi có sự thay đổi trong việc cung cấp dịch vụ, ví dụ như việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp này, mẫu 04/SS-HDDT được sử dụng để báo cáo việc hủy hóa đơn điện tử đã lập.
4. Trường hợp 04: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP
Sai sót theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP: Trong trường hợp hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP có sai sót, mẫu 04/SS-HDDT cũng được sử dụng để báo cáo và điều chỉnh các thông tin sai sót trong hóa đơn này.
Lưu ý rằng trong trường hợp đã lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không cần phải lập mẫu 04/SS-HDDT. Điều này đã được xác nhận trong công văn 1647/TCT-CS.

Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HDDT

Mẫu số 04/SS-HDDT có thể được gửi bất kỳ thời gian nào, nhưng chậm nhất là vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp lập hóa đơn vào tháng 9/2023 mà phát hiện sai sót và cần điều chỉnh, thì hạn nộp mẫu 04/SS-HDDT chậm nhất là ngày 31/10 (theo tháng) hoặc 31/12/2023 (theo quý).
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm làm kế toán thuế cần tìm một khóa học kế toán thực hành thực tế thì có thể liên hệ Kế Toán Minh Việt là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kế toán thuế và dịch vụ làm báo cáo tài chính cuối năm cho nhiều loại hình doanh nghiệp từ thương mại, dịch vụ, cho tới sản xuất xây dựng có mở các khóa học kế toán chất lượng cao dạy thực chiến trên chứng từ ở các địa điểm sau:
⇒ Học kế toán tại Long Biên
⇒ Học kế toán tại Thanh Xuân
⇒ Học kế toán tại Bắc Ninh
⇒ Học kế toán tại Thủ Đức
Bài liên trước xem thêm tại: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì