Quy định về chi phí vé máy bay hợp lệ hợp lý

Để đánh giá quy định về chi phí vé máy bay hợp lệ hợp lý cần tuân thủ các quy định của pháp luật, kế toán và công ty, đồng thời đầy đủ giấy tờ chứng minh tính hợp lệ và đảm bảo tính cần thiết, chính xác và phù hợp của chi phí.

Nên tham khảo ý kiến của chuyên gia tài chính hoặc đội ngũ kế toán của công ty hoặc tìm hiểu trên các trang về kế toán tài chính có quy định văn bản rõ ràng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh rủi ro pháp lý.

Quy định về chi phí vé máy bay hợp lệ hợp lý

Quy định về chi phí vé máy bay thường được quy định trong chính sách chi phí của doanh nghiệp, phù hợp với quy định của pháp luật và chủng loại chi phí cụ thể. Tuy nhiên, dưới đây là một số hướng dẫn chung về chi phí vé máy bay hợp lý trong ba trường hợp cụ thể mà bạn đề cập:
Chi phí vé máy bay đi công tác hợp lệ:
Chi phí vé máy bay đi công tác thường được xem là chi phí hợp lệ nếu nó được liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty, ví dụ như đi công tác gặp gỡ khách hàng, đàm phán hợp đồng, tham gia hội thảo hoặc huấn luyện công việc.
Chi phí vé máy bay đi công tác cần phải được ghi chép đầy đủ và chính xác trong hồ sơ kế toán của công ty, bao gồm hóa đơn, hợp đồng hoặc giấy tờ liên quan, và phải tuân thủ các quy định về giá trị hợp lý, phù hợp với mức chi phí thực tế của chuyến đi.
Chi phí vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài:
Chi phí vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài được mời đến làm việc trong công ty thường cũng được xem là chi phí hợp lệ, miễn là chuyên gia đó có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty và có hợp đồng hoặc thỏa thuận với công ty.
Chi phí này cần phải có giấy tờ chứng minh tính hợp lệ của việc mời chuyên gia, bao gồm hợp đồng, thỏa thuận, visa nhập cảnh, hộ chiếu, hợp đồng lao động hoặc giấy tờ khác liên quan.
Chi phí vé máy bay thanh toán qua thẻ cá nhân:
Chi phí vé máy bay thanh toán qua thẻ cá nhân của cá nhân trong công ty có thể được xem là chi phí hợp lệ nếu nó có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty và được ghi chép đầy đủ trong hồ sơ kế toán.
Tuy nhiên, cần phải tuân thủ chính sách và quy định của công ty về thanh toán chi phí qua thẻ cá nhân, đồng thời đảbảo rằng việc thanh toán qua thẻ cá nhân đáp ứng đúng quy định của pháp luật và không vi phạm chính sách nội bộ của công ty.
Ngoài những quy định chung trên, cần lưu ý một số nguyên tắc chung khi đánh giá tính hợp lý của chi phí vé máy bay, bao gồm:
Tính cần thiết: Chi phí vé máy bay cần phải được chứng minh là cần thiết và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. Nên tránh chi phí không cần thiết hoặc không liên quan đến mục đích công việc.
Tính hợp lệ: Chi phí vé máy bay cần phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thuế, kế toán và các quy định nội bộ của công ty. Việc đầy đủ giấy tờ chứng minh tính hợp lệ của chi phí là điều cần thiết.
Tính chính xác: Các thông tin về chi phí vé máy bay cần phải được ghi chép đầy đủ, chính xác và theo đúng quy định của công ty. Nên kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn, hợp đồng, giấy tờ liên quan để đảm bảo tính chính xác của chi phí.
Tính phù hợp: Chi phí vé máy bay cần phải phù hợp với mức chi phí thực tế của chuyến đi và theo đúng chính sách chi phí của công ty. Nên so sánh với mức giá thị trường, các quy định của pháp luật, cũng như các chính sách nội bộ của công ty để đảm bảo tính phù hợp của chi phí.

Các trường hợp cụ thể quy định về chi phí vé máy bay hợp lệ hợp lý

TH1: Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay tại Đại lý:

 theo quy định của Thông tư 96/2015/TT-BTC, để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, các doanh nghiệp cần có đầy đủ các giấy tờ liên quan đến mua vé máy bay tại đại lý, bao gồm:
Hoá đơn: Công ty cần có hoá đơn chứng từ chính thức từ đại lý bán vé máy bay, ghi rõ thông tin đầy đủ về số hoá đơn, tên đại lý, thông tin liên hệ, ngày bán, tên và số lượng vé máy bay mua, giá trị vé, thuế GTGT (nếu có), tổng giá trị hoá đơn.
Vé máy bay: Công ty cần lưu giữ các vé máy bay đã mua tại đại lý, ghi rõ thông tin về số vé, ngày bay, hành trình bay, giá trị vé.
Thẻ lên máy bay (nếu có): Nếu công ty có sử dụng thẻ lên máy bay (boarding pass) thay thế cho vé giấy, cần lưu giữ thẻ lên máy bay này để chứng minh việc đã thanh toán và sử dụng dịch vụ máy bay.
Chứng từ thanh toán: Nếu giá trị mua vé máy bay vượt quá 20 triệu đồng, công ty cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để có đủ cơ sở chứng minh việc thanh toán bằng phương tiện không dùng tiền mặt.
Để tuân thủ đúng quy định chi phí vé máy bay hợp lệ hợp lý thì các giấy tờ liên quan đến mua vé máy bay cần được lưu giữ, bảo quản và cung cấp khi có yêu cầu của cơ quan thuế hoặc cơ quan kiểm toán. Việc đầy đủ giấy tờ chứng minh tính hợp lệ của chi phí là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật và tránh rủi ro pháp lý. Nên tham khảo ý kiến của chuyên gia tài chính hoặc đội ngũ kế toán của công ty để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và nắm rõ các điều khoản chi tiết liên quan đến quy định chi phí vé máy bay của công ty.

TH2:. Nếu doanh nghiệp khoán cho nhân viên đi công tác tự mua vé máy bay

Theo quy định của điều 4 trong Thông tư 96/2015/TT-BTC:
- Hóa đơn (nếu cá nhân mua vé máy bay trực tiếp tại đại lý hoặc từ các dịch vụ bán vé máy bay trực tuyến).
- Vé máy bay (vé máy bay điện tử hoặc thẻ lên máy bay nếu cá nhân đó mua qua website).
- Chứng từ thanh toán của cá nhân với bên bán hàng: bao gồm các chứng từ như biên lai, phiếu thu, hoặc các tài liệu thanh toán khác.
- Doanh nghiệp cần có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác, nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm công tác, và các khoản chi phí được đồng ý.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Các chứng từ này cần được lưu giữ và sắp xếp đúng quy định của pháp luật để có thể kiểm tra, kiểm soát và chứng minh tính hợp lệ của các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp. Ngoài ra, cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật và quy định nội bộ của doanh nghiệp liên quan đến việc khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp cho người lao động đi công tác.
Theo quy định của Thông tư 96/2015/TT-BTC và Công văn số 8912/CT-TTHT của Cục Thuế TP.HCM, để có thể tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) và có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, và chi phí mua vé máy bay được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân, cần đáp ứng các điều kiện sau:
Để chi phí mua vé máy bay được tính vào chi phí được trừ, các điều kiện sau cần được đáp ứng đầy đủ:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất: Đây là điều kiện cần để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ của chứng từ, hóa đơn liên quan đến khoản chi phí mua vé máy bay.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác: Đây là yêu cầu cần thiết để xác nhận rằng người lao động được cử đi công tác bởi doanh nghiệp, và chi phí mua vé máy bay là liên quan đến công tác này.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động: Đây là điều kiện để đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy định của doanh nghiệp về việc thanh toán khoản chi phí mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng của người lao động, và sau đó doanh nghiệp sẽ thanh toán lại cho người lao động số tiền này.
Công văn số 8912/CT-TTHT ngày 20/8/2019 của Cục Thuế TP. HCM:
Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty theo trình bày phát sinh khoản chi phí vé máy bay của hãng hàng không nước ngoài cho người lao động đi công tác (có quyết định cử đi công tác), cá nhân tự thanh toán bằng hình thức chuyển khoản sau đó Công ty thanh toán lại cho cá nhân theo quy chế công tác phí của Công ty thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTCngày 22/06/2015 của Bộ Tài Chính.

TH3. Nếu doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử

Theo quy định tại điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, trong trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động, thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác, cùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Điều này đồng nghĩa với việc các chứng từ này sẽ được công nhận là chi phí hợp lệ để tính vào tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp, và có thể được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật hiện hành.

TH4: Chi phí vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động trả hộ (hoặc thanh toán) cho chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam, người lao động là người Việt Nam làm việc ở nước ngoài về phép mỗi năm một lần không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài. Tuy nhiên, nếu số lần về phép vượt quá 1 lần/1 năm và chi phí đi lại, ăn uống phục vụ cho chuyên gia nước ngoài về phép thì sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài.
Đối với thuế TNDN, khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi, chi phí đi lại, ăn uống phục vụ chuyên gia nước ngoài về phép do Công ty TNHH Synthite Việt Nam chi trả quy định trong hợp đồng, phù hợp với quy định của Bộ Luật Lao động sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Điều này được nêu rõ trong Công văn số 18791/CT-TTHT ngày 06/11/2017 của Cục Thuế tỉnh Bình Dương. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật, bạn nên tham khảo trực tiếp với cơ quan thuế hoặc chuyên gia tài chính, kế toán để có thông tin chi tiết và cụ thể hơn về việc tính thuế cho chuyên gia nước ngoài.

TH5: Chi phí mua vé máy bay hãng nước ngoài

Chi phí mua vé máy bay của hãng hàng không nước ngoài (trong trường hợp hãng không có đại lý tại Việt Nam): Công ty có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế (TNDN) nhà thầu theo tỷ lệ 2% trên doanh thu, thuế GTGT không phải khấu trừ đối với hoạt động vận tải quốc tế (Công văn 8199/CT-TTHT ngày 24/08/2017 và Công văn số 5645/CT-TTHT ngày 14/6/2018 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh).
 Chi phí đi công tác ở nước ngoài như tiền khách sạn, ăn uống của nhân viên: Nếu Công ty đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (Công văn số 8912/CT-TTHT ngày 20/8/2019 của Cục Thuế TP. HCM).
Đối với vé máy bay mua của các hãng hàng không nước ngoài không có văn phòng bán vé, đại lý tại Việt Nam, Công ty có nghĩa vụ khấu trừ thuế nhà thầu (nếu có) (Công văn 3997/TCT-DNL ngày 16/9/2014 của Bộ Tài chính).
Nếu doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và người lao động tự mua vé máy bay và thanh toán bằng thẻ cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp, thì đồng thời với việc cung cấp các giấy tờ liên quan, Công ty cần có hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm vé máy bay và thẻ lên máy bay (nếu thu hồi được) (Thông tư số 219/2013/TT-BTC).

TH6: Chi phí vé máy bay cho Giám đốc Công ty TNHH MTV

Dựa trên công văn 5421/CT-TTHT ngày 16/2/2017 của Cục Thuế TP Hà Nội, các chi phí vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam cho Giám đốc điều hành đồng thời là Chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và chỉ được trừ khi tính thuế TNDN của Công ty, và không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chủ Công ty. Cụ thể:
Thuế TNCN (Thuế thu nhập cá nhân): Khoản lợi ích mà chủ Công ty nhận được từ việc công ty thanh toán chi phí vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn cho Giám đốc điều hành đồng thời là Chủ Công ty sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chủ Công ty.
Thuế TNDN (Thuế thu nhập doanh nghiệp) và Thuế GTGT (Thuế giá trị gia tăng): Công ty sẽ không được khấu trừ thuế GTGT, và không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của Công ty khoản chi phí này cho chủ Công ty nêu trên.
Trên là bài viết quy định về chi phí vé máy bay hợp lệ hợp lý, nếu bạn chưa có kinh nghiệm về kế toán có thể tìm hiểu thêm về khóa học kế toán thực hành của chúng tôi do đội ngũ chuyên làm dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán trực tiếp đào tạo có thể học trực tiếp tại trung tâm hoặc online
Nếu học trực tiếp tại các địa điểm sau:
⇒ Lớp học kế toán thực hành tại Thanh Xuân
⇒ Lớp học kế toán thực hành tại Long Biên
⇒ Lớp học kế toán thực hành tại Thủ Đức
⇒ Lớp học kế toán thực hành tại Bắc Ninh
Nếu đăng ký học trực tuyến có thể tham khảo thêm tại: Học kế toán thực hành online