Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tài sản cố định
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tài sản cố định bao gồm quy trình lập, luân chuyển chứng từ liên quan cho việc tăng TSCĐ và giảm TSCĐ hữu hình
1/ Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán khi tăng tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình
Khi có TSCĐ tăng do các nguyên nhân như mua sắm mới, xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao,…kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan (Ví dụ hóa đơn GTGT của người bán,…) lập biên bản giao nhận TSCĐ. Đây là chứng từ ban đầu quan trọng, phản ánh việc giao nhận giữa bên giao và bên nhận TSCĐ, chứng từ này cùng các chứng từ liên quan khác như hợp đồng kinh tế, hồ sơ mời thầu, hóa đơn GTGT, bản sao các tài liệu kỹ thuật, chứng từ liên quan tới vận chuyển, bốc dỡ…) được sử dụng để lập hồ sơ về TSCĐ. Căn cứ vào hồ sơ này, TSCĐ được phân loại và đánh số, theo dõi chi tiết từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.
Tham khảo thêm: Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định
Kế toán TSCĐ căn cứ vào hồ sơ tiến hành lập thẻ TSCĐ để theo dõi riêng cho từng TSCĐ trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ
Các thẻ tài sản cố định sau khi lập phải được đăng ký vào sổ TSCĐ (lập chung cho toàn đơn vị hoặc chi tiết cho từng bộ phận sử dụng). Bên cạnh đó, các bộ phận sử dụng tài sản trong đơn vị cũng cần mở sổ theo dõi TSCĐ riêng để làm căn cứ đối chiếu với sổ sách của kế toán
2/ Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán giảm tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình
Đối với trường hợp tài sản cố định phải thanh lý hoặc nhượng bán, doanh nghiệp không lập biên bản giao nhận TSCĐ mà phải lập biên bản thanh lý TSCĐ (do ban thanh lý TSCĐ lập). Biên bản thanh lý TSCĐ hợp lệ sẽ là căn cứ để kế toán ghi giảm TSCĐ trên các sổ sách và tài khoản kế toán liên quan.
Xem thêm: Mẫu biên bản thanh lý tài sản cố định - và hướng dẫn cách lập
Trình lập và luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ giảm được khái quát theo sơ đồ sau
Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, hoặc bất thường (các trường hợp bàn giao, chia tách, sáp nhập, giải thể đơn vị hoặc tổng kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo chủ trương của nhà nước) các doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tài sản cố đinh, mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu TSCĐ đều phải ghi rõ trong biên bản kiểm kê, xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm, đề xuất biện pháp xử lý và ghi chép đầy đủ, kịp thời vào các sổ kế toán liên quan theo quy định của thông tư 45/2013/TT-BTC của bộ tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ
Những TSCĐ đã tính hoa mòn đủ nhưng vẫn sử dụng được và vẫn tham gia vào hoạt động của đơn vị thì không được xóa sổ TSCĐ và vận tiếp tục quản lý như những TSCĐ khác
Để đánh giá lại TSCĐ thì kế toán cần căn cứ vào thực tế và hội đồng đánh giá tài sản cố định và khung trích khấu hao TSCĐ xem tại: Khung trích khấu hao tài sản cố định
