Sổ nhật ký là gì
Sổ nhật ký là gì
Sổ nhật ký là gì ? là câu hỏi đối với các bạn sinh viên năm nhất chuyên ngành kế kiểm bắt đầu học về phần hành ghi sổ kế toán
Sổ nhật ký là gì
Kế toán ban đầu sẽ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (trình tự mà nghiệp vụ kinh tế đó xảy ra). Do vậy, sổ nhật kí chính là quyển sổ mà tại đó các nghiệp vụ kinh tế được ghi lần đầu tiên. Trên sổ nhật kí các nghiệp vụ kinh tế được thể hiện dưới dạng ghi Nợ, ghi Có trên các tài khoản kế toán cụ thể theo thông tin phân tích được từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Có nhiều loại sổ nhật kí, tuy nhiên loại nhật kí hay sử dụng nhất là sổ nhật kí chung. Kết cấu quyển sổ nhật kí chung được thiết kế bao gồm nhiều cột để phản ánh các nội dung về nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra như: ngày phát sinh nghiệp vụ, tên tài khoản kế toán, diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế, tham chiếu, số tiền phát sinh bên Nợ, số tiền phát sinh bên Có.
Một mẫu sổ nhật ký chung theo thông tư 200 trên thực tế như sau:
Bạn chưa biết cách ghi sổ nhật ký chung có thể tham khảo thêm: Cách ghi sổ nhật ký chung theo thông tư 200
Sổ nhật kí có vai trò rất quan trọng trong quy trình ghi sổ kế toán thể hiện ở các điểm sau:
- Từ sổ nhật kí có thể nhận thấy ảnh hưởng của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối với tình hình tài chính của doanh nghiệp
- Sổ được ghi theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế
- Sổ nhật kí chung còn giúp kế toán dễ dàng kiểm tra tính cân bằng giữa tổng số tiền ghi Nợ và số tiền ghi Có trên các tài khoản kế toán ở mỗi bút toán ghi nhật kí nên hạn chế các sai sót trong quá trình ghi sổ
Ghi sổ nhật kí như thế nào
Ghi sổ nhật kí là việc kế toán phản ánh số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên Sổ nhật kí. Mỗi nghiệp vụ kinh tế đều được kế toán xử lí và phân tích ra thành các nội dung chính để ghi trên các cột khác nhau của sổ Nhật kí chung. Một bút toán đầy đủ trên sổ nhật kí phải bao gồm các nội dung : ngày, tháng, năm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tên tài khoản, số tiền phát sinh của từng tài khoản (phát sinh bên Nợ hay bên Có của tài khoản), diễn giải ngắn gọn nội dung của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
Các trang của sổ nhật kí chung được đánh số liên tiếp từ Trang 1 đến trang cuối cùng.
Đầu mỗi trang sổ phải có số trang để tiện theo dõi thông tin.
Chú thích:
[1] Dòng này ghi ngày tháng năm phát sinh nghiệp vụ kinh tế
[2] Dòng này ghi lần lượt: tên của tài khoản kế toán ghi Nợ (ghi vào cột “Tên tài khoản và diễn giải”) và số tiền phát sinh của tài khoản này (ghi vào cột “Số tiền ghi Nợ”). Tên của TK ghi Nợ được căn sát mép trái của cột “Tên tài khoản và diễn giải”
[3] Dòng này ghi lần lượt: tên của tài khoản kế toán ghi Có (ghi vào cột “Tên tài khoản và diễn giải”) và số tiền phát sinh của tài khoản này (ghi vào cột “Số tiền ghi Có”). Tên của TK ghi Có thụt lùi vào trong so với tên TK đã ghi Nợ ở dòng trên.
[4] Dòng này diễn giải tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (dòng này viết ngay sau dòng tên TK ghi Có). Khoảng trống còn lại trên dòng này không có dữ liệu. Điều này giúp ngăn cách các bút toán trên sổ nhật kí để khi đọc nhật kí sẽ đỡ rối, dễ nhìn hơn.
[5] Dòng này bỏ trống khi số liệu phát sinh của các tài khoản trên sổ nhật kí chưa được sử dụng để chuyển sang sổ cái.
Cột “Đối chiếu” trên Sổ nhật kí được dùng để ghi số hiệu của TK kế toán khi số liệu của các TK kế toán đã được chuyển từ sổ nhật kí sang sổ cái . Do vậy khi kế toán chưa thực hiện việc chuyển sổ thì cột “Đối chiếu” này sẽ để trống.
Chú ý: Ghi ghi sổ nhật kí chung kế toán phải rất lưu ý trong việc sử dụng tên tài khoản và loại tài khoản để phản ánh đúng, chính xác nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nếu lựa chọn tài khoản không đúng thì khi lập báo cáo tài chính sẽ không chính xác. Cũng có thể linh hoạt trong việc sử dụng tài khoản nhưng tiêu chí chính để xác định tài khoản là tên tài khoản phải thể hiện được nội dung của tài khoản đó. Khi kế toán sử dụng 1 tài khoản cá biệt nào đó thì kế toán cần phải ghi dưới tên tài khoản đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế diễn ra sau này cũng được ghi vào tài khoản đó.
Bút toán giản đơn và bút toán phức tạp
Một số bút toán trên sổ Nhật kí chỉ liên quan đến 2 tài khoản kế toán trong đó 1 tài khoản được ghi Nợ, 1 tài khoản được ghi Có. Những bút toán kiểu như vậy được gọi là bút toán giản đơn. Tuy nhiên, có những nghiệp vụ kinh tế phức tạp đòi hỏi phải sử dụng nhiều hơn 2 tài khoản mới phản ánh hết được nội dung nghiệp vụ. Khi ghi nghiệp vụ này lên sổ Nhật kí, kế toán phải sử dụng từ 3 tài khoản trở lên thì bút toán này được gọi là bút toán phức tạp.
Ví dụ ngày 1/8, công ty MTP mua 1 xe tải chở hàng trị giá 150trđ. Công ty đã trả 90trđ bằng tiền mặt, số còn lại chưa thanh toán cho người bán. Bút toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế này trên sổ Nhật kí
Trong bút toán phức tạp có quy định tất cả các tài khoản ghi Nợ phải viết trước các tài khoản ghi Có viết sau.
Trên là bài viết sổ nhật ký là gì dành cho các bạn mới bắt đầu tham gia khóa học kế toán thực hành online thực tế ? Nếu bạn muốn ôn luyện phần kiến thức cơ bản có thể tham khảo thêm hệ thống tài khoán kế toán theo thông tư 200 để nắm vững về các tài khoản
Ngoài bài sổ nhật ký là gì thì có thểm tham khảo thêm bài tiếp theo: Bảng cân đối thử là gì
