Thủ Tục Đăng Ký Tham Gia BHXH Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp 2024


Trong cuộc hành trình kinh doanh, việc đảm bảo an sinh xã hội cho người lao động của bạn và đáp ứng các quy định về bảo hiểm xã hội (BHXH) là một phần quan trọng không thể thiếu. Đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa từng tham gia BHXH, thủ tục đăng ký lần đầu có thể khá phức tạp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào các khía cạnh của quy trình này, từ đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục đăng ký, đến mức đóng và tỷ lệ đóng BHXH. Hãy cùng tìm hiểu cụ thể về cách thực hiện thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
Thủ Tục Đăng Ký Tham Gia BHXH Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp

Đối Tượng Tham Gia Bảo Hiểm Xã Hội Bắt Buộc

Trước khi bước vào thủ tục đăng ký BHXH lần đầu, bạn cần hiểu rõ đối tượng nào bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội. Có 3 nhóm đối tượng chính:
Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn/không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 tháng đến dưới 12 tháng.
Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng.
Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.
Nếu trong doanh nghiệp của bạn có các nhân viên thuộc nhóm đối tượng này, bạn phải đảm bảo họ tham gia BHXH theo quy định.

Hồ Sơ Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp

Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau:

Đối với người lao động:

Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu TK1-TS).
Trường hợp được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì cần bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).

Đối với doanh nghiệp (đơn vị sử dụng lao động):

Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty.
Hợp đồng lao động công ty – nhân viên có ký tên đóng dấu giáp lai của công ty.

Thủ Tục Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu

Dưới đây là quy trình chi tiết cho thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp:

Bước 1: Làm thủ tục xin cấp mã đơn vị

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin mã đơn vị BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp qua mạng theo 2 cách sau:
Cách 1: Thực hiện thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH trên phần mềm kê khai BHXH điện tử và sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực. Bạn có thể dễ dàng đăng ký mua chữ ký số và phần mềm kê khai BHXH từ các nhà cung cấp như VIETTEL, VNPT, BKAV…
Cách 2: Truy cập website của cơ quan BHXH Việt Nam để thực hiện đăng ký mã đơn vị và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.
Thời gian giải quyết hồ sơ: Tối đa 7 ngày làm việc. Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp, tuy nhiên thực tế có thể chỉ mất từ 1-2 ngày.
Lưu ý: Tại nhiều tỉnh thành, sau khi thực hiện đăng ký cấp mã đơn vị trên phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH, doanh nghiệp phải mang hồ sơ giấy nộp tại cơ quan bảo hiểm. Hồ sơ gồm có Mẫu TK3-TS và Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty.

Bước 2: Báo tăng lao động

Sau khi được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện các nghiệp vụ báo tăng, giảm lao động. Bước này, doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản khai báo trên các phần mềm kê khai BHXH hoặc trên website BHXH Việt Nam, hoặc nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH quản lý.
Khi doanh nghiệp đăng ký và đóng tiền BHXH cho người lao động xong, cơ quan BHXH sẽ cấp Sổ BHXH và thẻ BHYT của người lao động sau 5 ngày.
Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy đăng ký BHXH lần đầu, có thể kết hợp hồ sơ bước 1 và bước 2 khi nộp hồ sơ BHXH. Lưu ý phải đính kèm thêm CMND photo của người lao động tham gia BHXH.

Mức Đóng Và Tỷ Lệ Đóng Bảo Hiểm Xã Hội

Mức đóng BHXH thông thường hiện nay là 32%, trong đó doanh nghiệp đóng cho người lao động 21.5% và người lao động phải đóng 10.5%.
Số tiền đóng BHXH = 32% x Mức lương đóng BHXH.
Mức lương đóng BHXH không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
Mức lương đóng BHXH bao gồm mức lương cơ bản và các khoản bổ sung khác theo quy định. Mức đóng tối đa không quá 20 lần mức lương cơ sở. Từ ngày 01/07/2019, mức lương cơ sở là 1.490.000 đồng. Như vậy, mức đóng BHXH tối đa là 20 x 1.490.000 đồng = 29.800.000 đồng.

Lưu ý Doanh Nghiệp Cần Biết Khi Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu

Có một số điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi đăng ký BHXH lần đầu:
Doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.
Mỗi doanh nghiệp khi đăng ký BHXH lần đầu tại cơ sở hành chính cấp quận, huyện, thành phố sẽ được cấp một mã đơn vị để cơ quan quản lý BHXH tại nơi đó sẽ theo dõi riêng.
Khi thay đổi địa chỉ khác quận hoặc tỉnh, doanh nghiệp phải báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho nhân viên. Khi qua quận, huyện, tỉnh mới, doanh nghiệp phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu. Trừ một số doanh nghiệp có cơ quan quản lý là BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì khi chuyển tỉnh thì mới làm lại hồ sơ, còn trong tỉnh hoặc thành phố thì không cần.
Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, đối với những lao động đã có sổ BHXH, họ sẽ chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế. Còn nếu mất sổ BHXH, họ phải làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ sau đó hồ sơ báo tăng mới được chấp thuận.
Từ ngày 1/1/2021, theo Điều 8 Luật Doanh Nghiệp 2020, mã số thuế doanh nghiệp đồng thời là mã số đơn vị tham gia BHXH, tuy nhiên thực tế cơ quan BHXH vẫn chưa áp dụng.

Một số câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp đăng ký BHXH lần đầu

Khi doanh nghiệp quyết định đăng ký tham gia Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) lần đầu, có một số câu hỏi thường gặp mà họ cần biết để thực hiện quy trình này một cách đúng đắn. Dưới đây là những câu hỏi quan trọng mà doanh nghiệp thường đặt ra:
1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký BHXH không?
Đúng, doanh nghiệp có trách nhiệm bắt buộc đăng ký BHXH khi họ sử dụng lao động. Thời hạn để đăng ký BHXH lần đầu là trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng người lao động.
2. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp gồm những gì?
Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp bao gồm:
Mẫu TK3-TS và mẫu D02-LT được doanh nghiệp điền và khai.
Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty.
Hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên, có ký tên và đóng dấu giáp lai của công ty.
Mẫu TK1-TS do người lao động khai.
3. Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu của doanh nghiệp như thế nào?
Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp bao gồm hai bước chính:
Bước 1: Làm thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH. Để làm điều này, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp trực tuyến thông qua phần mềm kê khai BHXH điện tử và sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực.
Bước 2: Báo tăng/giảm lao động sau khi được cấp mã đơn vị BHXH. Doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản khai báo trực tuyến hoặc nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH quản lý.
4. Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mất bao lâu?
Tổng thời gian để đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp là từ 7-8 ngày làm việc. Thời gian cơ quan BHXH cấp mã đơn vị thường là khoảng 1-2 ngày, và thời gian để cơ quan BHXH cấp sổ BHXH và thẻ BHYT là 5 ngày.
5. Doanh nghiệp phải đóng BHXH cho ai?
Doanh nghiệp bắt buộc phải đóng BHXH cho các nhóm đối tượng sau:
Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn/không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ 3 tháng đến dưới 12 tháng.
Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 tháng đến dưới 3 tháng.
Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.
6. Mức đóng BHXH được quy định như thế nào?
Mức đóng BHXH thông thường là 32%, trong đó doanh nghiệp đóng 21.5% cho người lao động và người lao động phải đóng 10.5%. Số tiền đóng BHXH được tính dựa trên mức lương đóng BHXH, và mức lương đóng BHXH không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng.
Trên là bài viết Thủ Tục Đăng Ký Tham Gia BHXH Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp 2024, nếu bạn chưa có kinh nghiệm làm kế toán có thể tham khảo các khóa học kế toán thực hành chất lượng cao tại Kế Toán Minh Việt do đội ngũ kế toán trưởng chuyên dịch vụ kế toán thuế trực tiếp cầm tay chỉ việc trên chứng từ thực tế ở các địa điểm sau:
Học kế toán thực hành tại Long Biên
⇒ Học kế toán thực hành tại Thanh Xuân
⇒ Học kế toán thực hành tại Thủ Đức
⇒ Học kế toán thực hành tại Bắc Ninh
 
dịch vụ báo cáo tài chính