Viết sai tên công ty trên hóa đơn điện tử xử lý như nào

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, các sai sót không thể tránh khỏi và viết sai tên công ty trên hóa đơn điện tử là một trong những sai sót phổ biến nhất. Vậy trong trường hợp này, Viết sai tên công ty trên hóa đơn điện tử xử lý như nào là đúng và hiệu quả nhất?
Đầu tiên, để xử lý tình huống viết sai tên công ty trên hóa đơn điện tử xử lý như nào bạn cần phải xác định chính xác thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử. Thông thường, lỗi viết sai tên công ty có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, ví dụ như sai chính tả, nhập liệu không chính xác, hoặc do đóng dấu sai trên hóa đơn.
Sau khi xác định được lỗi chính xác, bạn nên liên hệ với đơn vị cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ sửa lỗi. Nếu hóa đơn đã được trình ký và chuyển đi, bạn cần liên hệ với bộ phận hành chính, phòng kế toán của công ty để yêu cầu sửa lỗi và phát hành lại hóa đơn mới.

Tuy nhiên, nếu lỗi viết sai tên công ty không quá nghiêm trọng, bạn có thể sử dụng hóa đơn đó và sau đó thông báo với đối tác cung cấp hoặc khách hàng của bạn để tránh những phiền toái không đáng có.
Ngoài ra, để tránh các sai sót trên hóa đơn điện tử, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành và sử dụng hóa đơn. Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong thông tin công ty như địa chỉ, tên công ty, mã số thuế, bạn cần cập nhật thông tin này ngay lập tức và đảm bảo rằng các hóa đơn điện tử được phát hành sau đó sẽ không có sai sót tương tự.Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc sai sót là không thể tránh khỏi. Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai tên công ty xử lý như thế nào?
Dưới đây Ketoantaichinh tổng hợp lại một số các trường hợp hay gặp phải như sau

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên công ty

1. Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty chưa gửi cho người mua

Nếu trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, người bán phát hiện rằng hóa đơn đã được cấp mã nhưng viết sai tên công ty và chưa gửi cho người mua, họ nên thực hiện các bước sau để khắc phục:
Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT. Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử có sai sót mà đã được cấp mã và lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Bước 2: Bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới. Sau đó, họ có thể gửi hóa đơn điện tử mới này thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó để gửi cho người mua.

2. Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty không sai các nội dung khác đã gửi cho người mua

2.1. Hóa đơn điện tử có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua
Nếu trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, người bán phát hiện rằng hóa đơn có mã của cơ quan thuế nhưng sai tên công ty, nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán nên thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thông báo cho người mua về sự cố hóa đơn có sai sót và không cần phải lập lại hóa đơn.
Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT để báo cáo và khắc phục sai sót.2.2. Hóa đơn điện tử không có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua
2.2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:
Nếu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác và chưa được gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, người bán có thể thực hiện các bước sau đây để sửa lỗi:
Đầu tiên, người bán và người mua cần lập một Biên bản hủy bỏ và lập lại hóa đơn, trong đó ghi rõ nội dung sai sót và điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
Sau đó, trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán cần chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập và chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế. Trên hóa đơn điện tử mới, phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…. Ký hiệu…., ngày tháng năm”.
Cuối cùng, người bán cần gửi Biên bản hủy bỏ và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua. Trong trường hợp này, không cần phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.
2.2.2. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:
Nếu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác và đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, quy trình xử lý như sau:
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không cần lập lại hóa đơn.
Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

3. Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và nội dung khác đã gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử có mã/không mã sai tên công ty và có sai: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn;thuế suất; tiền thuế/hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán và người mua có thể thỏa thuận trước bằng văn bản thỏa thuận và sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Hóa đơn điện tử này phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” để thể hiện rõ mục đích của việc điều chỉnh. Nếu điều chỉnh giá trị trên hóa đơn, cần ghi đúng dấu dương nếu tăng và dấu âm nếu giảm, phù hợp với thực tế điều chỉnh.
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót - thực hiện làm theo cách 1):
Bước 1: Trường hợp hóa đơn điện tử bị sai sót, ngoài trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận trước đó để điều chỉnh hóa đơn ban đầu (làm theo cách 1), người bán sẽ phải lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử bị sai sót.
Bước 2: Nếu người bán và người mua đã thỏa thuận trước để điều chỉnh hóa đơn ban đầu, họ sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” để chỉ ra rõ mục đích điều chỉnh.
Bước 3: Ngược lại, nếu không có thỏa thuận trước để điều chỉnh hóa đơn ban đầu, người bán sẽ phải lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử bị sai sót. Hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” để chỉ ra rõ mục đích thay thế.
Bước 4: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử bị sai sót. Sau đó, người bán gửi hóa đơn điện tử mới này đến cơ quan thuế để được cấp mã số thuế và gửi lại cho người mua.

4. Hóa đơn điện tử sai tên công ty do cơ quan thuế phát hiện

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có tên công ty sai sót, người bán sẽ được thông báo bởi cơ quan thuế theo mẫu 01/TB-RSĐT để kiểm tra và sửa chữa sai sót trong thời hạn quy định.
Nếu người bán không thông báo cho cơ quan thuế về việc kiểm tra và sửa chữa sai sót trên hóa đơn điện tử trong thời hạn ghi trên mẫu 01/TB-RSĐT, cơ quan thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo lần 2. Nếu sau thời hạn ghi trên thông báo lần 2 mà người bán vẫn không thông báo với cơ quan thuế, cơ quan thuế có thể xem xét tiến hành kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?

Nếu hóa đơn điều chỉnh lần 1 đã được cấp mã, thì không thể hủy hóa đơn này. Tuy nhiên, hóa đơn điều chỉnh lần 2 phải được gắn vào hóa đơn gốc. Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, họ sẽ thông báo kết quả cho người bán trong vòng 01 ngày làm việc theo mẫu 01/TB-HĐSS (cùng với Nghị định 41/2022/NĐ-CP). Hóa đơn điện tử đã bị hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để có thể tra cứu.
Tóm lại, việc viết sai tên công ty trên hóa đơn điện tử là một sai sót thường gặp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Để xử lý tình huống này, bạn cần xác định chính xác thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử, liên hệ với đơn vị cấp hóa đơn để được hỗ trợ sửa lỗi, hoặc sử dụng hóa đơn điện tử đó và sau đó thông báo với đối tác cung cấp hoặc khách hàng của bạn. Đồng thời, để tránh những sai sót trên hóa đơn điện tử, bạn cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm làm kế toán, cần nâng cao kỹ năng thực tế có thể tìm hiểu các khóa học tồng hợp kế toán thực hành của Kế Toán Minh Việt do các đội ngũ chuyên làm dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán cho các doanh nghiệp trực tiếp đào tạo
Học trực tiếp tại các địa điểm như:
=> Học kế toán thực hành tại Thanh Xuân
=> Học kế toán thực hành tại Long Biên
=> Học kế toán thực hành tại Bắc Ninh
=> Học kế toán thực hành tại Thủ Đức
Ngoài ra nếu bạn không muốn học trực tiếp có thể học online trực tuyến 1 kèm 1 xem tại: Học kế toán thực hành online
Tham bảo thêm bài trước: Hóa đơn điện tử là gì