​Xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế

Xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh và quản lý tài chính của các doanh nghiệp. Việc này đòi hỏi sự hiểu biết về quy định pháp luật liên quan đến việc xuất hóa đơn, cũng như sự chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận thông tin trên hóa đơn.
Quá trình xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác. Nội dung của hóa đơn cần phải đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán, cùng với các thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ được giao dịch.

Hơn nữa, hóa đơn cần được ký kết số hoặc sử dụng chữ ký điện tử để đảm bảo tính xác thực và nguồn gốc của thông tin. Điều này cũng đồng nghĩa với việc tạo sự minh bạch và chống lại các hành vi giả mạo hoặc lừa đảo trong giao dịch.

​Xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế

Quy định về xuất hoá đơn cho cá nhân

Theo quy định tại Điểm b, Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điểm b, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC: thì: “Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Cụ thể:
Giao dịch từ 200.000 đồng trở lên: Theo quy định, khi giao dịch bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ với giá trị từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, ngay cả khi người mua không yêu cầu hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn. Đặc điểm này áp dụng cho cả khách hàng lẻ và khách hàng cá nhân.
Giao dịch dưới 200.000 đồng: Trong trường hợp giao dịch có giá trị nhỏ hơn 200.000 đồng, doanh nghiệp không yêu cầu lập hóa đơn từng lần. Tuy nhiên, kế toán vẫn cần thực hiện lập chứng từ bảng kê bán lẻ hàng hóa hoặc dịch vụ. Dữ liệu từ bảng kê này sẽ căn cứ vào bảng kê xuất hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán lẻ vào cuối ngày. Nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn, kế toán cần thực hiện lập hóa đơn và xuất cho khách hàng như thường.

Quy định về nội dung trên hóa đơn cho cá nhân, khách lẻ

Căn cứ vào xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế thì quy định về nội dung trên hoá đơn cho cá nhân và khách lẻ là một phần quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì nội dung của hoá đơn điện tử gồm:
+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
+ Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
+ Số hóa đơn
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
+ Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
+ Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
+ Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
+ Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
+ Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6
+ Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
+ Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
+ Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
Tuy nhiên, cũng tại Điều 10, nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể tại khoản 14 có quy định 1 số trường hợp hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng cá nhân không bắt buộc phải bao gồm đầy đủ nội dung:
+ Không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
+ HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, người mua.
+ HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì hóa đơn bắt buộc phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
Riêng HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu:
+ Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
+ Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.
HĐĐT là tem, vé, thẻ: không nhất thiết phải có các nội dung:
+ Chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là HĐĐT do cơ quan thuế cấp mã);
+ Tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế);
+ Tiền thuế, thuế suất thuế GTGT.
Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là HĐĐT thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có:
+ Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn;
+ Số thứ tự hóa đơn
+ Thuế suất thuế giá trị gia tăng
+ Mã số thuế, địa chỉ người mua
+ Chữ ký số của người bán…

Khi lập, quản lý sử dụng hoá đơn cho khách hàng lẻ cần lưu ý gì?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử:
“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại Khoản 6, Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Cụ thể:
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hoá đơn điện tử như sau:
Lập hoá đơn điện tử: Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu được quy định bởi cơ quan thuế. Nội dung trên hoá đơn điện tử phải được ghi đầy đủ theo quy định của Nghị định.
Không phân biệt giá trị từng lần bán: Quy định rõ ràng là không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Điều này đảm bảo rằng người bán cần tuân thủ các quy định về lập hoá đơn điện tử dù giao dịch có giá trị nhỏ hay lớn.
Sử dụng máy tính tiền và hóa đơn điện tử: Nếu người bán sử dụng máy tính tiền trong giao dịch, họ cần đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử và khởi tạo hoá đơn từ máy tính tiền. Máy tính tiền cần có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.
Ngoài các điểm quan trọng theo quy định, cần lưu ý những điểm sau để quản lý sử dụng hoá đơn cho khách hàng lẻ một cách hiệu quả:
Hệ thống lưu trữ: Đảm bảo có hệ thống lưu trữ hoá đơn điện tử tốt để có thể truy xuất dễ dàng khi cần.
Xác thực hoá đơn: Kiểm tra hoá đơn điện tử để đảm bảo tính chính xác của thông tin trước khi giao cho khách hàng.
Giải đáp thắc mắc: Sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của khách hàng về nội dung hoá đơn.
Theo dõi thay đổi quy định: Theo dõi các thay đổi mới trong quy định về hoá đơn để đảm bảo tuân thủ đầy đủ và kịp thời.
Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy định lập, quản lý và sử dụng hoá đơn điện tử để đảm bảo họ hiểu rõ và tuân thủ đúng quy trình.
Liên tục cải thiện: Liên tục cải thiện quy trình lập, quản lý và sử dụng hoá đơn để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Trên là bài viết xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế và những điểm cần lưu ý cũng như quy định về nội dung trên hóa đơn cho cá nhân, khách lẻ, nếu bạn cần một đơn vị hỗ trợ về kế toán thuế có thể tìm hiểu bảng giá dịch vụ kế toán thuế của Kế Toán Minh Việt do đội ngũ có hơn 10 năm trong lĩnh vực kế toán thuế chuyên dịch vụ làm báo cáo tài chính cuối năm cho tới dọn dẹp sổ sách và giải trình quyết toán trực tiếp đảm nhận.
Ngoài ra chúng tôi còn tổ chức các khóa học kế toán thực hành thực tế liên tục khai giảng ở các địa chỉ:
⇒ Học kế toán thực tế tại Long Biên
⇒ Học kế toán thực tế tại Thanh Xuân
⇒ Học kế toán thực tế tại Bắc Ninh
⇒ Học kế toán thực tế tại Thủ Đức
Ngoài bài viết xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế có thể xem thêm bài khác: Không kê khai hóa đơn đầu vào có bị phạt không