Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán nhà hàng khách sạn

Làm kế toán trong ngành nhà hàng và khách sạn không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà còn yêu cầu sự tỉ mỉ, cẩn trọng và hiểu biết sâu rộng về các quy trình kế toán cụ thể trong lĩnh vực này. Bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm quý báu từ việc thực tế làm kế toán trong môi trường nhà hàng và khách sạn, từ việc phân biệt giữa kế toán nhà hàng và kế toán khách sạn, nhà nghỉ, đến quy trình cụ thể và các bước hạch toán quan trọng. Cùng nhau khám phá những chi tiết quan trọng và các lời khuyên hữu ích để thực hiện công việc kế toán một cách hiệu quả và chính xác trong lĩnh vực này.

I.Đặc điểm chung trong doanh nghiệp dịch vụ nhà hàng khách sạn

Trong lĩnh vực doanh nghiệp dịch vụ nhà hàng và khách sạn, có một số đặc điểm chung quan trọng cần được nhấn mạnh:
    Tính Chất Dịch Vụ: Đây là ngành hoạt động chủ yếu dựa trên cung cấp dịch vụ. Khách hàng đánh giá chủ yếu dựa trên trải nghiệm và chất lượng phục vụ. Điều này đặt ra yêu cầu cao về chất lượng và sự chuyên nghiệp trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp.
 
    Tính Thời Gian Thực: Dịch vụ trong ngành nhà hàng và khách sạn thường là thời gian thực và phản hồi nhanh chóng. Điều này yêu cầu sự linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh với các tình huống đặc biệt, nhu cầu của khách hàng.
    Quản Lý Lực Lượng Lao Động: Nhân viên đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp dịch vụ. Quản lý nhân sự, đào tạo và duy trì động lực là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng phục vụ.
    Quản Lý Nguyên Vật Liệu và Tài Nguyên: Việc quản lý nguyên vật liệu và tài nguyên như thực phẩm, vật liệu tiêu hao, năng lượng và nước là quan trọng để đảm bảo sự liên tục trong việc cung cấp dịch vụ.
    Quan Hệ Khách Hàng: Xây dựng mối quan hệ và duy trì sự hài lòng của khách hàng là yếu tố then chốt để thu hút khách hàng trở lại và tạo ra sự phát triển bền vững.
    Quản Lý Tài Chính: Quản lý tài chính trong ngành này đặc biệt quan trọng vì nó liên quan chặt chẽ đến quản lý nguồn lực và biến đổi các chi phí liên quan đến dịch vụ cũng như thu nhập từ việc cung cấp dịch vụ.
    Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật: Đây là một ngành hoạt động nhạy cảm với nhiều quy định về an toàn thực phẩm, vệ sinh, lao động, thuế và các quy định pháp luật liên quan khác.
Những đặc điểm trên cần được hiểu rõ và quản lý một cách hiệu quả để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong ngành dịch vụ nhà hàng và khách sạn.

II. Quy trình làm kế toán nhà hàng khách sạn 

Quy trình kế toán tại nhà hàng và khách sạn đòi hỏi sự chính xác và tỉ mỉ. Dưới đây là một số bước cơ bản trong quy trình kế toán nhà hàng và khách sạn:
1. Theo dõi hàng hoá xuất nhập:
    Nhận các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho hoặc mua hàng.
    Kiểm tra tính chính xác và hợp lý của các chứng từ xuất nhập theo quy định của công ty.
    Ghi nhận các giao dịch này vào phần mềm kế toán hàng ngày.
2. Kiểm soát giá cả hàng hoá mua vào:
    Thu thập báo giá từ các nhà cung cấp và theo dõi các biến động về giá cả.
    Định kỳ kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp.
3. Quản lý định mức tồn kho, đặt hàng:
    Xem xét số lượng xuất hàng hàng ngày so với định mức tồn kho quy định của nhà hàng/khách sạn.
    Xem xét số lượng đặt hàng yêu cầu so với số lượng đặt hàng đã quy định.
4. Kiểm soát hàng tồn kho, xuất nhập tồn:
    Định kỳ kiểm tra số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hoá thực tế trong kho.
    Kết hợp với thủ kho để kiểm kê số lượng hàng hoá tồn thực tế và báo cáo cho quản lý.
5. Phối hợp với kế toán thanh toán cho nhà cung cấp:
    Hỗ trợ thanh toán và kiểm tra số liệu nhập hàng để thanh toán cho nhà cung cấp.
    Lập kế hoạch thu mua hàng hóa để phù hợp với kế hoạch tài chính và tránh thiếu hàng và thiếu tiền.
6. Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ:
    Theo dõi số lượng tài sản, công cụ mua và sử dụng.
    Đánh giá tình trạng hư hỏng hàng tháng và có kế hoạch mua mới thay thế.
    Tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.
7. Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu:
    Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng món.
    Kiểm tra tiêu hao vật tư từ bếp, bar hoặc từ món ăn của khách.
8. Báo cáo và thanh toán:
    Kiểm tra và thanh toán ngay các khoản chi phí.
    Xuất hóa đơn và thực hiện các báo cáo kế toán liên quan.
9. Tính giá thành:
    Tính giá thành theo từng món, từng đoàn khách hoặc từng ngày để xem có phù hợp với doanh thu không.
10. Chế độ báo cáo:
    Thực hiện các báo cáo kế toán theo vụ việc hoặc định kỳ cho cấp quản lý.
Nâng cao nghiệp vụ kế toán mời bạn tham khảo bài hạch toán như sau:
- khóa học kế toán nhà hàng khách sạn
- hướng dẫn hạch toán thuế môn bài 2024
- hạch toán hàng bán bị trả lại
Quy trình kế toán này giúp đảm bảo rằng mọi giao dịch được ghi chép và báo cáo chính xác, cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý kinh doanh nhà hàng và khách sạn.

3. Kết luận

Trong ngành nhà hàng và khách sạn, quy trình kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hoạt động mượt mà và hiệu quả của doanh nghiệp. Từ việc theo dõi hàng hoá, quản lý tài sản đến báo cáo và thanh toán, mỗi bước trong quy trình kế toán đều đóng góp vào việc duy trì sự linh hoạt và chất lượng phục vụ.
Điểm cần nhấn mạnh là sự cẩn thận và tính chính xác trong việc ghi nhận, kiểm soát, và báo cáo các giao dịch tài chính. Việc quản lý tài sản cố định, đặt hàng đúng lúc và đáp ứng nhanh chóng cho nhu cầu là những yếu tố không thể thiếu.
Thông qua việc thực hiện các bước trong quy trình kế toán nhà hàng và khách sạn một cách kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quản lý nguồn lực, tài chính và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Việc hiểu và tuân thủ quy trình kế toán này không chỉ giúp cung cấp thông tin chính xác cho quản lý mà còn là yếu tố quyết định trong việc xây dựng một môi trường kinh doanh ổn định và phát triển bền vững trong ngành dịch vụ nhà hàng và khách sạn.